Vor-Ort-Besuche (Studierende in Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung)

Beschreibung

Organisierte Besuche von Studierenden bei Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung (sog.  Exkursionen) stellen eine wirksame Form des erfahrungsorientierten Lernens dar, die die akademische Ausbildung mit der praktischen Arbeit im öffentlichen Sektor verbindet. Diese Besuche bieten den Studierenden wertvolle Einblicke in die Funktionsweise staatlicher und kommunaler Einrichtungen, die Herausforderungen, denen diese gegenüberstehen, sowie die Instrumente und Methoden, die in realen Verwaltungsprozessen zum Einsatz kommen. Gleichzeitig stärken sie das gegenseitige Verständnis zwischen dem akademischen und dem öffentlichen Sektor und legen oft den Grundstein für eine zukünftige Zusammenarbeit in Form von Praktika, gemeinsamer Forschung oder einer beruflichen Anstellung.

Eine vielfältige Auswahl an besuchten Einrichtungen, die von großen zentralen Stellen bis hin zu kleineren lokalen Zweigstellen und Fachbehörden reicht, gewährleistet ein breites Spektrum an Perspektiven, wie die öffentliche Verwaltung in verschiedenen thematischen und territorialen Kontexten funktioniert.

Ziele

Vor-Ort-Besichtigungen von Studierenden in Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung haben folgende Ziele:

• Den Studierenden praktische Einblicke in die Funktionsweise öffentlicher Einrichtungen und deren interne Abläufe zu vermitteln.
• Kritisches Denken und aktives Lernen durch den Austausch mit Fachleuten und anhand von Beispielen aus der Praxis zu fördern.
• Möglichkeiten für eine zukünftige Zusammenarbeit zu schaffen – Praktika für Studierende, Abschlussarbeiten oder fachliche Beratung.
• Brücken zwischen Wissenschaft und Praxis zu schlagen und so die Relevanz der Studiengänge zu erhöhen.
• Langfristige Partnerschaften anzuregen, die auf einem gegenseitigen Verständnis der Bedürfnisse und Fähigkeiten beider Bereiche basieren.

Wie funktioniert das Format?

Im Mittelpunkt der Aktivität steht eine organisierte Exkursion, bei der die Studierenden täglich 4–6 Einrichtungen besuchen (je nach Standort und Fahrzeit). Idealerweise erstreckt sich das Programm über zwei Tage, sodass ausreichend Zeit für Transfers, Pausen und vertiefende Diskussionen bleibt.

Die Besuche sind für kleinere Gruppen von Studierenden konzipiert – idealerweise etwa 10, maximal 15 Teilnehmer. Jeder Besuch dauert mindestens 45 Minuten, optimalerweise 60–90 Minuten. Der Ablauf umfasst in der Regel:

• Eine Präsentation durch einen qualifizierten Mitarbeitenden
• Wenn möglich, eine praktische Demonstration – Softwareanwendung, Arbeitsplätze, geführte Rundgänge durch die Büroräume und Beispiele für interne Arbeitsergebnisse.
• Eine Diskussionsrunde, die ein wesentlicher Bestandteil des Besuchs ist. Von den Studierenden wird erwartet, dass sie im Vorfeld Fragen vorbereiten.

Wichtige Phasen bei der Organisation des Besuchs

• Frühzeitige Planung – mindestens drei Monate im Voraus, um die Verfügbarkeit der Einrichtungen und die logistische Abwicklung sicherzustellen.
• Sorgfältige Auswahl der Einrichtungen – unter Berücksichtigung von thematischer Vielfalt und geografischer Verteilung. Zum Beispiel:

o    Kommunale u. regionale Behörden (Verkehr, Bildung, Kultur, Planung, Investitionen usw.)

o    Katasteramt

o    Statistikämter

o    Straßen- und Autobahnbehörde

o    Umwelt- und Planungsbehörden

o    Finanzverwaltung

• Vorbereitung der Studierenden – vorheriges Studium der grundlegenden Fakten zu jeder Einrichtung. Die Studierenden bereiten sich selbstständig anhand kurzer, vom Professor oder der Professorin bereitgestellter Leitlinien vor, in denen die wichtigsten Aspekte und Themen festgelegt sind, auf die sie sich bei ihrer individuellen Vorbereitung auf den Besuch konzentrieren sollen.
• Abstimmung mit den Einrichtungen – Sicherstellung, dass die Inhalte einen Mehrwert bieten (z. B. über öffentlich zugängliche Fakten hinaus), Anpassung an den Wissensstand der Studierenden und Förderung informeller Erkenntnisse.
• Feedback nach dem Besuch – Die Studierenden füllen einen kurzen Fragebogen aus, in dem sie darüber nachdenken, was sie am nützlichsten oder interessantesten fanden, was verbessert werden könnte und welche Vorschläge sie für zukünftige Besuche haben. Dieses Feedback kann dazu beitragen, das Format zu optimieren und die Qualität langfristig aufrechtzuerhalten.

Rolle der Teilnehmenden

• Wissenschaftliches Personal

o             Organisation des Programms, Koordination der Logistik und Kommunikation mit den Partnerinstitutionen.

o             Auswahl der Institutionen und Planung des thematischen Schwerpunkts.

o             Überwachung der Ergebnisse der Aktivität.

• Studierende

o              Vorbereitung im Vorfeld; Formulierung und Stellen relevanter Fragen.

o             Beobachtung zentraler Themen in allen Einrichtungen (z. B. Personalwesen, Datennutzung, IT-Systeme, Organisationskultur).

o             Erstellung von Ergebnissen nach dem Besuch – schriftliche Berichte, idealerweise in Zweiergruppen, wobei sich jeder Bericht auf ein übergreifendes Thema konzentriert, das bei allen Besuchen bewertet wurde.

• Öffentliche Einrichtungen

o             Durchführung von Fachvorträgen und praktischen Darstellungen.

o             Einbeziehung von Fachleuten, die in der Lage sind, technische Fragen zu erörtern (vorzugsweise über PR- oder Marketingmitarbeitende hinaus).

Vorteile für die Teilnehmer

Studierende

• Einblicke in reale Arbeitsumgebungen in der öffentlichen Verwaltung
• Lernen, Vorgehensweisen verschiedener Institutionen zu vergleichen und deren Wirksamkeit zu bewerten
• Persönliche Kontakte für eine zukünftige Zusammenarbeit oder Beschäftigung knüpfen

Wissenschaftler und Wissenschaftlerinnen

• Vertiefen der Verbindungen zur Praxis und steigern der Relevanz von Lehrveranstaltungen
• Stärken der Partnerschaften mit Akteuren des öffentlichen Sektors
• Gewinnen neuer Ideen für Forschungs- oder Abschlussarbeitsthemen

Öffentliche Verwaltung

• Bei angehenden Fachkräften das Bewusstsein für ihre Arbeit schärfen
• Potenzielle Praktikanten, Kooperationspartner oder Mitarbeiter ausfindig machen
• Feedback und neue Perspektiven aus der Wissenschaft erhalten

Herausforderungen (und Lösungsansätze)

Obwohl Vor-Ort-Besuche klare Vorteile für die Lehre und die Zusammenarbeit bieten, bringt ihre Umsetzung mehrere praktische und organisatorische Herausforderungen mit sich, die vorhergesehen und effektiv bewältigt werden müssen.

Der größte Aufwand liegt in der logistischen Organisation des gesamten Programms. Die Forschenden müssen geeignete Einrichtungen ausfindig machen, Termine koordinieren, Transfers und Zeitpläne planen und eine reibungslose Kommunikation mit allen beteiligten Akteuren sicherstellen. Die Komplexität steigt proportional zur Anzahl der einbezogenen Einrichtungen und Standorte. Idealerweise sollten diese Aktivitäten von einem Akademiker geleitet werden, der über umfassende Fachkenntnisse verfügt und enge berufliche Kontakte zu den relevanten Organisationen des öffentlichen Sektors unterhält.

Eine weitere Herausforderung ist die Verfügbarkeit und Bereitschaft der Einrichtungen zur Teilnahme. Um Terminkonflikte oder mangelndes Engagement zu vermeiden, ist es unerlässlich, mindestens drei Monate im Voraus mit der Planung zu beginnen. Eine klare Kommunikation der Ziele und des gegenseitigen Nutzens des Besuchs erhöht die Chancen auf eine positive Resonanz seitens der institutionellen Partner.

Es kann auch schwierig sein, das aktive Engagement der Studierenden aufrechtzuerhalten, insbesondere wenn die Besuche nicht formell in den Lehrplan eingebettet sind. Dies lässt sich beheben, indem die Aktivität in die Kursanforderungen integriert wird – beispielsweise durch ein System der Anrechnung von Leistungspunkten auf der Grundlage aktiver Teilnahme, der Vorbereitung von Fragen und der Einreichung von Reflexionsberichten.

Ein oft unterschätztes Risiko ist die Schwankung in der Qualität der Vorträge, die von Vertretern der Institutionen gehalten werden. Sind die Referenten nicht gut über den Hintergrund und die Erwartungen der Studierenden informiert, können die Veranstaltungen entweder zu grundlegend oder zu technisch spezifisch ausfallen. Akademische Organisatoren sollten den gastgebenden Institutionen daher im Voraus einen klaren Überblick über die Profile und Studienschwerpunkte der Studierenden geben. Zudem ist es hilfreich, die Institutionen zu ermutigen, Fachexperten, statt PR- oder Verwaltungspersonal einzubeziehen, um Relevanz und Tiefe zu gewährleisten.

Um die Erfahrung und die langfristige Qualität der Vor-Ort-Besuche weiter zu verbessern, ist es sinnvoll, nach der Veranstaltung mittels eines kurzen Bewertungsfragebogens Feedback von den Studierenden einzuholen. Dies ermöglicht es den Organisatoren, die wertvollsten Aspekte der Besuche sowie Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren, was zur kontinuierlichen Weiterentwicklung künftiger Exkursionen beiträgt.

Aufgaben und Ressourcen

Vor-Ort-Besuche stellen für die gastgebenden Einrichtungen keine große finanzielle Belastung dar, da lediglich Zeit für die Vorbereitung und Durchführung erforderlich ist. Die Hauptkosten tragen die Studierenden (Fahrtkosten, ggf. Unterkunft) sowie das organisierende akademische Personal, das das gesamte Programm koordinieren muss.

Der größte Aufwand liegt in der organisatorischen Zeit und Arbeit, insbesondere wenn mehrere Einrichtungen oder Standorte beteiligt sind. Um die Teilnahme zu fördern, könnten Universitäten Reisekostenzuschüsse anbieten oder die Besuche in geförderte Exkursionsprogramme integrieren.

Trotz dieser Kosten machen die Vorteile in Bezug auf Bildung und Networking die Aktivität langfristig sehr wertvoll.

Beispiele

Vor-Ort-Besuche stellen eine strukturierte Form des erfahrungsorientierten Lernens dar, die die Hochschulausbildung mit der realen Praxis der öffentlichen Verwaltung verbindet. Die Studierenden besuchen ausgewählte Einrichtungen, um Datenabläufe, Entscheidungsprozesse und alltägliche Verwaltungsprozesse zu beobachten. Die Aktivität ist in der Regel in Fachkurse oder Praxismodule integriert und verbindet Fachvorträge, Führungen und Diskussionen mit Praktikern. Dieses Format schlägt eine effektive Brücke zwischen Theorie und Praxis, stärkt die berufliche Orientierung der Studierenden und führt häufig zu einer weiteren Zusammenarbeit, beispielsweise in Form von Praktika oder Abschlussarbeiten.

Der Fachbereich Geoinformatik der Palacký-Universität Olomouc organisiert seit über 20 Jahren Exkursionen für Studierende als obligatorischen Bestandteil des Studiengangs Geoinformatik und Kartografie. Während einer dreitägigen Tour besuchen die Studierenden rund 12 öffentliche und private Einrichtungen in der gesamten Tschechischen Republik. Zu den Einrichtungen gehören das Tschechische Statistikamt, das Tschechische Amt für Vermessung, Kartografie und Kataster, das Institut für Planung und Entwicklung in Prag, MAPPA Ostrava, die Regionalbehörde Olomouc, die Stadt Olomouc, die Direktion für Straßen und Autobahnen, das Tschechische Hydrometeorologische Institut und die Notrufzentrale 112.

Diese Besuche werden sowohl von den Studierenden als auch von den gastgebenden Einrichtungen sehr geschätzt und führen häufig zu einer weiteren Zusammenarbeit bei Projekten, Beratungen oder Beschäftigungsmöglichkeiten.

Möchten Sie mehr über das Policy Engagement Toolkit erfahren oder Ihre Erfahrung teilen?

Überlegen Sie, einen Beitrag für das Policy Engagement Toolkit zu verfassen? Konnten Sie die in diesem Beitrag vorgestellten Inhalte nutzen? Wenn ja, teilen Sie uns das gerne mit!

Kontaktieren Sie gerne Tome Sandevski über science-policy@uni-frankfurt.de