Lezioni apprese da un evento di due giorni presso la Rappresentanza dello Stato dell’Assia presso l’Unione Europea

Caratteristiche principali in sintesi

• Evento di due giorni a Bruxelles che ha combinato una cena informale, un workshop con policymaker della Commissione Europea e due tavole rotonde: circa 60 policymaker e professionisti si sono registrati, di cui circa 40 hanno partecipato alla giornata principale, insieme a ricercatori di tre università.
• Partendo da una collaborazione già consolidata con la Rappresentanza dello Stato dell’Assia presso l’UE, che dal 2018 aveva già ospitato diversi eventi per gli organizzatori sulle politiche, si è potuto sfruttare un vantaggio non indifferente nella pianificazione di un primo evento a Bruxelles.
• Un moderatore esterno professionista ha garantito che le due tavole rotonde, della durata di 45 minuti ciascuna, si svolgessero nei tempi previsti e in modo ordinato, sollevando gli organizzatori dall’onere di moderare l’evento.

Come funziona il modello

Fase 1: Concettualizzazione

La Policy Engagement Unit della Goethe University Frankfurt, che coordina il progetto Erasmus+ ENGAGEgreen e il Mercator Science-Policy Fellowship Programme delle Rhine-Main Universities (TU Darmstadt, Goethe University Frankfurt, e Johannes Gutenberg University Mainz), aveva  organizzato vari eventi sulle politiche presso la Rappresentanza dello Stato dell’Assia presso l’UE a partire dal 2018. Nel settembre 2023, la Policy Engagement Unit ha contattato la Rappresentanza dello Stato dell’Assia in merito a un possibile evento sulle transizioni verdi. La Rappresentanza dello Stato dell’Assia presso l’UE ha fornito consulenza sui temi i quali erano di particolare rilevanza politica per Bruxelles.

La Policy Engagement Unit della Goethe University Frankfurt e la Rappresentanza dello Stato dell’Assia presso l’UE hanno co-progettato l’evento di due giorni, programmandolo per l’11 e 12 marzo 2024.

Obiettivi principali dell’evento:

• Fornire una panoramica applicativa della ricerca all’avanguardia sulle innovazioni tecniche per la transizione ecologica e sui quadri politici e finanziari per la diffusione delle tecnologie chiave.
• Mettere in contatto diretto i ricercatori della Goethe University Frankfurt, della TU Darmstadt e della University of Vic con i professionisti che si occupano di politiche pubbliche presso la Commissione Europea, i governi regionali e nazionali, nonché con i rappresentanti di ONG e associazioni imprenditoriali.
• Fornire una panoramica delle esigenze di competenze all’interno della Commissione Europea per consentire ai nostri ricercatori di individuare al meglio le opportunità di collaborazione e i possibili formati di coinvolgimento.

Fase 2: Pianificazione e coinvolgimento mirato

La Rappresentanza dello Stato dell’Assia mantiene un’eccellente mailing list, creata grazie ai propri eventi di informazione. Ricercatori e mediatori della ricerca delle tre università partecipanti hanno inoltre invitato personalmente i professionisti di Bruxelles che già conoscevano.

• Relatori ed esperti della Commissione: La Policy Engagement Unit ha individuato e invitato rappresentanti di diverse Direzioni generali della Commissione Europea tra la fine del 2023 e l’inizio del 2024, avvalendosi di due approcci complementari: i contatti personali instaurati durante i precedenti eventi di Bruxelles e una revisione sistematica degli organigrammi delle Direzioni generali interessate (per maggiori informazioni su questa tecnica, si veda il nostro articolo sulle principali fonti di informazione).
• Pubblico del panel: la Rappresentanza dello Stato dell’Assia presso l’Unione Europea e la Policy Engagement Unit hanno inviato gli inviti ufficiali all’inizio di febbraio 2024.
• Registrazione: all’inizio di febbraio 2024, circa 60 policymaker e altri professionisti con sede a Bruxelles si erano registrati.
• Logistica: il team eventi della Rappresentanza dello Stato dell’Assia si è occupato dell’organizzazione del catering e della preparazione della sala eventi.
• Moderazione: con due tavole rotonde di 45 minuti in programma, gli organizzatori hanno deciso fin da subito di avvalersi di un moderatore esterno esperto, in grado di far rispettare i tempi, anziché moderare direttamente. La Policy Engagement Unit ha tenuto una teleconferenza preparatoria con il moderatore, Kai Bruns, fornendogli un briefing con le biografie dei relatori e le domande guida.
• Preparazione dei relatori: la Policy Engagement Unit della Goethe University Frankfurt ha informato tutti i relatori prima dell’evento.

Fase 3: Implementazione

L’evento si è aperto con una cena informale l’11 marzo 2024. Si è trattato di un incontro volutamente separato e più ristretto, a cui hanno partecipato circa 12 rappresentanti della Goethe University Frankfurt, della TU Darmstadt e della University of Vic, della Commissione Europea e di vari think tank e ONG, tutti professionisti che gli organizzatori già conoscevano personalmente, e non un sottoinsieme delle 60 persone iscritte per la giornata principale.

Il programma principale si è svolto il 12 marzo 2024, con la partecipazione di circa 40 persone:

• 10:00–12:00 Workshop con policymaker di due Direzioni generali della Commissione Europea, che hanno discusso delle loro esigenze in termini di competenze scientifiche e dei canali che utilizzano per reperirle. I ricercatori partecipanti hanno potuto osservare da vicino il lavoro quotidiano dei policymaker della Commissione Europea.
• 12:00–12:30 Pranzo 
• 12:30–12:45 Discorso di benvenuto e introduzione, a cura di Claus-Peter Appel (vice capo della Rappresentanza dello Stato dell’Assia presso l’UE) e della professoressa Michèle Knodt (Chair of Comparative Politics and European Integration, TU Darmstadt).
• 12:45–14:15: Tavole rotonde

Panel 1: Innovazioni tecniche per la transizione ecologica

• Prof Christian Beidl, Chair of Internal Combustion Engines and Powertrain Systems, TU Darmstadt
• Dr Bernd Biervert, Head of Unit “Planet, People and Science for Policy – Clean Planet, Clean Energy Transitions”, DG Research and Innovation, Commissione Europea
• Dr Mabel Mora Garrido, Leader of the Environmental Technologies research line, BETA Technological Centre, University of Vic – Central University of Catalonia
• Prof Anna Possner, Chair of Atmospheric Physics and Climate, Goethe University Frankfurt

Panel 2: Quadri politici e finanziari per lo sviluppo e l’implementazione di tecnologie chiave

• Prof Tobias Berg, Chair of Banking, Goethe University Frankfurt
• Beatrice Coda, Seconded Head of Unit to CINEA, CEF Energy and Renewable Energy Financing Mechanism, DG Energy, Commissione Europea
• Dr Cristian Kanovits, Team Leader, DG Internal Market, Industry, Entrepreneurship and SMEs, Commissione Europea
• Prof Michèle Knodt, Chair of Comparative Politics and European Integration, Institute for Political Science, TU Darmstadt

Fase 4: Follow-up post-evento

A distanza di una settimana dall’evento, la Policy Engagement Unit ha condiviso i recapiti dei ricercatori e dei professionisti politici partecipanti. Da allora, diversi ricercatori e professionisti politici sono rimasti in contatto, scambiandosi aggiornamenti sui nuovi risultati delle ricerche e sugli sviluppi politici a livello europeo.

Sfide e come affrontarle

Nel complesso, l’evento si è svolto senza intoppi, ma è opportuno spiegarne i motivi, in modo che altre università possano calibrare le proprie aspettative. La Policy Engagement Unit della Goethe University Frankfurt collaborava già con ricercatori e mediatori della ricerca di Francoforte, della TU Darmstadt e della University of Vic attraverso il progetto ENGAGEgreen e il Mercator Science-Policy Fellowship Programme, e aveva già organizzato tre eventi politici presso la Rappresentanza dello Stato dell’Assia presso l’UE. Ciò ha comportato la presenza di consolidate relazioni di lavoro, routine condivise e fiducia reciproca ancor prima dell’inizio della pianificazione: i ricercatori hanno potuto concentrarsi interamente sulla presentazione dei loro risultati, mentre la Policy Engagement Unit e i responsabili eventi della Rappresentanza si sono occupati dell’aspetto organizzativo.

Le università sprovviste di questo tipo di infrastruttura preesistente dovrebbero aspettarsi che la prima edizione di un evento comparabile richieda un tempo di coordinamento notevolmente maggiore, semplicemente per consolidare i rapporti di lavoro su cui questo team può già contare.

Vale anche la pena capire cosa rende la Rappresentanza dello Stato dell’Assia presso l’UE un partner così efficace: organizza più di 100 eventi politici all’anno, dispone di un team dedicato agli eventi e di una mailing list ben curata, ed è ben nota ai policymaker di Bruxelles. La sua posizione, a pochi passi dal Parlamento europeo e dalla maggior parte delle DG della Commissione Europea, la rende una sede molto ambita. Il principale limite pratico è la disponibilità: la Rappresentanza dello Stato dell’Assia presso l’Unione Europea deve essere prenotata almeno sei mesi prima della data prevista per l’evento. Si tratta di un vincolo di calendario per la prenotazione della sede e della data, e non riflette l’effettivo lavoro svolto per la pianificazione dell’evento. Per maggiori informazioni, consultare la tabella delle risorse qui sotto.

Un consiglio per chi organizza eventi per la prima volta
Se la vostra istituzione sta organizzando un evento politico a Bruxelles per la prima volta, contattate la vostra rappresentanza regionale o nazionale a Bruxelles e chiedete se sarebbero disposti a ospitare l’evento presso la loro sede e a supportarvi nell’organizzazione. La maggior parte dei Länder tedeschi, e molte regioni e paesi in tutta Europa, hanno uffici di rappresentanza a Bruxelles e spesso sono realmente interessati a ospitare eventi di rilievo, poiché ciò contribuisce anche ad accrescere la loro visibilità. Oltre alla sede, vale la pena chiedere nello specifico cos’altro possono offrire: l’accesso alla loro mailing list esistente (molto più efficiente che crearne una da zero), un team interno per l’organizzazione di eventi e il servizio di catering. Tutti questi elementi possono ridurre significativamente sia i costi che il carico di lavoro organizzativo, come dimostra questo evento.

Compiti e risorse

Ricercatori

• Preparazione proposte sulle politiche accessibili e risposta alle domande in modo conciso durante le brevi tavole rotonde.
• Contributo alla definizione dell’ambito tematico e suggerimento di contatti di esperti pertinenti.

Responsabili della ricerca e promotori della conoscenza

• Collaborazione con la Rappresentanza dello Stato dell’Assia presso l’UE e contatto con potenziali relatori presso le tre università e le DG competenti.
• Gestione delle mailing list, dei flussi di lavoro per gli inviti, del catering e della copertura sui social media.

Policymaker

• Partecipazione alla cena informale, al workshop e alle tavole rotonde.
• Risposta alle domande dei ricercatori e del pubblico durante i panel.
• Contatti diretti con ricercatori accademici per uno scambio di conoscenze a lungo termine.

Nota sui costi

La spesa totale, comprensiva di catering, viaggi e moderazione, si è aggirata intorno ai 7.500 euro. La Rappresentanza dello Stato dell’Assia presso l’UE ha messo a disposizione gratuitamente la sede dell’evento e le bevande, riducendo significativamente i costi complessivi.

[Questo articolo dell’ENGAGEgreen Policy Engagement Toolkit è stato tradotto dall’inglese all’italiano da Sabrina Daly – Daly’s Translation Centre]

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