Policy Sessions auf wissenschaftlichen Konferenzen

Worum geht es bei diesem Format?

• Policy Sessions auf wissenschaftlichen Konferenzen sind eine hervorragende Möglichkeit, Policy-Perspektiven zu aktuellen Forschungsthemen zu gewinnen.
• Sie eignen sich gut, um Akteurinnen und Akteure in Politik und Verwaltung mit Forschenden aus verschiedenen Forschungsbereichen, Institutionen und Ländern zu vernetzen.
• Die Organisatorinnen und Organisatoren können die Sessions als Roundtables, Präsentationen von Forschenden sowie Gästen aus Politik und Verwaltung mit anschließender Fragerunde, Podiumsdiskussionen, World Café, Fishbowls oder anderen Formaten gestalten, die einen Dialog zwischen Wissenschaft und Politik ermöglichen.
• Die Organisatorinnen und Organisatoren müssen bei der Planung von Policy Sessions Ziele, Inhalte, Struktur und Zielgruppen festlegen.

Wie funktioniert das Format?

Wissenschaftliche Konferenzen sind essenziell, um die neuesten Forschungsergebnisse mit Fachkolleginnen und Fachkollegen zu teilen. Sie bieten zudem ausgezeichnete Gelegenheiten, einen Dialog zwischen Wissenschaft und Politik und Verwaltung zu etablieren. Während der Inhalt rein akademischer Sessions für Akteurinnen und Akteure in Politik und Verwaltung relevant sein kann, sind Diskussionen in wissenschaftlichen Formaten oft schwer verständlich für Personen, die mit wissenschaftlichen Debatten, Methoden, Fachbegriffen oder akademischer Sprache nicht vertraut sind.

Policy Sessions, die auch als Stakeholder Sessions bezeichnet werden, öffnen die Konferenz für nicht-akademische Zielgruppen. Policy Sessions können als Roundtables, Podiumsdiskussionen und Präsentationen von Forschenden sowie Akteurinnen und Akteuren in Politik und Verwaltung mit anschließender Fragerunde, World Cafés, Fishbowls oder anderen Formaten stattfinden und ermöglichen so einen Dialog zwischen Wissenschaft und Politik/Verwaltung.

Die Organisatorinnen und Organisatoren kleinerer wissenschaftlicher Konferenzen können Policy Sessions in die Planung integrieren. Bei großen Konferenzen gibt es oft eine Ausschreibung zur Einreichung von Vorschlägen für Policy Sessions. Organisatorinnen und Organisatoren müssen den Inhalt, die Struktur und die Zielgruppen der Sessions berücksichtigen. Wollen sie spezifische Themen mit technischem Wissen behandeln oder „große Fragen“ diskutieren? Ersteres eignet sich besser für Gäste aus Ministerien oder nachgeordneten Behörden mit Spezialwissen, Letzteres eher für Mitglieder des Parlaments oder Ministerinnen und Minister. In jedem Fall sollten aktuelle Themen ausgewählt werden, die für Gäste aus Politik und Verwaltung relevant sind.

Wissenschaftliche Konferenzen sind wichtig, um sich über den neuesten Stand der Forschung durch Vorträge zu informieren. Doch stundenlanges Zuhören bei Vorträgen kann ermüdend sein. Daher können Policy Sessions am Nachmittag oder am Abend eine willkommene Abwechslung bieten.

Die fruchtbarsten Diskussionen mit Akteurinnen und Akteuren in Politik und Verwaltung finden oft eher in den Kaffeepausen statt als auf der Bühne. Deshalb sollten die Organisatorinnen und Organisatoren eine Atmosphäre schaffen, die informelle Gespräche ermöglicht, zum Beispiel durch Buffets und Stehtische, an denen Teilnehmende die Tische wechseln und mit unterschiedlichen Forschenden ins Gespräch kommen können.

Herausforderungen (und wie man ihnen begegnet)

Mitglieder des Parlaments sowie Ministerinnen und Minister sind bekanntermaßen stark ausgelastet und erhalten wöchentlich zahlreiche Anfragen zu Veranstaltungen. Daher sollten Organisatorinnen und Organisatoren überlegen, welche Art von Gästen aus Politik und Verwaltung sie einladen möchten. Möchten sie Vertreterinnen und Vertreter aus der Praxis für Podiumsdiskussionen mit viel Publikum gewinnen, bieten sich Ministerinnen und Minister oder vergleichbare Positionen an. Für kleinere Roundtables eignen sich Gäste aus der Praxis auf der Ebene von Referaten. Die Sessions sollten für die Gäste aus Politik und Verwaltung attraktiv gestaltet werden. Beispielsweise sprechen Podiumsdiskussionen mit Forschenden sowie Stakeholdern aus dem dritten Sektor oder der Wirtschaft Politikerinnen und Politiker an, die an Stakeholder Dialogen interessiert sind.

Organisatorinnen und Organisatoren sollten es nicht persönlich nehmen, wenn die ursprünglich eingeladenen Gäste aus Politik und Verwaltung – einschließlich Ministerinnen und Minister oder Abgeordnete – auf ihre Mitarbeitenden verweisen, es sei denn, es sind besonders renommierte Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler wie Nobelpreisträgerinnen und -träger als Gesprächspartner geplant.

Während die Schaffung neuen Wissens ein eigenständiges Ziel der Wissenschaft ist, suchen Gäste aus Politik und Verwaltung nach der politischen Relevanz von Forschungsergebnissen. Theoretische Debatten oder methodische Ansätze sind zwar wichtig, können jedoch für Gäste aus der Praxis schwer verständlich sein. Forschende sollten sich daher darauf konzentrieren, ihr politikrelevantes Wissen zu teilen. Außerdem sollten Forschende Gäste aus Politik und Verwaltung darüber informieren, dass viele Forschende nur begrenztes Wissen über die Herausforderungen der Politikgestaltung und die Funktionsweise von Politik und Verwaltung, etwa Parlamente oder Ministerien, besitzen.

Aufgaben und Ressourcen

Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler

Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, die die Session organisieren, müssen die Struktur planen, Leitfragen für Moderatorinnen und Moderatoren sowie Teilnehmende vorbereiten und eine Zusammenfassung der Session verfassen.
Sollten sie sich mit politischen Themen noch nicht gut auskennen, sollten sich Forschende anhand offizieller Publikationen wie Strategiepapieren, Gesetzen oder Gesetzesentwürfen informieren. Sie sollten zudem die Profile der teilnehmenden Akteurinnen und Akteure in Politik und Verwaltung (Politikerinnen und Politiker) oder deren Stellenbeschreibungen (Referentinnen und Referenten; Organigramme sind hilfreich) lesen. Forschende sollten sie die zentralen Botschaften, die sie vermitteln wollen, gut überlegen.

Mitarbeitende im Wissenstransfer oder Wissenschaftsmanagement (Unterstützungsstrukturen)

Unterstützungsstrukturen können bei der Themenfindung für die Policy Sessions helfen, deren Integration in die akademische Veranstaltung vorschlagen, die Forschenden über aktuelle politische Themen informieren und organisatorische Unterstützung leisten, etwa bei der Raumbuchung oder Hotelreservierung. Sie können zudem bei der Vorbereitung von Pressemitteilungen und Beiträgen in sozialen Medien vor und nach der Policy Session unterstützen.

Akteurinnen und Akteure in Politik und Verwaltung

Während Forschende ihr Wissen verständlich für Akteurinnen und Akteure in Politik und Verwaltung aufbereiten müssen, sollten diese auch Herausforderungen der Politikgestaltung für ein fachfremdes Publikum erläutern können.

Gewählte Politikerinnen und Politiker sind es gewohnt, mit ihren Wählerinnen und Wählern zu sprechen und an öffentlichen Veranstaltungen teilzunehmen. Das kann sich für Mitarbeitende in Ministerien oder Behörden unterscheiden. Sollten Akteurinnen und Akteure in Politik und Verwaltung bisher wenig Kontakt zu Forschenden gehabt haben, sollten sie leicht verständliche Kernbotschaften vorbereiten. Zudem sollten sie grundlegendes Wissen über die Arbeit ihrer Institutionen und Herausforderungen in der Politikgestaltung vermitteln.

Wissenschaftliche Konferenzen bieten eine gute Gelegenheit, mit verschiedenen Forschenden in Kontakt zu treten. Gäste aus Politik und Verwaltung sollten daher die Teilnehmendenlisten und Panels prüfen, um interessante Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler für Gespräche zu identifizieren.

Je nach Ort und Dauer der Konferenz können Ausgaben für Catering, Konferenztechnik, Raummiete, Reisen und Unterkunft anfallen. Reise- und weitere Kosten können in Förderanträgen für die Konferenz berücksichtigt werden. Falls Teilnehmende eine Gebühr entrichten müssen, sollten Organisatorinnen und Organisatoren sicherstellen, dass Gäste aus Politik und Verwaltung von der Gebühr befreit sind.

Beispiel

Dr. Fabienne Pradella zur Organisation von Policy Sessions zu den Nachhaltigen Entwicklungszielen und gesunder Ernährung auf den Jahrestagungen der Deutschen Gesellschaft für Epidemiologie (DGEpi).

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