Zentrale Merkmale auf einen Blick

Um sicherzustellen, dass wissenschaftliche Erkenntnisse in wirksame Politik umgesetzt werden, ist ein direkter Austausch zwischen Forschenden und Akteuren in Politik und Verwaltung von entscheidender Bedeutung.

Diese Veranstaltung hatte zum Ziel, die Lücke zwischen der Wissenschaft und den Akteuren der Politik auf lokaler und nationaler Ebene zu überbrücken. Sie diente als wichtige Plattform für Wissenschaftler um Projektergebnisse und Vorschläge effektiv zu verbreiten, sowie für Vertretende aus Politik und Verwaltung um ihre praktischen Bedürfnisse, Bedenken und Prioritäten zu äußern, damit die Wissenschaft relevant und umsetzbar bleibt.

Die Veranstaltung wurde gemeinsam von Erasmus+ ENGAGEgreen und dem „Horizon Europe“-Projekt PLANET4HEALTH organisiert und von der Pompeu-Fabra-Universität in Barcelona (Projektpartner von PLANET4HEALTH) ausgerichtet. Die behandelten Themen deckten ein breites und entscheidendes Spektrum ab, wobei der Schwerpunkt auf Stadt-, Umwelt- und Gesundheitspolitik lag.

Die Veranstaltung förderte und ermöglichte die projektübergreifende Zusammenarbeit und bezog verschiedene Interessengruppen wie Kommunalbehörden, nationale Ministerien, die Wirtschaft und die Zivilgesellschaft ein. Damit wurde die Grundlage geschaffen, um die Wirkung der EU-finanzierten Forschung zu maximieren und die langfristige Nachhaltigkeit der entwickelten Instrumente und Empfehlungen sicherzustellen.

Wie funktioniert das Format?

Vor der Konferenz

Die ENGAGEgreen-Einheit am Fachbereich Wirtschaftswissenschaften der Universität Ca’ Foscari, die auch PLANET4HEALTH leitet, beruft Vorbereitungstreffen mit beiden Konsortien ein, um ein zentrales Thema festzulegen. Gemeinsam mit Partnern und Mitgliedern des Beirats wird eine Liste von Experten zusammengestellt, die zum gewählten Thema passen.

Sobald die Verfügbarkeit bestätigt ist, legt das Koordinationsteam das Programm und die Reihenfolge der Referenten fest. Es finden regelmäßig Online-Besprechungen mit der gastgebenden Universität statt, um die Abstimmung sicherzustellen und logistische Probleme zu vermeiden.

Die eingeladenen Referenten erhalten umfassende Informationen zum Veranstaltungsort, zum Zeitplan und zu den erstattungsfähigen Kosten. Außerdem wird ihnen die endgültige Liste der Podiumsteilnehmenden, sowie die Biografien der Referenten zur Verfügung gestellt, damit sie sich gegenseitig kennenlernen können. Sowohl an die Referenten vor Ort als auch an die Referenten, die aus der Ferne teilnehmen, werden Erinnerungen verschickt.

Während der Konferenz

Die Organisatoren kümmern sich um den Empfang und die Registrierung der Teilnehmenden. Das Team richtet die Videokonferenzen für die virtuellen Referenten ein und koordiniert mit dem Catering-Personal die geplanten Pausen, um sicherzustellen, dass die Verpflegung zeitlich abgestimmt ist.

Nach der Konferenz

Die Organisatoren senden eine Dankesnachricht an die Referenten und Teilnehmenden, laden sie ein, die Projekt-Updates in den sozialen Medien zu verfolgen, und bitten sie, einen Feedback-Fragebogen auszufüllen, um die Inhalte der Veranstaltung und die Organisation zu bewerten.

Teilnehmende

22 Forschende

3 Vertretende aus Politik und Verwaltung

1 Vertreter einer Nichtregierungsorganisation/Zivilgesellschaft

7 Projekt-/Forschungsleiter

Herausforderungen (und mögliche Lösungsansätze)

• Die Referentenliste und damit das Programm rechtzeitig festlegen, um vor Ablauf der Anmeldefrist genügend Zeit für die Bewerbung zu haben. Vorsorgemaßnahmen: regelmäßige Besprechungen zwischen den zentralen Organisationsteams (z. B. Hauptveranstalter und Gastgeber).
• Referenten, die in letzter Minute nicht persönlich anwesend sein können. Maßnahmen zur Risikominderung: Richten Sie im Voraus einen Link für ein Online-Meeting ein und wählen Sie für den Fall einer Hybridveranstaltung einen Raum mit der entsprechenden Ausstattung aus. Versenden Sie am Tag der Veranstaltung sowie eine Stunde vor Beginn eine Erinnerungs-E-Mail, um sicherzustellen, dass die Referenten, die aus der Ferne teilnehmen, pünktlich zugeschaltet sind.

Aufgaben und Ressourcen

Team des Haupt-Verantwortlichen

• Veranstaltungsinhalt: Koordiniert das Programm, kontaktiert Partner, um die am besten geeigneten Referenten zu ermitteln und legt das Programm für jede einzelne Veranstaltung endgültig fest.
• Logistische Aspekte: Organisiert die Voranmeldung und Kommunikation, die Bereitstellung von Tagungsräumen sowie das Catering.

Gastgebende Institution

Die gastgebende Einrichtung ist an allen Vorbereitungsphasen beteiligt, vor allem aber an allen logistischen Aspekten vor Ort, wie dem Kontakt mit dem Catering-Service, dem Druck wichtiger Unterlagen und der Buchung des Raums. Mögliche Unterstützung bei der Suche nach Unterkünften in der Nähe für die Referenten.

Referenten

Die Podiumsteilnehmenden treffen sich separat mit den Organisatoren zu einer Einweisung in die Themen, den Hintergrund der anderen Referenten und das Format der Veranstaltung (z. B. Einzelvorträge, Rundtischgespräche oder Frage-Antwort-Runden). Erhalten rechtzeitig aktuelle Informationen zu Zeitplan, Logistik und Präsentationsanforderungen.

Erforderliche Finanzierung für die Aktivitäten

Erstattung der Reise- und Unterkunftskosten einiger Referenten. Catering-Leistungen für informelle Momente wie Kaffeepausen und das Networking-Mittagessen am Ende der Veranstaltung.

Quellen und weiterführende Literatur

LinkedIn post

MEDIALAB UGR event press release

PLANET4HEALTH project website

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