Event-Check: So erreichen Sie Akteure aus Politik und Verwaltung

Die wichtigsten Merkmale auf einen Blick

• Diese Übung soll Wissenschaftlern und Wissensaustauschbeauftragten dabei helfen, den Unterschied zwischen akademischen und praxisorientierten Veranstaltungen zu verstehen.
• Vertreterinnen und Vertreter aus Politik und Verwaltung benötigen Veranstaltungsbeschreibungen, aus denen der Nutzen einer Teilnahme klar hervorgeht. Neben dem Austausch mit Forschenden ist auch der Nutzen mit Stakeholdern aus weiteren Sektoren wichtig.

Wie funktioniert das Format?

Schritt 1: Legen Sie den Workshop-Teilnehmenden zwei verschiedene Einladungsschreiben für eine fiktive Konferenz in Brüssel vor. Die Einladungen finden Sie am Ende dieses Artikels im Abschnitt Quellen und weiterführende Literatur.

Geben Sie folgende Anweisung: „Sie arbeiten für eine Abgeordnete des Europäischen Parlaments, und Ihre Chefin hat zwei Einladungen zur Teilnahme an Podiumsdiskussionen in Brüssel erhalten. Leider finden beide am selben Tag statt. Ihre Chefin bittet Sie, die Einladungen zu prüfen und ihr diejenige zu empfehlen, von der sie am ehesten hinsichtlich Policy-relevanter Expertise, den Dialog mit Stakeholdern und die Erhöhung der eigenen Sichtbarkeit profitieren kann. Bitte lesen Sie beide Einladungen durch. Welche empfehlen Sie? Welche Aspekte der Einladungen finden Sie überzeugend? Welche Aspekte könnten verbessert werden?“

Schritt 2: Bitten Sie die Teilnehmenden, die beiden Einladungen zu lesen. Dafür haben sie drei Minuten Zeit.

Schritt 3: Bitten Sie die Teilnehmenden, die Unterschiede zwischen den beiden Einladungen herauszufinden. Was schätzen diese an der Struktur der jeweiligen Veranstaltung? Welche Veranstaltung dürfte für die Europaabgeordnete vorteilhafter sein?

Einladung 1: Diese Einladung weist mehrere Schwächen auf.

Erstens ist sie zu lang, was es erschwert, wichtige Informationen wie Datum und Veranstaltungsort zu finden.

Zweitens liest sie sich wie eine Zusammenfassung eines akademischen Konferenzprogramms, das sich eindeutig an ein wissenschaftliches Publikum richtet und zahlreiche Abkürzungen sowie Verweise auf Forschende enthält, die in ihren Fachgebieten aufgrund ihrer Tätigkeiten und Funktionen bekannt sein mögen. Außerhalb der wissenschaftlichen Community dürfte die Bekanntheit der Forschenden deutlich geringer sein.

Drittens mögen die Teilnahme großer wissenschaftlicher Verlagshäuser und die Vorstellung eines neuen Datensatzes für Forschende überzeugende Gründe für eine Teilnahme sein, werden aber Akteure aus Politik und Verwaltung wahrscheinlich nicht ansprechen.

Viertens ist eine Podiumsdiskussion mit drei Forschenden und einer Vertreterin aus der Politik für ein Publikum aus Politik und Verwaltung nicht besonders attraktiv.

Schließlich findet die Veranstaltung in Vilvoorde statt, das zwar nur etwa 11 km vom Europäischen Parlament entfernt ist, aber mit dem Zug oder Auto dennoch etwa 30 Minuten Fahrtzeit in Anspruch nimmt, was bedeutet, dass die Europaabgeordnete allein für die An- und Abreise mindestens eine Stunde einplanen müsste.

Einladung 2: Die zweite Einladung ist aus mehreren Gründen wirkungsvoller.

Erstens ist sie prägnant und präsentiert die wichtigsten Informationen auf einen Blick: Datum, Veranstaltungsort und Veranstaltungszweck.

Zweitens wird von Anfang an deutlich, warum die Europaabgeordnete persönlich angesprochen wurde.

Drittens besteht das Podium aus einer Wissenschaftlerin mit Policy-Bezug als Mitglied einer OECD-Expertengruppe sowie drei Vertretenden wichtiger Verbände.

Viertens wird in der Einladung darauf hingewiesen, dass mit einer hohen Teilnehmendenzahl und einer Medienberichterstattung zu rechnen ist. Beides Aspekte, die für Vertretende aus Politik und Verwaltung von Bedeutung sind.

Schließlich liegt der Veranstaltungsort in Laufnähe zum Europäischen Parlament.

Schritt 4: Bitten Sie die Teilnehmenden, die Merkmale zu identifizieren und aufzuschreiben, die Veranstaltungen für Akteure aus Politik und Verwaltung attraktiv machen.

Bei Gruppen mit bis zu zehn Teilnehmenden empfiehlt es sich, die Ergebnisse im Plenum mithilfe von Flipcharts oder interaktiven Tools wie Mentimeter zu diskutieren. Bei größeren Gruppen sollten die Teilnehmenden in Arbeitsgruppen aufgeteilt und mit Karten und Stiften ausgestattet werden, um ihre Antworten festzuhalten, die anschließend im Plenum vorgestellt und diskutiert werden können.

Mögliche Herausforderungen und deren Bewältigung

Beide Einladungsformen stellen idealisierte Typen dar. Veranstaltungsorte in der Nähe des Europäischen Parlaments sind zwar vorteilhaft, aber möglicherweise nicht immer finanzierbar. Ebenso können die Veranstalter eine hohe Anwesenheit namhafter Teilnehmender nicht garantieren.

Aufgaben und Ressourcen

Workshop-Moderatorinnen und Moderatoren

Die Moderatoren sind dafür verantwortlich, gedruckte oder elektronische Einladungen an die Teilnehmenden zu verteilen. Sie sollten sich mit beiden Einladungen vertraut machen und sich im Vorfeld Gedanken über die Unterschiede zwischen den beiden Veranstaltungen machen.

Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler und andere Teilnehmende

Die Teilnehmenden lesen beide Einladungsschreiben und nehmen anschließend an der Diskussion teil. Die Übung und die Diskussion dauern zusammen zwischen 10 und 20 Minuten.

Vertreterinnen und Vertreter aus Politik und Verwaltung

Sind Vertreterinnen und Vertreter aus Politik und Verwaltung anwesend, sollte der Moderator oder die Moderatorin sie in die Diskussion einbeziehen und sie bitten, darzulegen, welche Kriterien eine Veranstaltung erfüllen muss, damit sie daran teilnehmen.

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