Informations-Seminar für Forschungsmanager und -administratoren

Worum geht es in diesem Format?

Forschungsmanager und -administratoren (Research Managers and Administrators-RMAs) können aus einer Reihe von Gründen, die über ihre traditionell wahrgenommenen administrativen Aufgaben hinausgehen, eine entscheidende Rolle bei der Verbindung von Wissenschaft und Politik spielen:

1) RMAs identifizieren und beobachten systematisch Möglichkeiten der Zusammenarbeit im Rahmen nationaler, europäischer und internationaler Förderprogramme. Dank ihrer detaillierten Kenntnisse spezifischer Themen und Ausschreibungen sowie der strategischen Prioritäten der Förderorganisationen sind sie in der Lage, Projekte zu identifizieren, bei denen die Einbindung öffentlicher Stellen entweder unerlässlich oder von großem Nutzen ist. Auf diese Weise tragen RMAs dazu bei, eine Brücke zwischen der akademischen Forschung und den praktischen Bedürfnissen der öffentlichen Verwaltung auf nationaler und lokaler Ebene zu schlagen.

2) In den letzten Jahren hat sich die Rolle der RMAs deutlich professionalisiert und erweitert. Sie sind nicht mehr nur Projektverwalter; sie tragen zunehmend zur Konzeption und Mitgestaltung institutioneller Strategien bei und unterstützen neue Formen der Zusammenarbeit. Dies ermöglicht es ihnen, die Zusammenarbeit mit politischen Entscheidungsträgern systematisch in die langfristigen Strategien der Hochschulen zu integrieren und evidenzbasierte Politikgestaltung als natürlichen Bestandteil des Wissenschaftstransfers der Hochschulen zu fördern.

3) Als Teil der Hochschulverwaltung fungieren RMAs zudem als wichtige Ansprechpartner. Entscheidungsträger wissen oft nicht, an welche Experten sie sich zu einem bestimmten Thema wenden sollen, während einzelne Forscher nicht immer aktiv über ihre eigenen akademischen Gemeinschaften hinaus kommunizieren. RMAs hingegen haben einen Überblick über die institutionellen Forschungskapazitäten über Fakultäten und Disziplinen hinweg, was es ihnen ermöglicht, effektiv zwischen den Bedürfnissen öffentlicher Institutionen und den relevanten akademischen Experten zu vermitteln.

Das Informationsseminar zu evidenzbasierter Politikgestaltung und deren Integration in Forschungs- und Bildungsprojekte zielt darauf ab, ForschungsmanagerInnen mit praktischen Instrumenten und Wissen auszustatten, die es ihnen ermöglichen, die Zusammenarbeit zwischen Wissenschaft und Politik effektiv zu unterstützen.

So funktioniert das Format?

Seminare zu diesem Thema lassen sich am besten in Gruppenform statt durch Einzelberatungen durchführen. Forschungsmanager und -administratoren stellen hinsichtlich Fachwissens, Berufserfahrung und funktionaler Rollen eine sehr heterogene Gruppe dar. Ein gruppenbasierter Rahmen schafft daher Raum für intensive Diskussionen, den Austausch unterschiedlicher Perspektiven und den Austausch praktischer Erfahrungen, was den Mehrwert des Seminars im Vergleich zu einem Einzelformat erheblich steigert.

Das Seminar kann auf verschiedenen institutionellen Ebenen durchgeführt werden, von einzelnen Fakultäten oder Universitäten bis hin zur nationalen Ebene über fachliche Plattformen und Verbände von Forschungsmanagern und -verwaltern. Die Beteiligung der institutionellen Führung ist ebenfalls von großem Nutzen, da sie dazu beiträgt, die konzeptionelle Unterstützung für das Thema im Anschluss sicherzustellen (beispielsweise durch die Schaffung spezieller Stellen für Manager innerhalb der Projekt-Unterstützungseinheiten). Bei einer Durchführung auf internationaler Ebene sollte der Schwerpunkt des Seminars auf den Austausch von Erfahrungen und bewährten Praktiken ausgerichtet werden, wobei Unterschiede in den öffentlichen Verwaltungssystemen, institutionellen Rahmenbedingungen und politischen Entscheidungsprozessen der einzelnen Länder zu berücksichtigen sind.

Das Informations-Seminar für RMAs sollte folgende Bereiche abdecken:

1) Wesentliche Vorteile der Zusammenarbeit zwischen Forschenden und Akteurinnen und Akteuren in Politik und Verwaltung in Projekten

• Zugang zu Daten und Praxis: Öffentliche Behörden stellen Daten, Informationen und Fallstudien zur Verfügung, die im akademischen Umfeld normalerweise nicht zugänglich sind.
• Gegenseitiger Kapazitätsaufbau: Universitäten stärken ihre Fähigkeit zur Kommunikation mit der angewandten Praxis, während öffentliche Einrichtungen Zugang zu den neuesten wissenschaftlichen Erkenntnissen erhalten.
• Strategische und finanzielle Vorteile: Die Einbindung nicht-akademischer Partner ist eine zentrale Voraussetzung in vielen Förderprogrammen (Horizon Europe, Interreg, EFRE, nationale Programme).
• Erhöhte gesellschaftliche Wirkung der Forschung: Forschende können direkt zur Politikgestaltung beitragen und die Relevanz ihrer Projekte steigern, indem sie sich mit großen gesellschaftlichen Herausforderungen wie Klimawandel, öffentlicher Gesundheit, Stadtentwicklung und digitaler Transformation auseinandersetzen.

2) Ermittlung von Projektmöglichkeiten in aktuellen Förderprogrammen

• Regelmäßige Beobachtung offener Ausschreibungen auf den Portalen von Förderorganisationen und Abgleich dieser Ausschreibungen mit den strategischen Prioritäten der Universität oder der Fakultät sowie mit den Bedürfnissen der öffentlichen Verwaltung.
• Aufbau von Kontaktnetzwerken zwischen Projektförderungsstellen, der Hochschulleitung und einzelnen Fachbereichen oder Abteilungen sowie Austausch aktueller Informationen zur Koordinierung des Interesses der Forschenden.

3) Besonderheiten der Projektzusammenarbeit mit Behörden auf lokaler, regionaler, nationaler und europäischer Ebene

• Institutionelle Strukturen und komplexe Entscheidungsprozesse
• Bürokratie, rechtliche Rahmenbedingungen, Vorschriften für das öffentliche Beschaffungswesen und damit verbundene Anforderungen
• Begrenzte Zeit- und Personalressourcen
• Politische Einflüsse und Erwartungen der Öffentlichkeit

4) Gezielte Wissenschaftskommunikation

• Entwicklung von Kompetenzen zur Interpretation wissenschaftlicher Ergebnisse für ein nicht-akademisches Publikum, um dabei zu helfen, Forschungsziele und -ergebnisse so zu formulieren, dass sie für Mitarbeitende in Politik und Verwaltung verständlich und relevant sind.
• Themen nicht in erster Linie als Forschungsfragen, sondern als politikrelevante Themen zu formulieren, einschließlich der Frage, wer betroffen ist, wie das Thema mit Entscheidungsprozessen zusammenhängt, sowie des breiteren politischen Kontexts und der damit verbundenen strategischen Dokumente.
• Fokus auf Wirkung und Mehrwert der Zusammenarbeit: Angebot konkreter Lösungen für identifizierte Probleme, Einsparung von Zeit und Ressourcen sowie Steigerung der institutionellen Effizienz und Glaubwürdigkeit.

5) Aufbau einer nachhaltigen Infrastruktur für die Zusammenarbeit über einzelne Projekte hinaus

• Entwicklung von Prozessen, Instrumenten und Plattformen, die die langfristige Kommunikation zwischen Wissenschaft und öffentlicher Verwaltung erleichtern.
• Aufbau von Kontaktnetzwerken (Experten-Datenbanken, thematische Partnerschaften) und Unterstützung verschiedener Formen der Zusammenarbeit, wie im ENGAGEgreen Policy Engagement Toolkit näher beschrieben.

6) Strategische Ausrichtung von Forschungsaktivitäten: Förderung gesellschaftlich relevanter Forschungsthemen auf der Grundlage einer Analyse der aktuellen Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung

• Behörden können die praktische Nutzung von Forschungsergebnissen im täglichen Betrieb von Institutionen sicherstellen, sodass Projektergebnisse auf die tatsächlichen Bedürfnisse von Bürgern und Gemeinschaften eingehen können.
• Forschungsergebnisse können innerhalb der öffentlichen Verwaltung weiter genutzt werden durch Fortsetzungs-Politik und -Strategien, Personalfortbildung und -schulung sowie die Implementierung neuer digitaler Werkzeuge oder Methoden.

Herausforderungen

Eine der größten Herausforderungen bei der Durchführung von Seminaren, die auf die Zusammenarbeit mit Akteurinnen und Akteuren in Politik und Verwaltung ausgerichtet sind, ist das geringe Bewusstsein für die Relevanz dieses Themas unter Forschungsmanagern und -verwaltern (RMAs). Das Thema wird oft als nebensächlich oder als außerhalb ihrer regulären Projektverantwortlichkeiten  wahrgenommen.

Es ist daher effektiver, das Seminar in bestehende Fortbildungsaktivitäten (Workshops oder Konferenzen) für RMAs zu integrieren, anstatt es als eigenständige Veranstaltung anzubieten, und es über berufliche Netzwerke und die interne institutionelle Kommunikation zu bewerben. In diesem Rahmen wird das Seminar als natürlicher Bestandteil der beruflichen Weiterentwicklung wahrgenommen und nicht als zusätzliches oder optionales Thema. Gleichzeitig ist es wichtig, das Bewusstsein für das Thema bei Forschenden systematisch zu schärfen, damit die Nachfrage nach dieser Art der Projektunterstützung auch aus der akademischen Gemeinschaft selbst entsteht.

Ebenso wichtig ist die Sicherstellung einer Nachbereitung nach dem Seminar. Das Bewusstsein für relevante Ausschreibungen, Projektinitiativen und Beispiele für bewährte Praktiken sollte langfristig durch institutionelle Kommunikation gestärkt werden, damit die Teilnehmenden das erworbene Wissen praktisch anwenden können. Dieser Ansatz erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass das Seminar nicht nur die individuellen Kompetenzen verbessert, sondern auch zu konkreten Veränderungen in institutionellen Prozessen und Projektpraktiken führt.

Aufgaben und Ressourcen

Der Referent oder die Referentin sollten gut über aktuelle Fördermöglichkeiten und die bestehenden Strukturen informiert sein, die verschiedene Formen der Zusammenarbeit mit Vertreterinnen und Vertretern aus Politik und Verwaltung an der Einrichtung unterstützen.

Die Seminarteilnehmenden benötigen keine theoretischen Vorkenntnisse; es wird jedoch empfohlen, dass sie die Situation in ihrer Abteilung oder ihrem Fachbereich im Vorfeld erfassen – beispielsweise indem sie ermitteln, wer an der Zusammenarbeit mit öffentlichen Stellen beteiligt ist, welche Forschenden bereits mit Institutionen zusammenarbeiten und welche Formen der Zusammenarbeit bestehen. Diese Bestandsaufnahme ermöglicht es den Teilnehmenden, aktiv zu den Diskussionen beizutragen und konkrete Praxisbeispiele auszutauschen.

Zu den Ressourcen, die zur Vorbereitung genutzt werden können, gehören interne Datenbanken und Kontakte innerhalb der Abteilungen oder Fachbereiche.

Beispiel: RMA Power Week (19.–23. Mai 2025)

Die RMA Power Week war ein fünftägiger Fach-Workshop, der sich in erster Linie an ForschungsprojektmanagerInnen richtete, aber auch anderen Verwaltungs- und Technik-Mitarbeitenden offenstand, die in der Forschungsförderung tätig sind. Er wurde vom Grant Office der Philosophischen Fakultät der Palacký-Universität Olomouc organisiert.

Der Workshop konzentrierte sich auf Schlüsselbereiche des Forschungsmanagements, darunter die Erstellung von Projektanträgen, Wissenschaftskommunikation, effektive Finanzplanung und -überwachung, Forschungsdatenmanagement sowie der Einsatz künstlicher Intelligenz im Projektmanagement.

Der Workshop wurde von zwei laufenden Horizon-Europe-Projekten (Twinning-Aufrufe) unterstützt, die unter anderem darauf abzielen, die Kompetenzen und Kapazitäten für die Projektunterstützung an den teilnehmenden Institutionen zu stärken.

Am zweiten Tag des Workshops, der sich auf Wissenschaftskommunikation in Projekten konzentrierte, war eine 60-minütige Sitzung mit dem Titel „Öffentliche Verwaltung als Projektpartner“ der Zusammenarbeit mit Akteurinnen und Akteuren aus Politik und Verwaltung gewidmet.

Die Präsentation gliederte sich in einen theoretischen und einen praktischen Teil: Der theoretische Teil deckte alle oben beschriebenen Schlüsselbereiche des Informationsseminars ab, während im praktischen Teil konkrete Beispiele für laufende Projekte und Initiativen an der Universität vorgestellt wurden.

Die Sitzung endete mit einer Diskussion, in der die Teilnehmenden ihre Erfahrungen austauschten und darüber reflektierten, wie die gewonnenen Erkenntnisse in der Praxis angewendet werden könnten.

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