Caratteristiche principali in sintesi

• sessioni di discussione sulle politiche durante le conferenze accademiche rappresentano un ottimo modo per acquisire diverse prospettive sulle questioni di ricerca attuali.
• sono particolarmente adatte a mettere in contatto i policymaker con gli scienziati di diverse aree di ricerca, istituzioni e paesi.
• gli organizzatori possono strutturare le sessioni come tavole rotonde, presentazioni di scienziati e policymaker seguite da domande e risposte, dibattiti, World Café, discussioni a tavolino e altri formati che rendano possibile il dialogo tra scienziati e policymaker.
• nell’organizzare le sessioni di policy, i coordinatori devono decidere gli obiettivi, i contenuti, la struttura e i gruppi target.

Come funziona il modello

Le conferenze accademiche  sono fondamentali per condividere i risultati più recenti della ricerca con i colleghi scienziati. Tali conferenze offrono anche eccellenti opportunità per instaurare un dialogo tra scienziati e policymaker. Sebbene il contenuto delle sessioni puramente accademiche possa essere rilevante anche per i policymaker, le discussioni in queste sessioni potrebbero risultare complesse per coloro che non hanno familiarità con i dibattiti scientifici, le metodologie, la terminologia tecnica o il gergo accademico. Le sessioni di policy, che possono anche essere definite sessioni di coinvolgimento degli stakeholder, rappresentano un ottimo modo per aprire la conferenza a un pubblico non accademico. Le sessioni di policy possono svolgersi sotto forma di tavole rotonde, dibattiti e presentazioni di scienziati e policymaker, seguite da sessioni di domande e risposte, World Café, “fishbowl” o altri formati, favorendo il dialogo tra scienziati e policymaker.

Gli organizzatori di sessioni di policy di dimensioni più ridotte possono includere sessioni dedicate alle politiche pubbliche nella pianificazione delle stesse. Gli organizzatori di conferenze di grandi dimensioni possono invece richiedere proposte per tali sessioni.

I coordinatori devono tenere in considerazione il contenuto, la struttura e il pubblico di riferimento delle sessioni. Vogliono trattare argomenti specifici che richiedono competenze tecniche o dibattere su “grandi questioni”? Quest’ultima opzione è più adatta a parlamentari o ministri, mentre la prima è più indicata per funzionari pubblici di ministeri o agenzie con competenze specialistiche. In ogni caso, è fondamentale selezionare temi politici attuali e rilevanti per i policymaker.

Le conferenze accademiche  sono fondamentali per rimanere aggiornati sulle ricerche più all’avanguardia. Tuttavia, ascoltare presentazioni di articoli per diverse ore può essere estenuante per gli scienziati. Pertanto, le sessioni di discussione sulle politiche, che si tengono nel pomeriggio o in serata, possono rappresentare una valida alternativa alle presentazioni di articoli.

Inoltre, le discussioni più proficue con i policymaker spesso avvengono durante la pausa caffè piuttosto che sul palco. Pertanto, gli organizzatori dovrebbero predisporre un ambiente che favorisca la conversazione informale. Ad esempio, possono optare per buffet e tavoli alti, consentendo ai partecipanti di cambiare tavolo e parlare con diversi scienziati.

Sfide (e modi per affrontarle)

I parlamentari e i ministri sono notoriamente molto impegnati e ricevono ogni settimana decine di richieste di partecipazione a eventi. Gli organizzatori dovrebbero quindi valutare attentamente il tipo di policymaker che desiderano invitare. Se intendono invitare i policymaker a tavole rotonde con centinaia di partecipanti, possono concentrarsi sui ministri o su figure analoghe. Se invece preferiscono invitare i policymaker a tavole rotonde più ristrette, dovrebbero rivolgersi ai funzionari a livello di unità. Gli organizzatori delle sessioni di policy dovrebbero anche cercare di renderle più attraenti per i policymakers. Ad esempio, la partecipazione a una tavola rotonda con scienziati e rappresentanti del terzo settore o del mondo imprenditoriale è un’opzione interessante per i politici desiderosi di dialogare con le parti interessate. Gli organizzatori non dovrebbero offendersi se i policymaker, inclusi ministri o parlamentari, suggeriscono di inviare il proprio staff, a meno che non abbiano in programma di coinvolgere scienziati di altissimo livello, come i premi Nobel, nella discussione politica.

Sebbene la creazione di nuove conoscenze sia un obiettivo in sé nella scienza, i policymaker devono valutare la rilevanza pratica dei risultati della ricerca. Le discussioni su dibattiti teorici o approcci metodologici sono fondamentali nelle conferenze accademiche, ma potrebbero richiedere un maggiore impegno da parte dei policymaker per essere seguite. Pertanto, gli scienziati dovrebbero concentrarsi sulla condivisione delle proprie conoscenze pertinenti piuttosto che su questioni che i policymaker non comprendono. Gli scienziati dovrebbero inoltre informare i policymaker che molti di loro non possiedono una conoscenza approfondita delle sfide che l’elaborazione delle politiche deve affrontare e del funzionamento delle istituzioni che la gestiscono, come i parlamenti o i ministeri.

Compiti e risorse

Scienziati

Gli scienziati che organizzano la sessione devono pianificarne la struttura, preparare domande guida per il moderatore e i partecipanti e redigere una sintesi della sessione.

Se hanno bisogno di approfondire le questioni politiche, gli scienziati che organizzano la sessione o che svolgono un ruolo significativo, come ad esempio i relatori, dovrebbero studiare le tematiche consultando pubblicazioni ufficiali quali documenti strategici, leggi o proposte legislative. Dovrebbero inoltre leggere le biografie o le descrizioni delle mansioni dei responsabili politici partecipanti. Per le descrizioni delle mansioni, ad esempio quelle dei funzionari pubblici, gli organigrammi possono essere utili. Dovrebbero infine riflettere sui messaggi chiave che desiderano comunicare ai responsabili politici.

Personale di supporto (i mediatori della conoscenza e della ricerca)

Il personale di supporto può aiutare a individuare possibili argomenti per le sessioni di policy, suggerire di includerli nell’ambito degli eventi accademici e informare gli scienziati partecipanti sulle questioni politiche attuali. Può anche fornire assistenza per l’organizzazione della sessione, come la prenotazione di sale riunioni o camere d’albergo. Inoltre, può aiutare a preparare comunicati stampa e post per i social media prima o dopo la sessione politica.

Policymaker

Se da un lato gli scienziati devono presentare le proprie conoscenze in modo comprensibile ai policymaker, dall’altro questi ultimi devono anche illustrare le sfide del processo decisionale a un pubblico non specializzato. I politici eletti sono abituati a parlare con i propri elettori e a partecipare a eventi pubblici. La situazione potrebbe essere diversa per i policymaker che lavorano nei ministeri o nelle agenzie. Se i policymaker non hanno avuto precedenti contatti con gli scienziati, dovrebbero preparare messaggi chiave di facile comprensione. Dovrebbero inoltre fornire informazioni di base sul lavoro delle proprie istituzioni e sulle sfide politiche che devono affrontare.

Le sessioni di policy rappresentano un ottimo modo per entrare in contatto con diversi scienziati. I policymaker (o i loro assistenti) dovrebbero quindi consultare l’elenco dei partecipanti e dei panel per individuare gli scienziati che potrebbero desiderare di incontrare.

Infine, il personale di supporto può aiutare i policymaker a registrarsi alla conferenza. La procedura di iscrizione per le grandi conferenze può essere molto complessa, quindi il personale di supporto dovrebbe occuparsi della registrazione per conto dei policymaker.

Finanziamenti necessari per le attività

A seconda della sede e della durata della conferenza, le spese possono includere catering, attrezzature per la conferenza, affitto della sede, viaggi e alloggio. Le spese di viaggio e altri costi possono essere inclusi nelle richieste di finanziamento per la conferenza. Se i partecipanti alla conferenza devono pagare una quota di iscrizione, gli organizzatori devono assicurarsi che i policymaker siano esentati dal pagamento.

Le sessioni di policy nell’ambito delle conferenze rappresentano un formato efficiente in termini di risorse, poiché gli scienziati parteciperanno comunque alla conferenza.

Esempi

La dottoressa Fabienne Pradella parla dell’organizzazione di sessioni di policy sugli Obiettivi di Sviluppo Sostenibile e sulla sana alimentazione in occasione delle conferenze annuali della Società Tedesca di Epidemiologia (DGEpi).

[Questo articolo dell’ENGAGEgreen Policy Engagement Toolkit è stato tradotto dall’inglese all’italiano da Sabrina Daly – Daly’s Translation Centre]

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