Descrizione

Per garantire che le evidenze scientifiche si traducano in politiche di grande impatto, è fondamentale uno scambio diretto tra ricercatori e responsabili politici. Questo evento mirava a colmare il divario tra il mondo scientifico e gli attori del processo decisionale a livello sia locale che nazionale. Ha rappresentato una piattaforma fondamentale per consentire agli scienziati di diffondere efficacemente i risultati dei progetti e i propri suggerimenti, e ai responsabili politici di esprimere le loro esigenze pratiche, le preoccupazioni e le priorità, assicurando che la scienza rimanga rilevante e applicabile.

Organizzato congiuntamente da Erasmus+ ENGAGEgreen e dal progetto Horizon Europe PLANET4HEALTH, e ospitato dall’Università Pompeu Fabra di Barcellona (partner del progetto PLANET4HEALTH), l’evento ha trattato una gamma ampia e cruciale di argomenti, concentrandosi sulle politiche urbane, ambientali e sanitarie.

L’evento ha promosso e reso possibile la collaborazione tra i vari progetti e ha coinvolto diversi gruppi di parti interessate, quali autorità locali, ministeri nazionali, settore imprenditoriale e società civile, gettando le basi per massimizzare l’impatto della ricerca finanziata dall’UE e garantire la sostenibilità a lungo termine degli strumenti e delle raccomandazioni sviluppati.

Com’è strutturato il modello

Prima dell’evento

L’unità ENGAGEgreen del Dipartimento di Economia dell’Università Ca’ Foscari, che gestisce anche PLANET4HEALTH, organizza incontri preliminari con entrambi i consorzi per definire un tema centrale. Insieme ai partner e ai membri del comitato consultivo, redige un elenco di esperti in materia in linea con l’argomento scelto.

Una volta confermata la disponibilità, il team di coordinamento mette a punto il programma e la scaletta dei relatori per le sessioni. Vengono mantenuti incontri online regolari con l’università ospitante per garantire la coordinazione ed evitare sviste logistiche.

I relatori invitati ricevono informazioni complete relative alla sede, al programma e alle procedure di rimborso spese. Viene inoltre fornito loro l’elenco definitivo dei partecipanti al panel e le biografie dei relatori per consentire loro di conoscersi. Vengono inviati promemoria sia ai relatori presenti in loco che a quelli in remoto.

Durante l’evento

Gli organizzatori gestiscono l’accoglienza e la registrazione dei partecipanti. Il team facilita le connessioni a distanza per i relatori virtuali e si coordina con il personale addetto al catering per garantire che i rinfreschi coincidano con le pause previste.

Dopo l’evento

Gli organizzatori inviano un messaggio di ringraziamento ai relatori e ai partecipanti, invitandoli a seguire gli aggiornamenti del progetto sui social media e chiedendo loro di compilare un questionario di feedback per valutare l’impatto e l’organizzazione della sessione.

Chi sono i partecipanti

22 ricercatori

3 policymaker

1 ONG/società civile

7 Project/Research manager

Sfide (e in che modo affrontarle)

• Definire con largo anticipo la lista dei relatori e, di conseguenza, il programma, in modo da avere tempo sufficiente per la promozione prima della scadenza delle iscrizioni. Misure di mitigazione: riunioni regolari tra i team organizzativi principali (ad es. organizzatore principale e ospitante).
• Indisponibilità dei relatori in presenza all’ultimo minuto. Misure di mitigazione: predisporre in anticipo un link per la riunione online e selezionare una sala dotata dell’attrezzatura adeguata nel caso di una sessione ibrida. Inviare un promemoria via e-mail il giorno stesso e un’ora prima dell’evento per assicurarsi che i relatori in remoto si colleghino in tempo.

Compiti e risorse

Team organizzatore

• Contenuti dell’evento: coordina l’ordine del giorno, contatta i partner per individuare i relatori più adatti e definisce la lista dei relatori per ciascuna sessione.
• Aspetti logistici: organizza la pre-registrazione e la comunicazione, la sala riunioni e i servizi di ristorazione.

Istituzione ospitante

L’istituzione ospitante è coinvolta in tutte le fasi preliminari, ma soprattutto in tutti gli aspetti logistici in loco, quali il contatto con i servizi di ristorazione, la stampa del materiale essenziale e la prenotazione della sala. Possibile supporto nell’individuazione di alloggi nelle vicinanze per i relatori.

Relatori

I partecipanti alla tavola rotonda si incontrano separatamente con gli organizzatori per un briefing sugli argomenti, sul background degli altri relatori e sul formato della sessione (ad es. presentazioni individuali, tavole rotonde o sessioni di domande e risposte). Ricevono aggiornamenti tempestivi su tempistiche, logistica e requisiti di presentazione.

Finanziamento richiesto

Rimborso delle spese di viaggio/alloggio per alcuni relatori.

Servizi di ristorazione per i momenti informali, quali la pausa caffè e il pranzo di networking al termine della formazione.

Fonti e approfondimenti

Post su LinkedIn

Comunicato stampa di MEDIALAB UGR

Sito web di progetto PLANET4HEALTH

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