Austausch mit der Alumni-Community des Studiengangs Politikwissenschaft
Zentrale Merkmale auf einen Blick
Die Veranstaltung Engaging Green Policy Decision Making, organisiert vom Projektteam von ENGAGEgreen der Universität Ca’ Foscari Venedig und dessen Alumni-Gruppe in Brüssel sowie ausgerichtet von Ca’ Veneto (Sitz der Region Venetien in Brüssel), empfing Teilnehmende aus der Alumni-Community, die in den politischen Hauptstädten Europas leben und arbeiten und voraussichtlich in politischen Entscheidungsgremien oder ähnlichen Einrichtungen in Politik und Verwaltung tätig sind.
Die informelle Networking-Veranstaltung fand zeitgleich mit der ENGAGEgreen Dissemination and Stakeholders Conference statt und brachte Teilnehmer aus einem bereits bestehenden Kontaktpool (Alumni) zusammen. Da sie bereits mit der Universität und der Region (subnationale italienische Regierungsbehörde) vertraut waren, war die Wahrscheinlichkeit ihrer Teilnahme höher, was ihnen eine gute Gelegenheit bot, wieder miteinander in Kontakt zu treten und die Themen des Projekts zu erörtern.
Das Programm umfasst einen Dialog zwischen einem Moderator oder einer Moderatorin und einem am Projekt beteiligten Forschenden, bei dem erstere die Diskussion mit Fragen zum gewählten Thema leiten und Fragen aus dem Publikum entgegennehmen.
Wie funktioniert dieses Format?
Vor der Veranstaltung
Es werden vorbereitende Treffen zwischen dem Projektteam und der gastgebenden Einrichtung organisiert, um die Initiative vorzustellen, die Hintergründe für die Veranstaltung zu erläutern und Datum, Uhrzeit sowie die verfügbaren Unterstützungsmaßnahmen festzulegen.
Infolgedessen einigen sich die Organisatoren auf die Konzeption einer Veranstaltung, die die Form einer akademischen Veranstaltung mit der Ungezwungenheit eines gemeinsamen Erfahrungsaustausches verbindet.
Angesichts des vollen Terminkalenders während eines Arbeitstages wurde die Veranstaltung außerhalb der Arbeitszeiten organisiert; im Anschluss bot die gastgebende Einrichtung einen kleinen geselligen Empfang an.
Es sind ein oder mehrere Treffen mit Alumni-Vertretenden erforderlich, um sich über Themen, Referenten und die Werbung für die Veranstaltung abzustimmen.
Schließlich die Kommunikationsmaßnahmen: ein LinkedIn-Veranstaltungsbeitrag des Ca‘ Foscari Alumni Brüssel sowie Werbung durch die Referenten und Organisatoren.
Während der Veranstaltung
Alle Organisatoren treffen sich etwas vorzeitig, um die letzten Rahmenbedingungen und den Ablaufplan festzulegen und die Teilnehmenden zu begrüßen. Da es sich um eine informelle Veranstaltung handelt, ist keine Anmeldung erforderlich.
Nach der Veranstaltung
Die organisierende Universität sendet eine Dankesnachricht an die Mitveranstaltenden sowie eine weitere an die Teilnehmenden, in der sie diese einlädt, die Projekt-Updates in den sozialen Medien zu verfolgen, und sie bittet, einen kurzen Fragebogen auszufüllen, um Feedback zu verschiedenen Aspekten der Veranstaltung zu geben.
Herausforderungen (und Lösungsansätze)
- Unsicherheit bezüglich der Teilnehmendenzahl und des Platzbedarfs; Maßnahmen zur Risikominderung: Einrichten eines Anmeldeformulars mit einer Frist, damit die Anzahl der potenziellen Teilnehmenden mindestens einen Tag im Voraus bekannt ist
- In der Region ansässige Alumni; Maßnahmen zur Risikominderung: Vorab prüfen, ob eine Alumni-Gemeinschaft vorhanden ist; falls nicht, Alumni von anderen Partneruniversitäten in der Region einbeziehen oder die Zielgruppe je nach dem dortigen Netzwerk der Mitorganisatoren anpassen
Aufgaben und Ressourcen
Projektteam und gastgebende Einrichtung
Die direkt am Projekt beteiligten Mitarbeitenden der Universität stehen in Kontakt mit der gastgebenden Einrichtung, um den/die am besten geeignete/n RednerIn oder ModeratorIn für das gewählte Thema auszuwählen, sowohl aus dem akademischen Umfeld als auch unter Vertreterinnen und Vertretern aus Politik, Verwaltung und anderen Interessengruppen.
Die Mitarbeitenden organisieren regelmäßige Online-Besprechungen, um die Anmeldung, Personal zur Unterstützung und eventuell benötigte Infrastrukturen/Dienstleistungen (z. B. Leinwand, Mikrofon, Werbematerialien) zu koordinieren.
Referenten und Referentinnen
ModeratorIn: Trifft sich online mit den Organisatoren und den wichtigsten Rednerinnen und Rednern, um den Zeitplan zu bestätigen und Themen sowie Fragen abzustimmen. In diesem Fall ist der/die ModeratorIn auch Teil der Alumni-Gemeinschaft und stellt somit eine wichtige Verbindung zur Zielgruppe dar.
ProfessorIn: Trifft sich online mit den Organisatoren und den wichtigsten Rednerinnen und Rednern, um die Themen auf der Grundlage von Fachkenntnissen und Teilnehmenden festzulegen und versucht, die wichtigsten Fragen zu identifizieren, die die geladenen Gäste interessieren könnten.
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