Zapojení komunity absolventů (Alumni)
Formát: Zapojení komunity absolventů (Alumni)
Autor: Giulia Ballarin – Ca’ Foscari University of Venice
SOUHRN: KLÍČOVÉ ASPEKTY V KOSTCE
Událost Engaging Green Policy Decision Making, kterou organizoval projektový tým ENGAGEgreen z Ca‘ Foscari University of Venice, jeho bruselská sekce Alumni Chapter a kterou hostila Ca‘ Veneto (sídlo regionu Veneto v Bruselu), přivítala účastníky z řad absolventů žijících a pracujících v politických centrech Evropy, kteří se pravděpodobně angažují v institucích tvorby politik nebo jiných podobných subjektech.
Neformální síťová událost, konaná souběžně s Diseminační a Stakeholderskou konferencí projektu ENGAGEgreen, shromáždila účastníky z již existující databáze kontaktů (absolventů). Jelikož byli s univerzitou a regionem (italský subnárodní vládní orgán) již obeznámeni, byla jejich pravděpodobnost účasti vyšší, což jim poskytlo přirozenou příležitost k opětovnému navázání kontaktu mezi sebou navzájem a k prozkoumání témat projektu.
Program zahrnuje dialog mezi moderátorem a výzkumným pracovníkem zapojeným do projektu, v němž moderátor vede diskusi otázkami k zvolenému tématu a vítá dotazy z publika.
JAK TENTO FORMÁT FUNGUJE?
Před akcí
Jsou organizována předběžná setkání mezi projektovým týmem a hostitelskou institucí, jejichž cílem je představit iniciativu, sdílet zdůvodnění akce a potvrdit datum, čas a možný dostupný podpůrný personál. Následně dospěli organizátoři ke konsenzu ohledně pojetí akce, která by zahrnovala formálnost akademické události a zároveň neformálnost společného reflexivního okamžiku. Vzhledem k nabitému programu během pracovního dne byla akce uspořádána mimo pracovní dobu a na jejím závěru hostitelská instituce nabídla lehké občerstvení.
Je potřeba jedno nebo více setkání se zástupci absolventů k sladění témat, řečníka (řečníků) a propagace události.
Závěrečnou komunikační aktivitou je příspěvek o události na LinkedIn ze strany Ca‘ Foscari Alumni Brussels Chapter a propagace ze strany řečníků a organizátorů.
Během akce
Všichni organizátoři se scházejí předem, aby dokončili nastavení a harmonogram a přivítali účastníky. Jelikož se jedná o neformální událost, není vyžadována registrace.
Po akci
Organizující univerzita zasílá zprávu s poděkováním pro spoluhostitele a další zprávu pro účastníky, vyzývá je k sledování aktualizací projektu na sociálních médiích a žádá o vyplnění krátkého dotazníku poskytujícího zpětnou vazbu k různým aspektům události.
VÝZVY (A ZPŮSOBY JEJICH ŘEŠENÍ)
- Nejistota ohledně počtu účastníků a požadovaných prostor; zmírňující opatření: zřídit registrační formulář s termínem, aby bylo možné znát počet možných účastníků alespoň den předem.
- Přítomnost absolventů v regionu; zmírňující opatření: provést předběžný průzkum ohledně přítomnosti komunity absolventů; pokud nejsou přítomni, zapojit absolventy z jiných partnerských univerzit působících v regionu nebo změnit cílovou skupinu v závislosti na síti spolupořadatelů v dané oblasti.
ÚKOLY A ZDROJE
Projektový tým a hostitelská instituce
Personál z univerzity přímo zapojený do projektu komunikuje s hostitelskou institucí, aby identifikoval nejvhodnějšího řečníka nebo moderátora na zvolené téma, a to jak z akademické sféry, tak z řad tvůrců politik a dalších zúčastněných stran. Organizují pravidelné online schůzky k koordinaci registrace, podpůrného personálu a možných potřebných infrastruktur/služeb (např. promítací plátno, mikrofon, propagační materiály k tisku).
Řečníci
Moderátor: Setkává se online s organizátory a hlavním řečníkem, aby potvrdil harmonogram a dohodl se na tématech a otázkách. V tomto případě je moderátor také součástí komunity absolventů, což představuje klíčové spojení s cílovou skupinou.
Profesor: Setkává se online s organizátory a hlavním řečníkem, aby definoval témata na základě své odbornosti a účastníků. Rozhoduje o tématu a snaží se identifikovat hlavní otázky, které by mohly pozvané hosty zajímat.
POŽADOVANÉ FINANCOVÁNÍ PRO AKTIVITY
Není vyžadováno žádné dodatečné financování.
POŽADOVANÉ ZDROJE PŘEHLEDNĚ
| Hodiny | Dny | Týdny | Měsíce | |
| Projektový tým | x | |||
| Hostitelská instituce | x | |||
| Řečníci | x |
Originální jazyk textu: Angličtina
Překlad a jazyková úprava české verze: Jakub Konicek (Univerzita Palackého v Olomouci)
