Principales caractéristiques en bref

L’événement « Engaging Green Policy Decision Making » (Engager la prise de décision en matière de politiques vertes), organisé par l’équipe du projet ENGAGEgreen de l’Université Ca’ Foscari de Venise et sa section des anciens élèves (Alumni) de Bruxelles, et accueilli par Ca’ Veneto (siège de la région Vénétie à Bruxelles), a rassemblé des participants de la communauté des anciens élèves vivant et travaillant dans les capitales politiques d’Europe, susceptibles d’être impliqués dans des institutions d’élaboration de politiques ou d’autres entités similaires. Tenu parallèlement à la conférence de diffusion et des parties prenantes d’ENGAGEgreen, cet événement de réseautage informel a réuni des participants issus d’un vivier de contacts préexistant (les anciens élèves). Déjà familiers avec l’université et la région (autorité gouvernementale infranationale italienne), ils étaient plus enclins à y assister, ce qui leur offrait une occasion naturelle de renouer les uns avec les autres et d’explorer les thématiques du projet.

Le programme comprend un dialogue entre un modérateur et un chercheur impliqué dans le projet, au cours duquel le premier dirige la discussion en posant des questions sur le thème choisi et invite le public à faire de même.

Comment fonctionne ce format ?

Avant l’événement

Des réunions préliminaires entre l’équipe du projet et l’institution d’accueil sont organisées pour présenter l’initiative, partager la raison d’être de l’événement, et confirmer la date, l’heure ainsi que le personnel de soutien éventuellement disponible. Par conséquent, les organisateurs sont parvenus à un consensus sur la conception d’un événement qui allierait le formalisme d’une rencontre universitaire à la convivialité d’un moment de réflexion partagée. Compte tenu des emplois du temps chargés pendant les jours ouvrables, il a été organisé en dehors des heures de travail et s’est clôturé par un léger cocktail offert par l’institution d’accueil. Une ou plusieurs réunions avec les représentants des Alumni sont nécessaires pour s’accorder sur les thématiques, le ou les intervenants et la promotion de l’événement. Enfin, l’activité de communication : une publication d’événement sur LinkedIn par la section des Alumni de Bruxelles de Ca’ Foscari et une promotion assurée par les intervenants et les organisateurs.

Pendant l’événement

Tous les organisateurs se réunissent à l’avance pour finaliser la mise en place et le programme, et pour accueillir les participants. S’agissant d’un événement informel, aucune inscription n’est requise.

Après l’événement

L’université organisatrice envoie un message de remerciement aux co-hôtes, et un autre aux participants, les invitant à suivre les actualités du projet sur les réseaux sociaux et leur demandant de remplir un court questionnaire pour recueillir leurs impressions sur les différents aspects de l’événement.

Défis (et moyens de les relever)

Incertitude quant au nombre de participants et aux espaces nécessaires ; mesures d’atténuation : mettre en place un formulaire d’inscription avec une date limite, afin de connaître le nombre de participants potentiels au moins un jour à l’avance. Présence d’anciens élèves (Alumni) dans la région ; mesures d’atténuation : se renseigner au préalable sur la présence d’une communauté d’anciens élèves ; en l’absence de celle-ci, impliquer les anciens élèves d’autres universités partenaires présentes dans la région ou modifier le public cible en fonction du réseau des co-organisateurs sur place.

Tâches et ressources

Équipe du projet et institution d’accueil

Le personnel de l’université directement impliqué dans le projet se coordonne avec l’institution d’accueil pour identifier l’intervenant ou le modérateur le plus approprié sur le thème choisi, que ce soit au sein du milieu universitaire ou parmi les décideurs politiques et autres parties prenantes. Ils organisent des réunions régulières en ligne pour se coordonner sur les inscriptions, le personnel de soutien et les éventuelles infrastructures/services nécessaires (par ex., écran, microphone, matériel promotionnel à imprimer).

Intervenants

Modérateur : Rencontre en ligne les organisateurs et l’intervenant principal pour confirmer le programme et s’accorder sur les thématiques et les questions. Dans ce cas précis, le modérateur fait également partie de la communauté des anciens élèves, constituant ainsi un lien essentiel avec le public cible.

Professeur : Rencontre en ligne les organisateurs et l’intervenant principal pour définir les thématiques, en fonction de leur expertise et des participants. Ils décident du sujet et tentent d’identifier les principaux enjeux susceptibles d’intéresser les invités.

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N’hésitez pas à contacter Tome Sandevski via science-policy@pvw.uni-frankfurt.de