Creare eventi interessanti per i policymaker
Sintesi: Caratteristiche principali in breve
- Questo esercizio aiuta gli scienziati e i responsabili dello scambio di conoscenze (knowledge-exchange staff) a comprendere la differenza tra eventi accademici ed eventi orientati alle politiche.
- I policymaker hanno bisogno di descrizioni degli eventi e di inviti che dimostrino chiaramente perché partecipare all’evento sarebbe vantaggioso per loro.
Come funziona questo modello?
Fase 1: Condividi con i partecipanti al workshop le due lettere di invito a una conferenza fittizia a Bruxelles. Fornisci le seguenti istruzioni: “Lavorate per un membro del Parlamento europeo e il vostro capo ha ricevuto due inviti a partecipare a tavole rotonde a Bruxelles. Purtroppo, entrambi sono in programma alla stessa ora. Il vostro capo vi chiede di esaminare gli inviti e di consigliargli quello che, secondo voi, potrebbe offrirgli maggiori vantaggi in termini di accesso a ricerche rilevanti per le politiche, dialogo con le parti interessate e visibilità. Leggete entrambi gli inviti. Quale consigliate? Quali aspetti degli inviti trovate convincenti? Quali aspetti potrebbero essere migliorati?”
Fase 2: Chiedete ai partecipanti di leggere i due inviti. Hanno tre minuti di tempo per farlo.
Fase 3: Chiedete ai partecipanti di individuare le differenze tra i due inviti. Cosa apprezzano della struttura di ciascun evento? Quale evento potrebbe essere più vantaggioso per l’eurodeputato/a?
Invito 1: Questo testo presenta diversi punti deboli. Innanzitutto, è troppo lungo, il che rende difficile individuare informazioni fondamentali come la data e il luogo. In secondo luogo, si presenta come una sintesi del programma di un convegno accademico chiaramente rivolto a un pubblico scientifico, con numerosi acronimi e riferimenti a studiosi che, pur essendo ben noti nei loro rispettivi campi, difficilmente risulteranno riconoscibili al di fuori del mondo accademico. In terzo luogo, la presenza di importanti case editrici e il lancio di un nuovo set di dati possono costituire motivi convincenti per la partecipazione dei ricercatori, ma difficilmente attireranno i responsabili politici. In quarto luogo, una tavola rotonda composta da tre accademici e un responsabile politico non risulta particolarmente allettante per un pubblico politico. Infine, l’evento si tiene a Vilvoorde, che, pur distando solo circa 11 km dal Parlamento europeo, richiede comunque circa 30 minuti per essere raggiunta in treno o in auto — il che significa che il deputato europeo dovrebbe riservare almeno un’ora solo per il viaggio.
Invito 2: La seconda opzione è più efficace per diversi motivi. Innanzitutto, è concisa e presenta immediatamente le informazioni chiave — data, sede e scopo. In secondo luogo, chiarisce fin dall’inizio il motivo per cui il deputato europeo è stato contattato personalmente. In terzo luogo, il panel comprende un ricercatore con comprovata esperienza in materia di politiche, in qualità di membro di un gruppo di esperti dell’OCSE, affiancato da due rappresentanti di associazioni di spicco. In quarto luogo, l’invito indica che l’evento dovrebbe registrare una buona affluenza e attirare probabilmente l’attenzione dei media — due aspetti entrambi importanti per i responsabili politici. Infine, la sede è raggiungibile a piedi dal Parlamento europeo.
Fase 4: Chiedere ai partecipanti di individuare e annotare le caratteristiche che rendono gli eventi interessanti per i responsabili politici.
Per gruppi composti da un massimo di dieci partecipanti, si raccomanda di discutere i risultati in plenaria utilizzando lavagne a fogli mobili o strumenti interattivi come Mentimeter. Per gruppi più numerosi, i partecipanti dovrebbero essere suddivisi in sottogruppi e ricevere cartoncini e penne per annotare le proprie risposte, che potranno poi essere condivise e discusse in plenaria.
Sfide
Entrambi gli inviti rappresentano modelli ideali. Sebbene le sedi vicine al Parlamento europeo siano vantaggiose, potrebbero non essere sempre alla portata di tutti. Allo stesso modo, gli organizzatori non possono garantire un’elevata partecipazione da parte di personalità di spicco. È quindi del tutto ragionevole organizzare eventi puramente accademici quando non sono disponibili le risorse o la capacità necessarie per renderli rilevanti dal punto di vista politico.
Compiti e risorse: breve descrizione dei compiti e delle risorse necessarie a scienziati, responsabili dello scambio di conoscenze/responsabili della ricerca e policymaker
Facilitatori del workshop: i facilitatori hanno il compito di distribuire ai partecipanti le versioni cartacee o elettroniche degli inviti. Devono familiarizzarsi con entrambi gli inviti e riflettere in anticipo sulle differenze tra i due eventi.
Scienziati e altri partecipanti: i partecipanti leggono entrambe le lettere di invito e prendono parte alla discussione che ne segue. L’esercizio e la discussione richiedono complessivamente dai 10 ai 20 minuti.
Responsabili politici: se fossero presenti responsabili politici, il facilitatore dovrebbe coinvolgerli nella discussione e invitarli a condividere quali criteri un evento deve soddisfare affinché essi vi partecipino.
Risorse e approfondimenti
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