Die wichtigsten Merkmale auf einen Blick

• Keine Universallösung: Es gibt weder die eine richtige Dauer noch das perfekte Format. Für welche Veranstaltungsvariante Sie sich entscheiden, hängt von Ihren Zielen, Ressourcen, Zielgruppen und Ihrem bisherigen Bekanntheitsgrad ab.
• Zielgruppen kennen: Hochrangige Entscheidungsträger:innen haben andere Bedürfnisse und Erwartungen als Referent:innen. Berücksichtigen Sie diese bei der Planung von Veranstaltungen.
• Die Tageszeit ist ebenso wichtig wie die Dauer: Frühstücks-, Mittags- und Abendveranstaltungen bringen jeweils unterschiedliche Vor- und Nachteile für die Terminkalender der Akteure in Politik und Verwaltung mit sich.
• Parlamentskalender beachten: Über die Uhrzeit hinaus sollten Sie auch den Parlamentskalender prüfen; Sitzungswochen und -pausen (inkl. Sommerpausen) können über die Teilnahme entscheiden.

• Präsenz vs. Digital: Das Format bestimmt die Interaktionsdynamik – Online-Events erfordern völlig andere Konzepte als Präsenzveranstaltungen.

Wie funktioniert das Formatauswahl?

Ob einstündige Fachgespräche im kleinen Kreis oder mehrtägige Konferenzen mit Hunderten von Teilnehmenden: Policy-Formate können sehr unterschiedlich aussehen. Bei der Planung stellen sich meist vier zentrale Fragen:

• Zielgruppe: Wen wollen Sie erreichen? Die Arbeits- oder Entscheidungsebene? Oder beide Ebenen?

• Dauer und Ausgewogenheit: Wie viel akademische Tiefe ist nötig und wie viel Vernetzung ist möglich, ohne den vollen Terminkalender der Gäste zu überlasten?
• Wahl des Formats: Welches Veranstaltungsformat eignet sich am besten für welche Zielgruppe?
• Durchführung: Präsenz, rein virtuell oder hybrid?

Um die richtige Veranstaltungsstruktur zu ermitteln, sollten Sie zunächst vier Leitfragen beantworten:

1. Ziele: Was möchten Sie erreichen? (z. B. direkte politische Veränderungen bewirken, Sichtbarkeit erhöhen, Vertrauen aufbauen, Netzwerke erweitern, gegenseitiges Lernen fördern, Forschungserkenntnisse gewinnen oder Akteure in Politik und Verwaltung informieren)?
2. Ressourcen: Wie viel Budget, Vorlaufzeit und Personal stehen für die Organisation und Durchführung zur Verfügung?
3. Bekanntheitsgrad: Kennen die Akteure in Politik und Verwaltung Sie, Ihre Einrichtung oder Ihr Forschungsprojekt bereits? Oder stellen Sie sich erstmalig vor?
4. Methodenkompetenz: Beherrschen Sie interaktive Methoden (World-Café, Fishbowl, Breakouts) oder benötigen Sie eine externe Moderation?

Wen laden Sie ein? Zielgruppen in Politik und Verwaltung verstehen

Verschiedene Funktionsebenen haben unterschiedliche Motivationen, Vorkenntnisse und Zeitbudgets.

1. Entscheidungsebene: Abgeordnete und Leitungsebene in politischen Parteien und Behörden, EU-Institutionen und internationalen Organisationen

• Arbeitsrealität: Sehr eng getaktete Terminkalender, hohe öffentliche Sichtbarkeit. Häufig müssen sie direkt nach ihrem Grußwort zum nächsten Termin.
• Motivation für die Teilnahme an Veranstaltungen: Kennenlernen wichtiger Erkenntnisse, Sichtbarkeit in den Medien/Sozialen Medien, Netzwerken auf Top-Ebene.
• Typische Rollen: Eröffnungsrede, Keynote, Panel-Teilnahme.
• Kenntnisstand: Breiter thematischer Überblick; richtige Zielgruppe für die Diskussion von Grundsatzfragen wie z.B.

• • Wie können wir die Markteinführung energieeffizienter Technologien beschleunigen?
  • Sollten Smartphones in Grundschulen verboten werden?
  • Sollten harte Drogen legalisiert werden?

2. Fachebene: Mitarbeitende von Abgeordneten, Fraktionen, politischen Parteien. Referatsebene in Behörden, EU-Institutionen und internationalen Organisationen

• Arbeitsrealität: Anspruchsvolle Terminkalender, nehmen jedoch weitaus häufiger an mehrstündigen Workshops oder Konferenzen teil als die Entscheidungsebene.
• Motivation für die Teilnahme: Zugang zu Hintergrundwissen und spezifischen Erkenntnissen (inkl. technischen Details), fachlicher Austausch auf Ebene, benötigen Expertise für die Erstellung von Briefings für ihre Vorgesetzten.
• Typische Rollen: Podiumsteilnehmende, Referent:innen, aktive Teilnehmehnde in Arbeitsgruppen, World Cafés oder Fachworkshops
• Kenntnisstand und Umfang: Fachwissen (inkl. Wissen zu Detailaspekten) (Mitarbeitende in Behörden) oder fundiertes Allgemeinwissen (Mitarbeitende in Parlamenten oder politischen Parteien); sie sind die richtigen Ansprechpartner:innen für die Erörterung technischer und regulatorischer Fachfragen:
  • Welche technischen Reinheitsstandards müssen bestehende Pipelines erfüllen, um Wasserstoff sicher zu transportieren?
  • Wie lassen sich die Grenzwerte für die Wassertoxizität in den kommunalen Überwachungssystemen vereinheitlichen?

Durchführungsform: Virtuell, persönlich oder hybrid?

Die Wahl der richtigen Veranstaltungsform wirkt sich direkt auf die Teilnahmequote und Art des Austauschs aus:

• Virtuelle Veranstaltungen (45–120 Minuten): Ideal für kurze Briefings oder für vielbeschäftigte Zielgruppen in Politik und Verwaltung, die in verschiedenen Regionen tätig sind. Sie senken die Hemmschwelle für die Teilnahme erheblich und verursachen keine Kosten für die Anmietung von Räumlichkeiten oder Catering, bieten jedoch nur begrenzte Möglichkeiten für informelles Networking. Virtuelle Veranstaltungen, die länger als zwei Stunden dauern, sollten generell vermieden werden, da schnell Bildschirmmüdigkeit eintritt.
• Präsenzveranstaltungen: Unverzichtbar für den Aufbau persönlichen Vertrauens, den Austausch impliziten Policy-Wissens und langfristiges Networking; sie verursachen jedoch höhere Organisationskosten und einen größeren Zeitaufwand für die Teilnehmenden.
• Hybride Veranstaltungen: Bieten eine große Reichweite, erfordern jedoch umfangreichen technischen Support und aktive Moderation, um virtuelle Teilnehmende einzubinden.

Passt die Dauer zum Ziel?

Kurze Veranstaltungen (60–90 Minuten)

• Schwerpunkt: Präsentation neuer Erkenntnisse oder Austausch von Grundsatzpositionen
• Typische Formate: Kurze Präsentationen, Round Table oder Podiumsdiskussionen mit anschließender Fragerunde
• Networking: Sehr begrenztes informelles Networking während der Sitzung selbst
• Aktive Rollen: 1–5 Redner:innen/Referent:innen
• Verpflegungskosten: Niedrig (Kaffee, Wasser, Snacks)
• Organisatorischer Aufwand (Vollzeitäquivalent): Stunden bis Tage

Veranstaltungen mittlerer Dauer (2–5 Stunden)

• Schwerpunkt: Vertiefung des thematischen Austauschs und Vernetzung von Forschenden und Akteuren in Politik und Verwaltung
• Typische Formate: Mehrere (Kurz-)Vorträge, Präsentationen, Roundtables, Workshops oder Podiumsdiskussionen
• Netzwerken: Gute Gelegenheiten während der Kaffeepausen, bei gemeinsamen Mittagessen oder Abendempfängen sowie in Kleingruppenformaten.

• Aktive Rollen: 4–10 Redner:innen/Referent:innen

• Verpflegungskosten: Mäßig bis hoch (Kaffeepausen, Fingerfood oder Mittag-/Abendessen).
• Organisatorischer Aufwand (Vollzeitäquivalent): Tage bis Wochen

Ganztägige Veranstaltungen (5+ Stunden)

• Schwerpunkt: Umfassende thematische Auseinandersetzung und Aufbau langfristiger Netzwerke
• Typische Formate: Mehrere Reden und Präsentationen, parallele Breakout-Sessions, interaktive World Cafés oder Podiumsdiskussionen
• Networking: Hervorragende Networking-Möglichkeiten während strukturierter Pausen, gemeinsamer Mahlzeiten oder Abendempfänge

• Aktive Rollen: 10+ Redner:innen/Referent:innen

• Verpflegungskosten: Hoch (vollständige Verpflegung einschließlich Kaffee am Vormittag und Nachmittag, Mittagessen und möglicherweise einem Empfang)
• Organisatorischer Aufwand (Vollzeitäquivalent): Wochen bis Monate

Zu welcher Tageszeit sollten Sie die Veranstaltung organisieren?

• Zeitpunkt & Dauer: Beginn zwischen 7:00 und 8:00 Uhr. Dauer: 60–90 Minuten

• Format & Verpflegung: leichtes Frühstück bei prägnanten Vorträgen; hochwertige Moderation und strikte Zeiteinhaltung sind essenziell
• Vor- und Nachteile:

• Vorteil: Besonders beliebt bei Abgeordneten, deren ersten Termine später am Vormittag anstehen; hohe Teilnahmequoten, da dringende Terminänderungen sich häufig erst im Laufe des Tages ergeben; die Teilnehmenden beginnen ihren Arbeitstag mit neuen Erkenntnissen
• Nachteil: Enge Taktung, kaum Zeit für informelles Networking

Mittagsveranstaltungen

• Zeitpunkt & Dauer: Beginn zwischen 11:00 und 13:00 Uhr. Dauer: 90–120 Minuten
• Format & Verpflegung: Vorträge/Präsentationen und/oder Podiumsdiskussionen/Round Tables, häufig Mittagessen (Stehbuffet)
• Vor- und Nachteile:
  • Vorteil: Bietet eine produktive Unterbrechung des Arbeitstages mit ausreichend Zeit für Fragen und Antworten sowie Networking;
  • Nachteil: Unterbricht den täglichen Arbeitsablauf; unvorhergesehene Terminänderungen am Vormittag können zu kurzfristigen Absagen führen

Abendveranstaltungen

• Zeitpunkt und Dauer: Beginn zwischen 17:30 und 20:00 Uhr, Dauer: 2–4 Stunden
• Format & Verpflegung: Keynotes, Präsentationen oder Podiumsdiskussionen, gefolgt von einem ausgedehnten Networking, Empfang mit Speisen und Getränken (Abendessen an Stehtischen oder Sitztischen)
• Vor- und Nachteile:
  • Vorteil: Bietet das beste Umfeld, um persönliches Vertrauen und langfristige Beziehungen aufzubauen
  • Nachteil: Sich im Laufe des Tages angehäufte konkurrierende Verpflichtungen, Müdigkeit oder familiäre Verpflichtungen können die Akteure in Politik und Verwaltung davon abhalten, teilzunehmen

Aufgaben und Ressourcen

Forschende

• Klären Sie, was Sie mit der Veranstaltung erreichen möchten, und teilen Sie dies dem Organisationsteam frühzeitig mit
• Bereiten Sie Inhalte vor, die dem gewählten Format, der Dauer und der Zielgruppe angemessen sind (z. B. einen kurzen Vortrag im „Elevator-Pitch“-Stil für eine Frühstücksveranstaltung mit hochrangigen Akteuren in Politik und Verwaltung im Gegensatz zu einer ausführlicheren Fachpräsentation für einen ganztägigen Workshop mit Mitarbeitenden auf Arbeitsebene)
• Stehen Sie während der Pausen für informelles Networking zur Verfügung, sofern das Format dies zulässt

Mitarbeitende in Wissenschaftsmanagement und Wissenstransfer

• Helfen Sie dabei, das Ziel der Veranstaltung, die Zielgruppe und die verfügbaren Ressourcen unter Verwendung des oben genannten Rahmens auf das richtige Format und die richtige Dauer abzustimmen
• Kümmern Sie sich um die Organisation: Veranstaltungsort, Verpflegung, Einladungen und Umsetzung vor Ort (inkl. Einhalten der Redezeiten und Pausen).
• Überprüfen Sie den parlamentarischen Kalender (Sitzungswochen, Sitzungsunterbrechungen, Wahlperioden), bevor Sie einen Termin festlegen

Akteure in Politik und Verwaltung

• Entscheiden Sie, ob Sie teilnehmen möchten und in welcher Funktion
• Falls der eigene Terminkalender eine Teilnahme nicht zulässt, schlagen Sie Mitarbeitende oder Kolleg:innen als Vertretung vor
• Kommunizieren Sie nach Möglichkeit Ihre Prioritäten und Wissensbedarfe im Voraus, damit diese bei der Planung der Veranstaltung berücksichtigt werden können
• Weisen Sie frühzeitig auf bekannte Terminkonflikte hin (z. B. Sitzungswochen, Wahlperioden, andere konkurrierende Verpflichtungen), um den Organisatoren bei der Auswahl eines geeigneten Termins zu helfen
• Geben Sie im Anschluss ein kurzes Feedback dazu, ob Format, Dauer und Zeitpunkt für Sie gepasst haben

Möchten Sie mehr über das Policy Engagement Toolkit erfahren oder Ihre Erfahrung teilen?

Überlegen Sie, einen Beitrag für das Policy Engagement Toolkit zu verfassen? Konnten Sie die in diesem Beitrag vorgestellten Inhalte nutzen? Wenn ja, teilen Sie uns das gerne mit! Kontaktieren Sie gerne Tome Sandevski über science-policy@uni-frankfurt.de