Coinvolgere la community degli Alumni

Sintesi: caratteristiche principali in breve

L’evento Engaging Green Policy Decision Making, organizzato dal team di progetto ENGAGEgreen dell’Università Ca’ Foscari di Venezia, dal suo Alumni Brussels Chapter e ospitato da Ca’  Veneto (rappresentanza della Regione Veneto a Bruxelles), ha riunito membri della comunità alumni che vivono e lavorano nella capitale politica europea, verosimilmente coinvolti in istituzioni di policy making o in enti affini.

Svolto in concomitanza con la Conferenza di Disseminazione e Stakeholder ENGAGEgreen, l’evento di networking informale ha coinvolto partecipanti provenienti da un bacino di contatti preesistenti (alumni). Già familiari con l’università e con la Regione, questi erano più propensi a partecipare, creando un’occasione naturale per ritrovarsi e approfondire i temi del progetto.

Il programma comprende un momento di dialogo tra moderatore e un ricercatore coinvolto nel progetto, in cui il primo conduce la discussione con domande sul tema scelto e accoglie interventi dal pubblico.

Risorse necessarie in breve

Com’è strutturato il formato?

Prima dell’evento

Si organizzano riunioni preliminari tra il team di progetto e l’istituzione ospitante per presentare l’iniziativa, condividere la logica dell’evento, confermarne data e ora e individuare il personale di supporto disponibile. Gli organizzatori concordano quindi un format che unisca la formalità di un evento accademico con l’informalità di un momento di riflessione condivisa. Considerati gli impegni lavorativi, l’evento è stato pianificato al di fuori dell’orario di lavoro e si è concluso con un light cocktail offerto dall’ente ospitante.

Si svolgono uno o più incontri con i rappresentanti degli Alumni per allinearsi sui temi, sui relatori e sulle attività di promozione.

Infine, si attiva la comunicazione: un post su LinkedIn pubblicato dal Ca’ Foscari Alumni Brussels Chapter, con promozione anche da parte dei relatori e degli organizzatori.

Durante l’evento
Tutti gli organizzatori si incontrano in anticipo per finalizzare disposizione e programma e per accogliere i partecipanti. Trattandosi di un evento informale, non è necessaria la registrazione.

Dopo l’evento
L’università organizzatrice invia un messaggio di ringraziamento ai co-organizzatori e un altro ai partecipanti, invitandoli a seguire gli aggiornamenti del progetto sui social media e a compilare un breve questionario di feedback su diversi aspetti dell’evento.

Sfide

• Incertezza sul numero di partecipanti e sugli spazi necessari
  Misure di mitigazione: predisporre un modulo di registrazione con una scadenza, in modo da conoscere almeno un giorno prima il numero approssimativo dei presenti.
• Presenza degli Alumni nella regione
  Misure di mitigazione: fare in anticipo una ricognizione sulla presenza della comunità alumni; se non esistente, coinvolgere alumni di altre università partner presenti nella regione oppure ridefinire il pubblico target in base alla rete di contatti dei co-organizzatori locali.

Compiti e risorse

Team di progetto e istituzione ospitante
Il personale universitario direttamente coinvolto nel progetto collabora con l’istituzione ospitante per identificare i relatori o moderatori più adatti al tema scelto, sia dal mondo accademico sia tra policymaker e altri stakeholder. Si tengono riunioni periodiche online per coordinare registrazioni, supporto logistico e infrastrutture/servizi necessari (es. schermo, microfono, materiali promozionali da stampare).

Relatori

• Moderatore: incontra online gli organizzatori e il relatore principale per confermare il programma, concordare le domande e i temi. In questo caso, il moderatore fa parte anche della comunità alumni, costituendo un collegamento vitale con il pubblico target.
• Professore: collabora online con gli organizzatori e il relatore principale per definire i temi, in base alla propria competenza, e il profilo dei partecipanti. Individua le questioni principali di interesse per gli ospiti invitati.

Finanziamento richiesto per le attività

Nessun finanziamento aggiuntivo richiesto.

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