Einblicke aus einer zweitägigen Fachveranstaltung an der Vertretung des Landes Hessen in Brüssel

Das Wichtigste auf einen Blick

• Mehrtägiges Multiformat: Zweitägige Fachveranstaltung in Brüssel, bestehend aus einem informellen Auftaktessen, einem Fach-Workshop mit Vertreterinnen und Vertretern der Europäischen Kommission sowie zwei Podiumsdiskussionen.
• Zielgruppenreichweite: Rund 60 Anmeldungen aus Politik und Verwaltung; ca. 40 Teilnehmende am Haupttag zusammen mit Forschenden der Universitäten Frankfurt, TU Darmstadt und Vic.
• Strategische Partnerschaft: Erfolgreiche Nutzung langjähriger Kooperationsstrukturen mit der Vertretung des Landes Hessen bei der EU, die seit 2018 als verlässlicher Partner fungiert.
• Profi-Moderation: Einsatz eines externen Profi-Moderators zur exakten Einhaltung des straffen Zeitplans (2 x 45 Minuten Podium).

Wie hat das Format funktioniert?

Schritt 1: Konzeption und Themenfindung

Das Team Transfer in Politik und Gesellschaft an der Goethe-Universität Frankfurt , welches das Erasmus+-Projekt ENGAGEgreen und das Mercator Science-Policy Fellowship-Programm koordiniert, pflegt seit 2018 einen engen Draht zur Vertretung des Landes Hessen bei der Europäischen Union. Im September 2023 fragte das Team dort eine Kooperation für ein Event zum Thema „Grüner Wandel“ an. Die Landesvertretung beriet bei der inhaltlichen Schärfung hin zu Themen mit aktueller Brüsseler Relevanz.

Gemeinsam konzipierten die Goethe-Universität und die Landesvertretung das Format für den 11. und 12. März 2024.

Kernziele der Veranstaltung:

• Evidenz bereitstellen: Praxisorientierter Überblick über den aktuellen Forschungsstand zu technischen Innovationen für die grüne Transformation sowie den politischen und finanziellen Rahmenbedingungen.
• Vernetzung fördern: Direkter Austausch zwischen Forschenden (Goethe-Uni Frankfurt, TU Darmstadt, Uniniversität Vic) und Mitarbeitenden der EU-Kommission, regionaler Regierungen, NGOs und Wirtschaftsverbände.
• Bedarfe verstehen: Einblicke in den konkreten Wissensbedarf der Europäischen Kommission zur Planung künftiger Transferformate.

Schritt 2: Planung und gezielte Kontaktaufnahme

Die Hessische Landesvertretung steuerte ihren etablierten Brüsseler Verteiler bei. Parallel sprachen das Team Transfer in Politik und Gesellschaft direkte Kontakte in den EU-Institutionen an.

• Speaker-Gewinnung: Das Team Transfer in Politik und Gesellschaft identifizierte Ende 2023/Anfang 2024 gezielt Vertretende relevanter Generaldirektionen (GD) der EU-Kommission. Genutzt wurden persönliche Kontakte früherer Events sowie die systematische Auswertung aktueller GD-Organigramme.
• Gästemanagement: Anfang Februar 2024 versandten die Landesvertretung und das Team Transfer in Politik und Gesellschaft an der Goethe-Universität Frankfurt die offiziellen Einladungen. Bis Mitte Februar lagen ca. 60 Anmeldungen vor.
• Logistik & Raum: Das Veranstaltungsteam der Landesvertretung übernahm Raumvorbereitung und Catering.
• Externe Moderation: Für die zwei 45-minütigen Podien wurde frühzeitig der externe Moderator Kai Bruns engagiert. Ein ausführliches Briefing inkl. Referenten-Biografien und Leitfragen stellte den reibungslosen Ablauf sicher.
• Briefing der Teilnehmenden: Das Team Transfer in Politik und Gesellschaft klärte inhaltliche und organisatorische Fragen im Vorfeld auf bilateraler Basis mit den Teilnehmenden der Podiumsdiskussionen.

Schritt 3: Durchführung

Die Veranstaltung startete am 11. März 2024 mit einem informellen Abendessen im kleineren Kreis (ca. 12 Personen). Dieser Rahmen diente dem gezielten Vertrauensaufbau zwischen ausgewählten Forschenden und Vertreter:innen der Europäischen Kommission sowie verschiedener NGOs.

Das Hauptprogramm folgte am 12. März 2024 mit etwa 40 Teilnehmenden:

• 10:00–12:00 Uhr | Praxis-Workshop: Mitarbeitende zweier Generaldirektionen der EU-Kommission erläuterten ihren konkreten Bedarf an wissenschaftlicher Evidenz sowie die genutzten Beratungskanäle. Forschende erhielten direkte Einblicke in die Arbeitsabläufe der Europäischen Kommission.
• 12:00–12:30 Uhr | Networking-Mittagessen
• 12:30–12:45 Uhr | Begrüßung: Claus-Peter Appel (Stellvertretender Leiter der Hessischen Landesvertretung) und Prof. Michèle Knodt (TU Darmstadt).
• 12:45–14:15 Uhr | Podiumsdiskussionen

Panel 1: Technische Innovationen für den ökologischen Wandel

• Prof. Christian Beidl (Verbrennungsmotoren und Antriebssysteme, TU Darmstadt)
• Dr. Bernd Biervert (Referatsleiter GD Forschung und Innovation, EU-Kommission)
• Dr. Mabel Mora Garrido (Leiterin Umwelttechnologien, BETA Tech Center, Universität Vic)
• Prof. Anna Possner (Atmosphärenphysik und Klima, Goethe-Universität Frankfurt)

Panel 2: Politische und finanzielle Rahmenbedingungen für Schlüsseltechnologien

• Prof. Tobias Berg (Lehrstuhl für Bankwesen, Goethe-Universität Frankfurt)
• Beatrice Coda (Referatsleiterin CINEA / GD Energie, EU-Kommission)
• Dr. Cristian Kanovits (Teamleiter GD Binnenmarkt, Industrie, Unternehmertum und KMU)
• Prof. Michèle Knodt (Vergleichende Politikwissenschaft, TU Darmstadt)

Schritt 4: Nachbereitung und Follow-up

Innerhalb einer Woche nach dem Event stellte das Team Transfer in Politik und Gesellschaft allen Beteiligten eine Kontaktsammlung zur Verfügung. Aus den Erstkontakten haben sich fortlaufende Kontakte zu entwickelt.

Herausforderungen und Erfolgsfaktoren

Der reibungslose Ablauf basierte maßgeblich auf bestehenden Strukturen. Das Team Transfer in Politik und Gesellschaft griff auf eingespielte Prozesse aus dem ENGAGEgreen-Projekt sowie dem Mercator Science-Policy Fellowship-Programm zurück. Forschende konnten sich voll auf die Inhalte konzentrieren, während das Transferteam und die Landesvertretung die Organisation übernahmen.

Tipp für Erstveranstalter:

Wer ohne etablierte Netzwerke startet, sollte deutlich mehr Vorlaufzeit für die Vorbereitung einplanen. Nutzen Sie Ihre Landesvertretung in Brüssel als Türöffner! Landesvertretungen verfügen meist über hervorragende Räumlichkeiten, Event-Erfahrung und erprobte Mailverteiler. Sie haben zudem ein Eigeninteresse an Erhöhung der Sichtbarkeit der Wissenschaftseinrichtungen aus ihren Bundesländern.

Standortvorteil der Hessischen Landesvertretung:

• Strategische Lage in Laufnähe zum EU-Parlament und zu vielen Kommissionsgebäuden.
• Über 100 Events pro Jahr, eigenes Veranstaltungsteam, kostenfreie Raumnutzung nach vorheriger Absprache.
• Wichtiger Hinweis: Anfragen für gemeinsame Veranstaltungen müssen mindestens sechs Monate vor dem geplanten Termin gestellt werden.

Aufgaben und Ressourcen

Forschende

• Erstellten leicht verständliche Policy-Präsentationen und beantworteten Fragen während der kurzen Podiumsdiskussionen
• Gestalteten den thematischen Rahmen mit und schlugen relevante Expertenkontakte vor

Mitarbeitende in Wissenschaftsmanagement und Wissenstransfer

• Standen in Kontakt mit der Landesvertretung Hessens bei der EU und sprachen potenzielle Podiumsteilnehmende der drei Universitäten sowie in den zuständigen Generaldirektionen an
• Kümmerten sich um Mailinglisten, Einladungsprozesse, Catering und die Berichterstattung in den sozialen Medien

Akteure in Politik und Verwaltung

• Nahmen am informellen Abendessen, am Workshop und an den Podiumsdiskussionen teil
• Beantworteten Fragen von Forschenden und dem Publikum während der Podiumsdiskussionen
• Knüpften direkte Kontakte zu Forschenden für einen langfristigen Wissensaustausch

Ein Hinweis zu den Kosten

Die Gesamtkosten – einschließlich Verpflegung, Reisekosten und Moderation – beliefen sich auf rund 7.500 €. Die Vertretung des Landes Hessen bei der EU stellte den Veranstaltungsort und die Getränke kostenlos zur Verfügung, was die Gesamtkosten erheblich senkte.

Do you want to know more about the policy engagement toolkit?

Do you want to share your experience in policy engagement? Do you think about contributing to the policy engagement toolkit? Feel free to contact Tome Sandevski via science-policy@pvw.uni-frankfurt.de