Di cosa tratta il modello

I responsabili e gli amministratori della ricerca (RMA – Research Managers and Administrators) possono svolgere un ruolo fondamentale nel collegare il mondo accademico con i policymaker per una serie di motivi che vanno oltre le loro tradizionali responsabilità amministrative:

1) Gli RMA individuano e monitorano sistematicamente le opportunità di cooperazione attraverso programmi di finanziamento nazionali, europei e internazionali. Grazie alla loro profonda conoscenza dei temi dei bandi, dei requisiti specifici e delle priorità strategiche degli enti erogatori, sono in grado di individuare progetti in cui il coinvolgimento delle autorità pubbliche è essenziale o altamente auspicabile. In questo modo, gli RMA contribuiscono a colmare il divario tra la ricerca accademica e le esigenze pratiche della pubblica amministrazione a livello nazionale e locale.

2) Negli ultimi anni, il ruolo degli RMA si è notevolmente professionalizzato e ampliato. Non sono più semplici amministratori di progetto, ma contribuiscono sempre più alla progettazione e alla co-creazione di strategie istituzionali e supportano nuove forme di cooperazione. Ciò consente loro di integrare sistematicamente la collaborazione con i policymaker nelle strategie a lungo termine delle università e di promuovere il processo decisionale basato su dati concreti come componente naturale della “terza missione” delle università.

3) In quanto parte dell’amministrazione universitaria, gli RMA svolgono un ruolo fondamentale come connettori. Spesso i policymaker non sanno a quali esperti rivolgersi per un argomento specifico, mentre i singoli ricercatori non sempre comunicano attivamente al di fuori della propria comunità scientifica. Gli RMA, tuttavia, hanno una visione d’insieme delle capacità di ricerca istituzionali in tutte le facoltà e discipline, il che consente loro di mediare efficacemente tra le esigenze delle istituzioni pubbliche e gli esperti accademici competenti.

Il seminario informativo sull’integrazione del processo decisionale basato su dati concreti nei progetti di ricerca e formazione mira a fornire agli RMA strumenti pratici e conoscenze che consentano loro di supportare efficacemente la collaborazione tra mondo accademico e policymaker.

Come funziona

La formazione su questo argomento si presta meglio a un formato di gruppo piuttosto che a colloqui individuali. I responsabili e gli amministratori della ricerca rappresentano un gruppo molto eterogeneo in termini di competenze, esperienza professionale e ruoli funzionali. Un contesto di gruppo crea quindi uno spazio per una discussione approfondita, la condivisione di diverse prospettive e lo scambio di esperienze pratiche, elementi che aumentano significativamente il valore aggiunto del seminario rispetto a un formato individuale.

Il seminario può essere erogato a diversi livelli istituzionali, dalle singole facoltà o università fino al livello nazionale, attraverso piattaforme professionali e associazioni di responsabili e amministratori della ricerca. La partecipazione dei vertici istituzionali è inoltre estremamente vantaggiosa, in quanto contribuisce a garantire un supporto concettuale al tema trattato (ad esempio, consentendo la creazione di posizioni dedicate alla gestione dell’impatto all’interno delle unità di supporto ai progetti). Se erogato a livello internazionale, il seminario dovrebbe essere orientato allo scambio di esperienze e buone pratiche, tenendo conto delle differenze nei sistemi di pubblica amministrazione, nei quadri istituzionali e nei processi decisionali dei vari paesi.

Il seminario informativo per gli RMA dovrebbe trattare i seguenti argomenti:

1) Principali vantaggi della collaborazione tra ricercatori e policymaker nei progetti

• Accesso a dati e pratiche: le autorità pubbliche forniscono dati, informazioni e casi di studio a cui di solito non si può accedere in ambito accademico.
• Rafforzamento reciproco delle capacità: le università rafforzano le loro capacità di comunicazione con la sfera applicata, mentre le istituzioni pubbliche acquisiscono l’accesso alle più recenti conoscenze scientifiche.
• Vantaggi strategici e finanziari: Il coinvolgimento di partner non accademici è un requisito fondamentale in molti programmi di finanziamento (Horizon Europe, Interreg, FESR, programmi nazionali).
• Aumento dell’impatto sociale della ricerca: i ricercatori possono contribuire direttamente al processo decisionale e aumentare la rilevanza dei loro progetti affrontando importanti sfide sociali come il cambiamento climatico, la salute pubblica, lo sviluppo urbano o la trasformazione digitale.

2) Mappatura delle opportunità progettuali nei programmi di finanziamento attuali

• Monitoraggio regolare dei bandi aperti sui portali degli enti finanziatori e abbinamento di tali bandi con le priorità strategiche dell’università o della facoltà, nonché con le esigenze della pubblica amministrazione.
• Creare reti di contatti tra le unità di supporto al progetto, la dirigenza istituzionale e i singoli dipartimenti o unità, e condividere informazioni aggiornate per coordinare gli interessi dei ricercatori.

3) Specifiche della collaborazione di progetto con le autorità pubbliche a livello locale, regionale, nazionale ed europeo

• Strutture istituzionali e processi decisionali complessi

• Burocrazia, quadri legislativi, norme sugli appalti pubblici e requisiti correlati

• Tempo e risorse umane limitati

• Influenze politiche e aspettative del pubblico

4) Comunicazione scientifica mirata

• Sviluppare competenze nell’interpretazione dei risultati scientifici per un pubblico non accademico, contribuendo a formulare obiettivi e risultati della ricerca in modo comprensibile e rilevante per i policymakers.
• Inquadrare gli argomenti non principalmente come quesiti di ricerca, ma come questioni rilevanti per le politiche, includendo chi ne è interessato, come la questione si relaziona ai processi decisionali e il più ampio contesto politico e i relativi documenti strategici.
• Concentrarsi sull’impatto e sul valore aggiunto della collaborazione: offrire soluzioni concrete ai problemi individuati, risparmiando tempo e risorse e aumentando l’efficienza e la credibilità istituzionale.

5) Costruire infrastrutture sostenibili per la collaborazione al di là dei progetti

• Sviluppare processi, strumenti e piattaforme che facilitino la comunicazione a lungo termine tra il mondo accademico e la pubblica amministrazione.
• Creare reti (database di esperti, partnership tematiche) e supportare vari formati di collaborazione, come descritto più dettagliatamente nel Policy Engagement Toolkit di ENGAGEgreen.

6) Orientamento strategico delle attività di ricerca: promozione di argomenti di ricerca rilevanti per la società sulla base dell’analisi delle reali esigenze della pubblica amministrazione

• Le autorità pubbliche possono garantire l’applicazione pratica dei risultati della ricerca nella routine quotidiana dell’istituzione, consentendo così che i risultati dei progetti rispondano alle reali esigenze dei cittadini e delle comunità.
• I risultati della ricerca possono essere ulteriormente utilizzati nell’ambito della pubblica amministrazione sotto forma di politiche e strategie successive, formazione e istruzione del personale e introduzione di nuovi strumenti o metodologie digitali.

Sfide

Una delle principali sfide nell’attuazione di programmi di formazione incentrati sulla collaborazione con i policymaker è la scarsa consapevolezza dell’importanza di questo tema tra gli RMA. L’argomento è spesso percepito come marginale o al di fuori delle loro normali responsabilità di progetto.

È quindi più efficace integrare il seminario nelle attività formative già esistenti (workshop o conferenze) per i responsabili della ricerca e sviluppo, piuttosto che proporlo come evento a sé stante, e promuoverlo attraverso le reti professionali e la comunicazione interna all’istituzione. In questo modo, la formazione viene percepita come parte integrante dello sviluppo professionale, anziché come un argomento aggiuntivo o facoltativo. Allo stesso tempo, è importante sensibilizzare sistematicamente i ricercatori sull’argomento, in modo che la richiesta di questo tipo di supporto ai progetti emerga anche all’interno della stessa comunità accademica.

Garantire un seguito al seminario è altrettanto importante. La conoscenza dei bandi pertinenti, delle iniziative progettuali e degli esempi di buone prassi dovrebbe essere rafforzata a lungo termine attraverso la comunicazione istituzionale, consentendo ai partecipanti di applicare concretamente le conoscenze acquisite. Questo approccio aumenta la probabilità che il seminario non solo migliori le competenze individuali, ma porti anche a cambiamenti tangibili nei processi istituzionali e nelle pratiche progettuali.

Compiti e risorse

Il relatore deve essere ben informato sulle attuali opportunità di finanziamento e sulle strutture esistenti a supporto di varie forme di collaborazione con i policymaker presso l’istituzione. Per i partecipanti al seminario non sono richieste conoscenze teoriche pregresse; si raccomanda tuttavia di mappare preventivamente la situazione all’interno del proprio dipartimento o della propria facoltà (ad es. individuare chi si occupa di cooperazione con le autorità pubbliche, quali ricercatori stanno già lavorando con le istituzioni e quali formati di collaborazione esistono). Questa mappatura consente ai partecipanti di contribuire attivamente alla discussione e di condividere esempi pratici concreti. Le risorse che possono essere utilizzate per la preparazione includono database interni e contatti all’interno dei dipartimenti o delle facoltà.

Esempio

Settimana di potenziamento RMA (19-23 maggio 2025)

La RMA Booster Week è stata un workshop professionale di cinque giorni rivolto principalmente ai project manager della ricerca, ma aperto anche ad altro personale amministrativo e tecnico coinvolto nel supporto alla ricerca. È stato organizzato dall’Ufficio Finanziamenti della Facoltà di Lettere della Palacký University Olomouc. Il workshop si è concentrato su aree chiave della gestione della ricerca, tra cui la preparazione di proposte progettuali, la comunicazione scientifica, la pianificazione e il monitoraggio finanziario efficaci, la gestione dei dati di ricerca e l’uso dell’intelligenza artificiale nella gestione dei progetti. Il workshop è stato sostenuto da due progetti Horizon Europe in corso (bandi Twinning), mirati, tra le altre cose, al rafforzamento delle capacità del personale di supporto ai progetti presso le istituzioni partecipanti.

Durante il secondo giorno del workshop, incentrato sulla comunicazione scientifica nei progetti, si è tenuta una sessione di 60 minuti intitolata “La pubblica amministrazione come partner di progetto”, dedicata alla collaborazione con i policymaker. La presentazione è stata suddivisa in una parte teorica e una pratica: la parte teorica ha affrontato tutti i temi chiave del seminario informativo descritti sopra, mentre la parte pratica ha presentato esempi concreti di progetti e iniziative in corso presso l’università. La sessione si è conclusa con una discussione in cui i partecipanti hanno condiviso le loro esperienze e riflettuto su come le conoscenze acquisite potessero essere applicate nella pratica.

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