Nicht nur Wissen präsentieren – vernetzen!

Ein Leitfaden für Forschende zu  erfolgreichen Mitwirkung an Policy Veranstaltungen

Die wichtigsten Merkmale auf einen Blick

Policy Veranstaltungen bieten drei unterschiedliche Dimensionen für wissenschaftliche Wirkung, die von formellen Vorträgen bis hin zum Aufbau persönlicher Beziehungen reichen:

1. Formale Dimension: Vermittlung von Fachwissen in Podiumsdiskussionen, Vorträgen, Präsentationen oder Workshops.
2. Informelle Vernetzung: Aufbau direkter Kontakte während Kaffeepausen, Mittagessen und Empfängen.
3. Strategisches Follow-up: Umwandlung kurzer Begegnungen in nachhaltigen Austauschnach der Veranstaltung.

• Forschenden sollten nicht nur an Policy Veranstaltungen teilnehmen, um eine Rede zu halten oder an einer Podiumsdiskussion teilzunehmen; sie sollten daran teilnehmen, um informelle Gespräche zu führen und zwei bis drei Folgetreffen zu vereinbaren.
• Pausen, Mittagessen und Empfänge sind ebenso wichtig wie inhaltliche Sessions wie Podiumsdiskussionen oder Vorträge selbst: Organisatoren von Policy-Veranstaltungen sollten während der Pausen Gelegenheiten zum Networking und zu informellen Gesprächen einplanen.

Wie funktioniert das Format?

Um Zeit und Wirkung zu maximieren, müssen Forschende jede politische Veranstaltung unter drei strukturellen Dimensionen betrachten.

1. Die formale Dimension (die Plattform)

Dazu gehören Podiumsdiskussionen, Keynote-Vorträge und interaktive Workshops. Die Übernahme einer aktiven Rolle als Redner/Rednerin oder Podiumsteilnehmende stärkt die institutionelle Glaubwürdigkeit und rückt relevante Forschungsergebnisse in den Vordergrund. Doch dies ist lediglich der Aufhänger – nicht das angestrebte Ergebnis.

2. Die informelle Dimension (die Verbindung)

In Kaffeepausen, während des Mittagessens und bei Abendempfängen findet der informelle Austausch mit Vertreterinnen und Vertretern aus Politik und Verwaltung statt. Informelle Rahmenbedingungen ermutigen die Teilnehmenden dazu, offener über ihre Herausforderungen und Wissensbedarfe zu sprechen, als es eine öffentliche Podiumsdiskussion zulässt. Forschende sollten die Zeit auf Veranstaltungen für den informellen Austausch nutzen anstatt , E-Mails zu checken, nur mit Kolleginnen und Kollegen aus der Wissenschaft auszutuaschen oder frühzeitig die Veranstaltung zu verlassen.

3. Die Nachverfolgungsdimension (die Wirkung)

Wertvolle Gespräche sollten damit enden, dass Forschende sich mit den Gesprächspartnerinnen und Gesprächspartnern aus der Praxis darauf verständigen, in Kontakt zu bleiben und den Dialog Wochen oder Monate nach der Veranstaltung weiterführen.

Warum Mikro-Networking Makro-Präsentationen übertreffen kann

Forschende unterschätzen oft den mündlichen Austausch im Vergleich zu Veröffentlichungen. In einem natürlichen Sprechtempo sprechen Rednerinnen und Redner etwa 130–160 Wörter pro Minute (ca. eine halbe Textseite). Betrachten Sie den Vergleich zweier verschiedener Strategien:

Forscher A (der Vortragende): Hält einen 15-minütigen Vortrag plus 5 Minuten für Fragen und Antworten (insgesamt 20 Minuten Redezeit = ~10 Seiten übermittelter Text). In den Pausen checkt dieser Forschende seine E-Mails, unterhält sich nur mit Kollegen und Kolleginnen aus der Wissenschaft und geht frühzeitig.

Forscher B (der Netzwerker): Hat keine formelle Rednerrolle, tauscht sich jedoch in den Pausen und bei Empfängen insgesamt 50 Minuten lang aktiv mit Akteuren aus Politik und Verwaltung aus (ca. 25 Seiten übermittelter zielgerichteter Text). Dieser Forschende vereinbart drei konkrete Termine für zukünftige Treffen. Ergebnis: Drei geplante Folgetreffen, um die eigene Expertise direkt zu präsentieren.

Aufgaben und Ressourcen

Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler

Wie können sich Forschende auf die Netzwerkbildung vorbereiten?

Schritt 1: Den Raum analysieren und sich einen Überblick verschaffen (vor der Veranstaltung)

• Forschende sollten das Programm und die Teilnehmendenliste im Voraus durchsehen. Sie sollten die konkreten Akteure aus Politik und Verwaltung oder anderen Gäste aus der Praxis identifizieren, mit denen sie in Kontakt treten möchten
• Falls die Liste nicht öffentlich ist, sollten Forschende die Organisatoren nach dem erwarteten Profil des Publikums fragen

Schritt 2: Inhaltliche Vorbereitung

• Forschende sollten einen 60-Sekunden-Elevator-Pitch vorbereiten, der sich auf die politische Relevanz ihres Fachwissens konzentriert und rein akademische Debatten oder Methodik vermeidet
• Forschende sollten gedruckte Exemplare von Kurzpublikationen wie Policy Briefs, Factsheets oder Infografiken mitbringen. Diese Kurzpublikationen sollten immer die Kontaktmöglichkeiten enthalten.

Schritt 3: Strategische Ansprache und Eisbrecher

• Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler sollten ihre Zielpersonen in den Pausen ansprechen; sie sollten Grenzen respektieren (Personen, die gerade telefonieren oder E-Mails auf ihrem Laptop schreiben, sollten sie meiden), sich aber selbstbewusst mit einem höflichen „Darf ich mich zu Ihnen setzen/stellen?“ zu den Gruppen an den Tischen gesellen.
• Offene Eisbrecher können sein:

o Auf welchen Teil der Veranstaltung freuen Sie sich am meisten?

o Welche Sessions fanden Sie bisher am interessantesten?

o Was halten Sie von Argument zu X?

• Folgefragen können sein:

o Welche Themenaspekte sind für Sie besonders relevant?

o Was ist die größte Herausforderung, vor der Sie bei diesem Thema stehen?

Schritt 4: Den Anschluss für die Nachbereitung sichern

• Wenn der Kontakt positiv verläuft, sollten Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler noch vor Ende des Gesprächs den Anschluss sichern: „Ich würde Ihnen gerne ein kurzes Update schicken, sobald unsere nächsten Forschungsergebnisse vorliegen. Darf ich Ihre Visitenkarte haben oder Ihren LinkedIn-QR-Code scannen?“
• Das Überreichen eines gedruckten Policy Briefs mit den eigenen Kontaktdaten ist eine effektive Methode, um einen unmittelbaren, professionellen Übergang zu schaffen

Schritt 5: Termin vereinbaren (nach der Veranstaltung)

• Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler sollten innerhalb von 48–72 Stunden eine maßgeschneiderte Folge-E-Mail senden
• Sie sollten Links zu den besprochenen Daten oder Publikationen bereitstellen und ein Folgetreffen in den nächsten Wochen oder Monaten vorschlagen

Mitarbeitende in den Bereichen Management und Transfer (Unterstützungsstrukturen)

Policy-Veranstaltungen müssen den informellen Dialog in Pausen ermöglichen.

Teams, die Veranstaltungen organisieren, sollten die folgenden Vorschläge berücksichtigen:

• Netzwerkpausen einplanen: Bei jeder Veranstaltung, die länger als zwei Stunden dauert, sollten die Organisatoren Kaffeepausen von mindestens 20 bis 30 Minuten einplanen; die Organisatoren sollten die Pausen nicht verkürzen, auch nicht, wenn Vorträge überzogen werden. Sieie sollten die Referentinnen und Referenten im Voraus darüber informieren, dass Zeitlimits strikt eingehalten werden.
• Vorbereiten sichtbarer Materialien: Organisatoren sollten große, gut lesbare Namensschilder bereitstellen; wenn möglich, können sie QR-Codes auf den Namensschildern integrieren, die weitere Informationen wie Links zu Webseiten oder LinkedIn-Profilen bereitstellen.
• Moderieren flexibler Frage-und-Antwort-Runden: Moderatorinnen und Moderatoren sollten die „Frage-und-Antwort-Runden“ so strukturieren, dass das Fachwissen der Teilnehmenden im Raum zum Tragen kommt. Sie sollten zu Beginn klar ankündigen: „Fragen müssen auf 1–2 Minuten begrenzt sein, damit alle zu Wort kommen können.“ Dies verhindert lange Ausführungen aus dem Publikum und hilft Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern, interessante Gesprächspartner für die nächste Pause zu identifizieren
• Mitarbeitende im Bereich Wissensaustausch können Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler darin unterstützen, klare Elevator Pitches zu entwickeln und leicht verständliche Informationsblätter zu erstellen
• Mitarbeitende im Bereich Wissensaustausch können Forschende während Empfängen aktiv den anwesenden Akteuren aus Politik und Verwaltung vorstellen

Quellen

Willis, Christina C. (2020), Sustainable Networking for Researchers and Engineers, https://doi.org/10.1117/3.2535500.

Zack, Devora (2019), Networking for People Who Hate Networking: A Field Guide for Introverts, the Overwhelmes, and the Underconnected, Berrett-Koehler Publishers.

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