Ein Leitfaden für Forschende zu erfolgreicher Mitwirkung an Policy Veranstaltungen

Die wichtigsten Merkmale auf einen Blick

Policy Veranstaltungen bieten drei unterschiedliche Dimensionen für wissenschaftliche Wirkung, die von formellen Vorträgen bis hin zum Aufbau persönlicher Beziehungen reichen:

1. Formale Dimension: Vermittlung von Fachwissen in Podiumsdiskussionen, Vorträgen, Präsentationen oder Workshops.
2. Informelle Vernetzung: Aufbau direkter Kontakte während Kaffeepausen, Mittagessen und Empfängen.
3. Strategisches Follow-up: Umwandlung kurzer Begegnungen in nachhaltigen Austauschnach der Veranstaltung.

• Forschenden sollten nicht nur an Policy Veranstaltungen teilnehmen, um eine Rede zu halten oder an einer Podiumsdiskussion teilzunehmen; sie sollten daran teilnehmen, um informelle Gespräche zu führen und zwei bis drei Folgetreffen zu vereinbaren.
• Pausen, Mittagessen und Empfänge sind ebenso wichtig wie inhaltliche Sessions wie Podiumsdiskussionen oder Vorträge selbst: Organisatoren von Policy-Veranstaltungen sollten während der Pausen Gelegenheiten zum Networking und zu informellen Gesprächen einplanen.

Wie funktioniert das Format?

Um Zeit und Wirkung zu maximieren, müssen Forschende jede politische Veranstaltung unter drei strukturellen Dimensionen betrachten.

1. Die formale Dimension (die Plattform)

Dazu gehören Podiumsdiskussionen, Keynote-Vorträge und interaktive Workshops. Die Übernahme einer aktiven Rolle als Redner/Rednerin oder Podiumsteilnehmende stärkt die institutionelle Glaubwürdigkeit und rückt relevante Forschungsergebnisse in den Vordergrund. Doch dies ist lediglich der Aufhänger – nicht das angestrebte Ergebnis.

2. Die informelle Dimension (die Verbindung)

In Kaffeepausen, während des Mittagessens und bei Abendempfängen findet der informelle Austausch mit Vertreterinnen und Vertretern aus Politik und Verwaltung statt. Informelle Rahmenbedingungen ermutigen die Teilnehmenden dazu, offener über ihre Herausforderungen und Wissensbedarfe zu sprechen, als es eine öffentliche Podiumsdiskussion zulässt. Forschende sollten die Zeit auf Veranstaltungen für den informellen Austausch nutzen anstatt , E-Mails zu checken, nur mit Kolleginnen und Kollegen aus der Wissenschaft auszutuaschen oder frühzeitig die Veranstaltung zu verlassen.

3. Die Nachverfolgungsdimension (die Wirkung)

Wertvolle Gespräche sollten damit enden, dass Forschende sich mit den Gesprächspartnerinnen und Gesprächspartnern aus der Praxis darauf verständigen, in Kontakt zu bleiben und den Dialog Wochen oder Monate nach der Veranstaltung weiterführen.

Warum Mikro-Networking Makro-Präsentationen übertreffen kann

Forschende unterschätzen oft den mündlichen Austausch im Vergleich zu Veröffentlichungen. In einem natürlichen Sprechtempo sprechen Rednerinnen und Redner etwa 130–160 Wörter pro Minute (ca. eine halbe Textseite). Betrachten Sie den Vergleich zweier verschiedener Strategien:

Forscher A (der Vortragende): Hält einen 15-minütigen Vortrag plus 5 Minuten für Fragen und Antworten (insgesamt 20 Minuten Redezeit = ~10 Seiten übermittelter Text). In den Pausen checkt dieser Forschende seine E-Mails, unterhält sich nur mit Kollegen und Kolleginnen aus der Wissenschaft und geht frühzeitig.

Forscher B (der Netzwerker): Hat keine formelle Rednerrolle, tauscht sich jedoch in den Pausen und bei Empfängen insgesamt 50 Minuten lang aktiv mit Akteuren aus Politik und Verwaltung aus (ca. 25 Seiten übermittelter zielgerichteter Text). Dieser Forschende vereinbart drei konkrete Termine für zukünftige Treffen. Ergebnis: Drei geplante Folgetreffen, um die eigene Expertise direkt zu präsentieren.

Aufgaben und Ressourcen

Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler – Wie können sich Forschende auf die Netzwerkbildung vorbereiten?

Schritt 1: Den Raum analysieren und sich einen Überblick verschaffen (vor der Veranstaltung)

• Forschende sollten das Programm und die Teilnehmendenliste im Voraus durchsehen. Sie sollten die konkreten Akteure aus Politik und Verwaltung oder anderen Gäste aus der Praxis identifizieren, mit denen sie in Kontakt treten möchten
• Falls die Liste nicht öffentlich ist, sollten Forschende die Organisatoren nach dem erwarteten Profil des Publikums fragen.

Schritt 2: Inhaltliche Vorbereitung

• Forschende sollten einen 60-Sekunden-Elevator-Pitch vorbereiten, der sich auf die politische Relevanz ihres Fachwissens konzentriert und rein akademische Debatten oder Methodik vermeidet
• Forschende sollten gedruckte Exemplare von Kurzpublikationen wie Policy Briefs, Factsheets oder Infografiken mitbringen. Diese Kurzpublikationen sollten immer die Kontaktmöglichkeiten enthalten.

Schritt 3: Strategische Ansprache und Eisbrecher

• Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler sollten ihre Zielpersonen in den Pausen ansprechen; sie sollten Grenzen respektieren (Personen, die gerade telefonieren oder E-Mails auf ihrem Laptop schreiben, sollten sie meiden), sich aber selbstbewusst mit einem höflichen „Darf ich mich zu Ihnen setzen/stellen?“ zu den Gruppen an den Tischen gesellen.
• Offene Eisbrecher können sein:

o Auf welchen Teil der Veranstaltung freuen Sie sich am meisten?

o Welche Sessions fanden Sie bisher am interessantesten?

o Was halten Sie von Argument zu X?

• Folgefragen können sein:

o Welche Themenaspekte sind für Sie besonders relevant?

o Was ist die größte Herausforderung, vor der Sie bei diesem Thema stehen?

Schritt 4: Den Anschluss für die Nachbereitung sichern

• Wenn der Kontakt positiv verläuft, sollten Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler noch vor Ende des Gesprächs den Anschluss sichern: „Ich würde Ihnen gerne ein kurzes Update schicken, sobald unsere nächsten Forschungsergebnisse vorliegen. Darf ich Ihre Visitenkarte haben oder Ihren LinkedIn-QR-Code scannen?“
• Das Überreichen eines gedruckten Policy Briefs mit den eigenen Kontaktdaten ist eine effektive Methode, um einen unmittelbaren, professionellen Übergang zu schaffen

Schritt 5: Termin vereinbaren (nach der Veranstaltung)

• Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler sollten innerhalb von 48–72 Stunden eine maßgeschneiderte Folge-E-Mail senden
• Sie sollten Links zu den besprochenen Daten oder Publikationen bereitstellen und ein Folgetreffen in den nächsten Wochen oder Monaten vorschlagen

Mitarbeitende in den Bereichen Management und Transfer (Unterstützungsstrukturen)

Policy-Veranstaltungen müssen den informellen Dialog in Pausen ermöglichen.

Teams, die Veranstaltungen organisieren, sollten die folgenden Vorschläge berücksichtigen:

• Netzwerkpausen einplanen: Bei jeder Veranstaltung, die länger als zwei Stunden dauert, sollten die Organisatoren Kaffeepausen von mindestens 20 bis 30 Minuten einplanen; die Organisatoren sollten die Pausen nicht verkürzen, auch nicht, wenn Vorträge überzogen werden. Sieie sollten die Referentinnen und Referenten im Voraus darüber informieren, dass Zeitlimits strikt eingehalten werden.
• Vorbereiten sichtbarer Materialien: Organisatoren sollten große, gut lesbare Namensschilder bereitstellen; wenn möglich, können sie QR-Codes auf den Namensschildern integrieren, die weitere Informationen wie Links zu Webseiten oder LinkedIn-Profilen bereitstellen.
• Moderieren flexibler Frage-und-Antwort-Runden: Moderatorinnen und Moderatoren sollten die „Frage-und-Antwort-Runden“ so strukturieren, dass das Fachwissen der Teilnehmenden im Raum zum Tragen kommt. Sie sollten zu Beginn klar ankündigen: „Fragen müssen auf 1–2 Minuten begrenzt sein, damit alle zu Wort kommen können.“ Dies verhindert lange Ausführungen aus dem Publikum und hilft Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern, interessante Gesprächspartner für die nächste Pause zu identifizieren
• Mitarbeitende im Bereich Wissensaustausch können Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler darin unterstützen, klare Elevator Pitches zu entwickeln und leicht verständliche Informationsblätter zu erstellen
• Mitarbeitende im Bereich Wissensaustausch können Forschende während Empfängen aktiv den anwesenden Akteuren aus Politik und Verwaltung vorstellen

Quellen

Willis, Christina C. (2020), Sustainable Networking for Researchers and Engineers, https://doi.org/10.1117/3.2535500.

Zack, Devora (2019), Networking for People Who Hate Networking: A Field Guide for Introverts, the Overwhelmes, and the Underconnected, Berrett-Koehler Publishers.

Möchten Sie mehr über das Policy Engagement Toolkit wissen oder Ihre Erfahrung teilen?

Überlegen Sie, einen Beitrag für das Policy Engagement Toolkit zu verfassen? Konnten Sie die in diesem Beitrag vorgestellten Inhalte nutzen? Wenn ja, teilen Sie uns dies gerne mit! Kontaktieren Sie gerne Tome Sandevski über science-policy@uni-frankfurt.de

Die wichtigsten Merkmale auf einen Blick

• Keine Universallösung: Es gibt weder die eine richtige Dauer noch das perfekte Format. Für welche Veranstaltungsvariante Sie sich entscheiden, hängt von Ihren Zielen, Ressourcen, Zielgruppen und Ihrem bisherigen Bekanntheitsgrad ab.
• Zielgruppen kennen: Hochrangige Entscheidungsträger:innen haben andere Bedürfnisse und Erwartungen als Referent:innen. Berücksichtigen Sie diese bei der Planung von Veranstaltungen.
• Die Tageszeit ist ebenso wichtig wie die Dauer: Frühstücks-, Mittags- und Abendveranstaltungen bringen jeweils unterschiedliche Vor- und Nachteile für die Terminkalender der Akteure in Politik und Verwaltung mit sich.
• Parlamentskalender beachten: Über die Uhrzeit hinaus sollten Sie auch den Parlamentskalender prüfen; Sitzungswochen und -pausen (inkl. Sommerpausen) können über die Teilnahme entscheiden.

• Präsenz vs. Digital: Das Format bestimmt die Interaktionsdynamik – Online-Events erfordern völlig andere Konzepte als Präsenzveranstaltungen.

Wie funktioniert das Formatauswahl?

Ob einstündige Fachgespräche im kleinen Kreis oder mehrtägige Konferenzen mit Hunderten von Teilnehmenden: Policy-Formate können sehr unterschiedlich aussehen. Bei der Planung stellen sich meist vier zentrale Fragen:

• Zielgruppe: Wen wollen Sie erreichen? Die Arbeits- oder Entscheidungsebene? Oder beide Ebenen?

• Dauer und Ausgewogenheit: Wie viel akademische Tiefe ist nötig und wie viel Vernetzung ist möglich, ohne den vollen Terminkalender der Gäste zu überlasten?
• Wahl des Formats: Welches Veranstaltungsformat eignet sich am besten für welche Zielgruppe?
• Durchführung: Präsenz, rein virtuell oder hybrid?

Um die richtige Veranstaltungsstruktur zu ermitteln, sollten Sie zunächst vier Leitfragen beantworten:

1. Ziele: Was möchten Sie erreichen? (z. B. direkte politische Veränderungen bewirken, Sichtbarkeit erhöhen, Vertrauen aufbauen, Netzwerke erweitern, gegenseitiges Lernen fördern, Forschungserkenntnisse gewinnen oder Akteure in Politik und Verwaltung informieren)?
2. Ressourcen: Wie viel Budget, Vorlaufzeit und Personal stehen für die Organisation und Durchführung zur Verfügung?
3. Bekanntheitsgrad: Kennen die Akteure in Politik und Verwaltung Sie, Ihre Einrichtung oder Ihr Forschungsprojekt bereits? Oder stellen Sie sich erstmalig vor?
4. Methodenkompetenz: Beherrschen Sie interaktive Methoden (World-Café, Fishbowl, Breakouts) oder benötigen Sie eine externe Moderation?

Wen laden Sie ein? Zielgruppen in Politik und Verwaltung verstehen

Verschiedene Funktionsebenen haben unterschiedliche Motivationen, Vorkenntnisse und Zeitbudgets.

1. Entscheidungsebene: Abgeordnete und Leitungsebene in politischen Parteien und Behörden, EU-Institutionen und internationalen Organisationen

• Arbeitsrealität: Sehr eng getaktete Terminkalender, hohe öffentliche Sichtbarkeit. Häufig müssen sie direkt nach ihrem Grußwort zum nächsten Termin.
• Motivation für die Teilnahme an Veranstaltungen: Kennenlernen wichtiger Erkenntnisse, Sichtbarkeit in den Medien/Sozialen Medien, Netzwerken auf Top-Ebene.
• Typische Rollen: Eröffnungsrede, Keynote, Panel-Teilnahme.
• Kenntnisstand: Breiter thematischer Überblick; richtige Zielgruppe für die Diskussion von Grundsatzfragen wie z.B.

• • Wie können wir die Markteinführung energieeffizienter Technologien beschleunigen?
  • Sollten Smartphones in Grundschulen verboten werden?
  • Sollten harte Drogen legalisiert werden?

2. Fachebene: Mitarbeitende von Abgeordneten, Fraktionen, politischen Parteien. Referatsebene in Behörden, EU-Institutionen und internationalen Organisationen

• Arbeitsrealität: Anspruchsvolle Terminkalender, nehmen jedoch weitaus häufiger an mehrstündigen Workshops oder Konferenzen teil als die Entscheidungsebene.
• Motivation für die Teilnahme: Zugang zu Hintergrundwissen und spezifischen Erkenntnissen (inkl. technischen Details), fachlicher Austausch auf Ebene, benötigen Expertise für die Erstellung von Briefings für ihre Vorgesetzten.
• Typische Rollen: Podiumsteilnehmende, Referent:innen, aktive Teilnehmehnde in Arbeitsgruppen, World Cafés oder Fachworkshops
• Kenntnisstand und Umfang: Fachwissen (inkl. Wissen zu Detailaspekten) (Mitarbeitende in Behörden) oder fundiertes Allgemeinwissen (Mitarbeitende in Parlamenten oder politischen Parteien); sie sind die richtigen Ansprechpartner:innen für die Erörterung technischer und regulatorischer Fachfragen:
  • Welche technischen Reinheitsstandards müssen bestehende Pipelines erfüllen, um Wasserstoff sicher zu transportieren?
  • Wie lassen sich die Grenzwerte für die Wassertoxizität in den kommunalen Überwachungssystemen vereinheitlichen?

Durchführungsform: Virtuell, persönlich oder hybrid?

Die Wahl der richtigen Veranstaltungsform wirkt sich direkt auf die Teilnahmequote und Art des Austauschs aus:

• Virtuelle Veranstaltungen (45–120 Minuten): Ideal für kurze Briefings oder für vielbeschäftigte Zielgruppen in Politik und Verwaltung, die in verschiedenen Regionen tätig sind. Sie senken die Hemmschwelle für die Teilnahme erheblich und verursachen keine Kosten für die Anmietung von Räumlichkeiten oder Catering, bieten jedoch nur begrenzte Möglichkeiten für informelles Networking. Virtuelle Veranstaltungen, die länger als zwei Stunden dauern, sollten generell vermieden werden, da schnell Bildschirmmüdigkeit eintritt.
• Präsenzveranstaltungen: Unverzichtbar für den Aufbau persönlichen Vertrauens, den Austausch impliziten Policy-Wissens und langfristiges Networking; sie verursachen jedoch höhere Organisationskosten und einen größeren Zeitaufwand für die Teilnehmenden.
• Hybride Veranstaltungen: Bieten eine große Reichweite, erfordern jedoch umfangreichen technischen Support und aktive Moderation, um virtuelle Teilnehmende einzubinden.

Passt die Dauer zum Ziel?

Kurze Veranstaltungen (60–90 Minuten)

• Schwerpunkt: Präsentation neuer Erkenntnisse oder Austausch von Grundsatzpositionen
• Typische Formate: Kurze Präsentationen, Round Table oder Podiumsdiskussionen mit anschließender Fragerunde
• Networking: Sehr begrenztes informelles Networking während der Sitzung selbst
• Aktive Rollen: 1–5 Redner:innen/Referent:innen
• Verpflegungskosten: Niedrig (Kaffee, Wasser, Snacks)
• Organisatorischer Aufwand (Vollzeitäquivalent): Stunden bis Tage

Veranstaltungen mittlerer Dauer (2–5 Stunden)

• Schwerpunkt: Vertiefung des thematischen Austauschs und Vernetzung von Forschenden und Akteuren in Politik und Verwaltung
• Typische Formate: Mehrere (Kurz-)Vorträge, Präsentationen, Roundtables, Workshops oder Podiumsdiskussionen
• Netzwerken: Gute Gelegenheiten während der Kaffeepausen, bei gemeinsamen Mittagessen oder Abendempfängen sowie in Kleingruppenformaten.

• Aktive Rollen: 4–10 Redner:innen/Referent:innen

• Verpflegungskosten: Mäßig bis hoch (Kaffeepausen, Fingerfood oder Mittag-/Abendessen).
• Organisatorischer Aufwand (Vollzeitäquivalent): Tage bis Wochen

Ganztägige Veranstaltungen (5+ Stunden)

• Schwerpunkt: Umfassende thematische Auseinandersetzung und Aufbau langfristiger Netzwerke
• Typische Formate: Mehrere Reden und Präsentationen, parallele Breakout-Sessions, interaktive World Cafés oder Podiumsdiskussionen
• Networking: Hervorragende Networking-Möglichkeiten während strukturierter Pausen, gemeinsamer Mahlzeiten oder Abendempfänge

• Aktive Rollen: 10+ Redner:innen/Referent:innen

• Verpflegungskosten: Hoch (vollständige Verpflegung einschließlich Kaffee am Vormittag und Nachmittag, Mittagessen und möglicherweise einem Empfang)
• Organisatorischer Aufwand (Vollzeitäquivalent): Wochen bis Monate

Zu welcher Tageszeit sollten Sie die Veranstaltung organisieren?

• Zeitpunkt & Dauer: Beginn zwischen 7:00 und 8:00 Uhr. Dauer: 60–90 Minuten

• Format & Verpflegung: leichtes Frühstück bei prägnanten Vorträgen; hochwertige Moderation und strikte Zeiteinhaltung sind essenziell
• Vor- und Nachteile:

• Vorteil: Besonders beliebt bei Abgeordneten, deren ersten Termine später am Vormittag anstehen; hohe Teilnahmequoten, da dringende Terminänderungen sich häufig erst im Laufe des Tages ergeben; die Teilnehmenden beginnen ihren Arbeitstag mit neuen Erkenntnissen
• Nachteil: Enge Taktung, kaum Zeit für informelles Networking

Mittagsveranstaltungen

• Zeitpunkt & Dauer: Beginn zwischen 11:00 und 13:00 Uhr. Dauer: 90–120 Minuten
• Format & Verpflegung: Vorträge/Präsentationen und/oder Podiumsdiskussionen/Round Tables, häufig Mittagessen (Stehbuffet)
• Vor- und Nachteile:
  • Vorteil: Bietet eine produktive Unterbrechung des Arbeitstages mit ausreichend Zeit für Fragen und Antworten sowie Networking;
  • Nachteil: Unterbricht den täglichen Arbeitsablauf; unvorhergesehene Terminänderungen am Vormittag können zu kurzfristigen Absagen führen

Abendveranstaltungen

• Zeitpunkt und Dauer: Beginn zwischen 17:30 und 20:00 Uhr, Dauer: 2–4 Stunden
• Format & Verpflegung: Keynotes, Präsentationen oder Podiumsdiskussionen, gefolgt von einem ausgedehnten Networking, Empfang mit Speisen und Getränken (Abendessen an Stehtischen oder Sitztischen)
• Vor- und Nachteile:
  • Vorteil: Bietet das beste Umfeld, um persönliches Vertrauen und langfristige Beziehungen aufzubauen
  • Nachteil: Sich im Laufe des Tages angehäufte konkurrierende Verpflichtungen, Müdigkeit oder familiäre Verpflichtungen können die Akteure in Politik und Verwaltung davon abhalten, teilzunehmen

Aufgaben und Ressourcen

Forschende

• Klären Sie, was Sie mit der Veranstaltung erreichen möchten, und teilen Sie dies dem Organisationsteam frühzeitig mit
• Bereiten Sie Inhalte vor, die dem gewählten Format, der Dauer und der Zielgruppe angemessen sind (z. B. einen kurzen Vortrag im „Elevator-Pitch“-Stil für eine Frühstücksveranstaltung mit hochrangigen Akteuren in Politik und Verwaltung im Gegensatz zu einer ausführlicheren Fachpräsentation für einen ganztägigen Workshop mit Mitarbeitenden auf Arbeitsebene)
• Stehen Sie während der Pausen für informelles Networking zur Verfügung, sofern das Format dies zulässt

Mitarbeitende in Wissenschaftsmanagement und Wissenstransfer

• Helfen Sie dabei, das Ziel der Veranstaltung, die Zielgruppe und die verfügbaren Ressourcen unter Verwendung des oben genannten Rahmens auf das richtige Format und die richtige Dauer abzustimmen
• Kümmern Sie sich um die Organisation: Veranstaltungsort, Verpflegung, Einladungen und Umsetzung vor Ort (inkl. Einhalten der Redezeiten und Pausen).
• Überprüfen Sie den parlamentarischen Kalender (Sitzungswochen, Sitzungsunterbrechungen, Wahlperioden), bevor Sie einen Termin festlegen

Akteure in Politik und Verwaltung

• Entscheiden Sie, ob Sie teilnehmen möchten und in welcher Funktion
• Falls der eigene Terminkalender eine Teilnahme nicht zulässt, schlagen Sie Mitarbeitende oder Kolleg:innen als Vertretung vor
• Kommunizieren Sie nach Möglichkeit Ihre Prioritäten und Wissensbedarfe im Voraus, damit diese bei der Planung der Veranstaltung berücksichtigt werden können
• Weisen Sie frühzeitig auf bekannte Terminkonflikte hin (z. B. Sitzungswochen, Wahlperioden, andere konkurrierende Verpflichtungen), um den Organisatoren bei der Auswahl eines geeigneten Termins zu helfen
• Geben Sie im Anschluss ein kurzes Feedback dazu, ob Format, Dauer und Zeitpunkt für Sie gepasst haben

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Ein Leitfaden für Forschende zu  erfolgreichen Mitwirkung an Policy Veranstaltungen

Die wichtigsten Merkmale auf einen Blick

Policy Veranstaltungen bieten drei unterschiedliche Dimensionen für wissenschaftliche Wirkung, die von formellen Vorträgen bis hin zum Aufbau persönlicher Beziehungen reichen:

1. Formale Dimension: Vermittlung von Fachwissen in Podiumsdiskussionen, Vorträgen, Präsentationen oder Workshops.
2. Informelle Vernetzung: Aufbau direkter Kontakte während Kaffeepausen, Mittagessen und Empfängen.
3. Strategisches Follow-up: Umwandlung kurzer Begegnungen in nachhaltigen Austauschnach der Veranstaltung.

• Forschenden sollten nicht nur an Policy Veranstaltungen teilnehmen, um eine Rede zu halten oder an einer Podiumsdiskussion teilzunehmen; sie sollten daran teilnehmen, um informelle Gespräche zu führen und zwei bis drei Folgetreffen zu vereinbaren.
• Pausen, Mittagessen und Empfänge sind ebenso wichtig wie inhaltliche Sessions wie Podiumsdiskussionen oder Vorträge selbst: Organisatoren von Policy-Veranstaltungen sollten während der Pausen Gelegenheiten zum Networking und zu informellen Gesprächen einplanen.

Wie funktioniert das Format?

Um Zeit und Wirkung zu maximieren, müssen Forschende jede politische Veranstaltung unter drei strukturellen Dimensionen betrachten.

1. Die formale Dimension (die Plattform)

Dazu gehören Podiumsdiskussionen, Keynote-Vorträge und interaktive Workshops. Die Übernahme einer aktiven Rolle als Redner/Rednerin oder Podiumsteilnehmende stärkt die institutionelle Glaubwürdigkeit und rückt relevante Forschungsergebnisse in den Vordergrund. Doch dies ist lediglich der Aufhänger – nicht das angestrebte Ergebnis.

2. Die informelle Dimension (die Verbindung)

In Kaffeepausen, während des Mittagessens und bei Abendempfängen findet der informelle Austausch mit Vertreterinnen und Vertretern aus Politik und Verwaltung statt. Informelle Rahmenbedingungen ermutigen die Teilnehmenden dazu, offener über ihre Herausforderungen und Wissensbedarfe zu sprechen, als es eine öffentliche Podiumsdiskussion zulässt. Forschende sollten die Zeit auf Veranstaltungen für den informellen Austausch nutzen anstatt , E-Mails zu checken, nur mit Kolleginnen und Kollegen aus der Wissenschaft auszutuaschen oder frühzeitig die Veranstaltung zu verlassen.

3. Die Nachverfolgungsdimension (die Wirkung)

Wertvolle Gespräche sollten damit enden, dass Forschende sich mit den Gesprächspartnerinnen und Gesprächspartnern aus der Praxis darauf verständigen, in Kontakt zu bleiben und den Dialog Wochen oder Monate nach der Veranstaltung weiterführen.

Warum Mikro-Networking Makro-Präsentationen übertreffen kann

Forschende unterschätzen oft den mündlichen Austausch im Vergleich zu Veröffentlichungen. In einem natürlichen Sprechtempo sprechen Rednerinnen und Redner etwa 130–160 Wörter pro Minute (ca. eine halbe Textseite). Betrachten Sie den Vergleich zweier verschiedener Strategien:

Forscher A (der Vortragende): Hält einen 15-minütigen Vortrag plus 5 Minuten für Fragen und Antworten (insgesamt 20 Minuten Redezeit = ~10 Seiten übermittelter Text). In den Pausen checkt dieser Forschende seine E-Mails, unterhält sich nur mit Kollegen und Kolleginnen aus der Wissenschaft und geht frühzeitig.

Forscher B (der Netzwerker): Hat keine formelle Rednerrolle, tauscht sich jedoch in den Pausen und bei Empfängen insgesamt 50 Minuten lang aktiv mit Akteuren aus Politik und Verwaltung aus (ca. 25 Seiten übermittelter zielgerichteter Text). Dieser Forschende vereinbart drei konkrete Termine für zukünftige Treffen. Ergebnis: Drei geplante Folgetreffen, um die eigene Expertise direkt zu präsentieren.

Aufgaben und Ressourcen

Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler

Wie können sich Forschende auf die Netzwerkbildung vorbereiten?

Schritt 1: Den Raum analysieren und sich einen Überblick verschaffen (vor der Veranstaltung)

• Forschende sollten das Programm und die Teilnehmendenliste im Voraus durchsehen. Sie sollten die konkreten Akteure aus Politik und Verwaltung oder anderen Gäste aus der Praxis identifizieren, mit denen sie in Kontakt treten möchten
• Falls die Liste nicht öffentlich ist, sollten Forschende die Organisatoren nach dem erwarteten Profil des Publikums fragen

Schritt 2: Inhaltliche Vorbereitung

• Forschende sollten einen 60-Sekunden-Elevator-Pitch vorbereiten, der sich auf die politische Relevanz ihres Fachwissens konzentriert und rein akademische Debatten oder Methodik vermeidet
• Forschende sollten gedruckte Exemplare von Kurzpublikationen wie Policy Briefs, Factsheets oder Infografiken mitbringen. Diese Kurzpublikationen sollten immer die Kontaktmöglichkeiten enthalten.

Schritt 3: Strategische Ansprache und Eisbrecher

• Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler sollten ihre Zielpersonen in den Pausen ansprechen; sie sollten Grenzen respektieren (Personen, die gerade telefonieren oder E-Mails auf ihrem Laptop schreiben, sollten sie meiden), sich aber selbstbewusst mit einem höflichen „Darf ich mich zu Ihnen setzen/stellen?“ zu den Gruppen an den Tischen gesellen.
• Offene Eisbrecher können sein:

o Auf welchen Teil der Veranstaltung freuen Sie sich am meisten?

o Welche Sessions fanden Sie bisher am interessantesten?

o Was halten Sie von Argument zu X?

• Folgefragen können sein:

o Welche Themenaspekte sind für Sie besonders relevant?

o Was ist die größte Herausforderung, vor der Sie bei diesem Thema stehen?

Schritt 4: Den Anschluss für die Nachbereitung sichern

• Wenn der Kontakt positiv verläuft, sollten Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler noch vor Ende des Gesprächs den Anschluss sichern: „Ich würde Ihnen gerne ein kurzes Update schicken, sobald unsere nächsten Forschungsergebnisse vorliegen. Darf ich Ihre Visitenkarte haben oder Ihren LinkedIn-QR-Code scannen?“
• Das Überreichen eines gedruckten Policy Briefs mit den eigenen Kontaktdaten ist eine effektive Methode, um einen unmittelbaren, professionellen Übergang zu schaffen

Schritt 5: Termin vereinbaren (nach der Veranstaltung)

• Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler sollten innerhalb von 48–72 Stunden eine maßgeschneiderte Folge-E-Mail senden
• Sie sollten Links zu den besprochenen Daten oder Publikationen bereitstellen und ein Folgetreffen in den nächsten Wochen oder Monaten vorschlagen

Mitarbeitende in den Bereichen Management und Transfer (Unterstützungsstrukturen)

Policy-Veranstaltungen müssen den informellen Dialog in Pausen ermöglichen.

Teams, die Veranstaltungen organisieren, sollten die folgenden Vorschläge berücksichtigen:

• Netzwerkpausen einplanen: Bei jeder Veranstaltung, die länger als zwei Stunden dauert, sollten die Organisatoren Kaffeepausen von mindestens 20 bis 30 Minuten einplanen; die Organisatoren sollten die Pausen nicht verkürzen, auch nicht, wenn Vorträge überzogen werden. Sieie sollten die Referentinnen und Referenten im Voraus darüber informieren, dass Zeitlimits strikt eingehalten werden.
• Vorbereiten sichtbarer Materialien: Organisatoren sollten große, gut lesbare Namensschilder bereitstellen; wenn möglich, können sie QR-Codes auf den Namensschildern integrieren, die weitere Informationen wie Links zu Webseiten oder LinkedIn-Profilen bereitstellen.
• Moderieren flexibler Frage-und-Antwort-Runden: Moderatorinnen und Moderatoren sollten die „Frage-und-Antwort-Runden“ so strukturieren, dass das Fachwissen der Teilnehmenden im Raum zum Tragen kommt. Sie sollten zu Beginn klar ankündigen: „Fragen müssen auf 1–2 Minuten begrenzt sein, damit alle zu Wort kommen können.“ Dies verhindert lange Ausführungen aus dem Publikum und hilft Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern, interessante Gesprächspartner für die nächste Pause zu identifizieren
• Mitarbeitende im Bereich Wissensaustausch können Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler darin unterstützen, klare Elevator Pitches zu entwickeln und leicht verständliche Informationsblätter zu erstellen
• Mitarbeitende im Bereich Wissensaustausch können Forschende während Empfängen aktiv den anwesenden Akteuren aus Politik und Verwaltung vorstellen

Quellen

Willis, Christina C. (2020), Sustainable Networking for Researchers and Engineers, https://doi.org/10.1117/3.2535500.

Zack, Devora (2019), Networking for People Who Hate Networking: A Field Guide for Introverts, the Overwhelmes, and the Underconnected, Berrett-Koehler Publishers.

Möchten Sie mehr über das Policy Engagement Toolkit wissen oder Ihre Erfahrung teilen?

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Kontaktieren Sie gerne Tome Sandevski über science-policy@uni-frankfurt.de

Das Wichtigste auf einen Blick

• Im Rahmen von Shadowing begleiten Forschende Akteure in Politik oder Verwaltung oder umgekehrt, um Einblicke in deren Aufgaben, Arbeitsabläufe und Arbeitskontext zu gewinnen.
• Das vorrangige Ziel ist das gegenseitige Lernen und der Wissenstransfer zwischen Wissenschaft und Praxis.

Wie funktioniert das Format?

• Förderung des gegenseitigen Verständnisses zwischen Forschenden und Mitarbeitenden in Politik und Verwaltung
• Förderung einer langfristigen Zusammenarbeit zwischen Hochschulen und Akteuren des öffentlichen Sektors.
• Abstimmung der Studiengänge auf die tatsächlichen Bedürfnisse des öffentlichen Sektors.
• Verbesserung der Eignung für den Arbeitsmarkt von Absolventen durch realistische Einblicke in Tätigkeiten der öffentlichen Verwaltung.
• Förderung des gegenseitigen Wissensaustauschs durch Beobachtungen und informelle Beratungen.
• Unterstützung öffentlicher Innovationen durch die Einbeziehung aktueller wissenschaftlicher Erkenntnisse in die Politikgestaltung und die Verwaltungspraxis.

Wie funktioniert das Format?

Hospitationen sind strukturierte Besuche, bei denen Wissenschaftler Experten der öffentlichen Verwaltung, wie Datenanalyst*innen, Planer*innen oder Fachreferent*innen, bei ihrer täglichen Arbeit zusehen. Der Hauptzweck besteht nicht in der Bewertung, sondern im gegenseitigen Lernen. Wissenschaftler und Wissenschaftlerinnen gewinnen aus erster Hand Einblicke in berufliche Aufgaben, Arbeitsmittel, Arbeitsabläufe und Erwartungen. Dieses Wissen kann dann in die Lehrplanentwicklung einfließen oder angewandte Forschung und Projektkooperationen prägen.

Das Konzept der Hospitationen kann auch umgekehrt betrachtet werden, indem Vertreter der öffentlichen Verwaltung praxisorientierte Wissenschaftler oder Forschende in deren Labors besuchen. Auch wenn hochrangige politische Entscheidungsträger aufgrund ihres Terminkalenders möglicherweise nicht die Möglichkeit haben, begleitet zu werden, sind Fachkräfte der mittleren Ebene oder praxisorientierte Beamte ideale Teilnehmer. Diese Personen können alltägliche Aufgaben wie räumliche Analysen, Genehmigungsabläufe, Datenmanagement oder partizipative Prozesse demonstrieren. In einigen Fällen wird das „Gruppen-Hospitieren“ genutzt: Ein Beamter führt seine Aufgaben aus, während mehrere Wissenschaftler zuschauen, worauf eine strukturierte Diskussion folgt.

Für Forschende bietet das Hospitieren folgende Vorteile:

– Einblicke in reale Arbeitsabläufe, administrative Rahmenbedingungen und die Datennutzung in öffentlichen Einrichtungen

– Zugang zu speziellen Tools, Datensystemen oder Archiven, die andernfalls nicht zugänglich wären

– Anregungen für wissenschaftliche Forschung mit praktischer Relevanz

Für Experten aus dem öffentlichen Sektor bietet das Job-Shadowing:

– eine Möglichkeit, aktuelle Herausforderungen, veraltete Prozesse oder Personalbedarf zu kommunizieren

– Gelegenheiten, die Kompetenzen künftiger Absolventen mitzugestalten

– Rückmeldungen dazu, wie Lehre und Forschung an Hochschulen Innovation und Modernisierung fördern können.

Herausforderungen und Chancen

Obwohl Hospitationen große Vorteile bieten, ist ihre Planung und Organisation sehr zeitaufwendig. Es kann schwierig sein, Termine zu finden, die für alle Beteiligten passen. Dennoch lohnen sich diese Interaktionen aufgrund ihrer geringen Kosten und ihrer hohen Wirksamkeit. Regelmäßige Hospitationen können zudem als Feedback-Schleife dienen – so können öffentliche Einrichtungen ihre Einstellungskriterien anpassen und Hochschulen ihre Lehrpläne an die sich wandelnden Anforderungen ausrichten.

Vorteile für beide Seiten

Die Wissenschaft profitiert von:

– einem besseren Verständnis dafür, wie Prozesse in der Kommunalverwaltung umgesetzt werden.

– Anregungen für die Gestaltung von Lehrveranstaltungen, anwendungsorientierte studentische Projekte und Forschungsideen.

– Zugang zu realen Daten, Software und institutionellem Know-how.

Institutionen des öffentlichen Sektors profitieren von:

– Einfluss auf die akademische Ausbildung, um den tatsächlichen Anforderungen des Arbeitsmarktes gerecht zu werden.

– Der Suche nach neuen Wegen zur Modernisierung von Arbeitsabläufen unter Verwendung aktueller wissenschaftlicher Methoden.

– Dem Aufbau von Beziehungen, die die Personalbeschaffung, Praktika und Projektkooperationen unterstützen.

Voraussichtlicher Zeitaufwand

Rolle    Vorbereitungszeit    Sitzungsdauer

Wissenschaftliches Personal    15–30 Min. (Terminplanung, Hintergrundrecherche)    45–60 Min.

Experte für öffentliche Verwaltung    15–30 Min. (Terminplanung, Austausch über den Kontext)    45–60 Min.

Dauer und Logistik

– Übliche Dauer: 45–60 Minuten

– Format: Persönlicher Besuch (Einzelgespräch oder Gruppe)

– Erforderliche Vorbereitung: Minimal – informelle Gespräche unter Experten aus ähnlichen Fachgebieten reichen aus

– Empfohlene Nachbereitung: Kurze Nachbesprechung und Möglichkeiten zur weiteren Zusammenarbeit (z. B. Praktika, gemeinsame Projekte)

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Kontaktieren Sie gerne Tome Sandevski über science-policy@uni-frankfurt.de

Was ist ein Hackathon?

„Hackathon“ ist eine Wortschöpfung aus „Hack“ und „Marathon“. Es handelt sich um ein innovatives Format, bei dem Teilnehmende zusammenkommen, um Ideen zu entwickeln und innerhalb kurzer Zeit Lösungen zu erarbeiten.

Auch als „Innovathon“ oder „Ideathon“ bezeichnet, bringt ein Hackathon Menschen zusammen, um mit gemeinsamer Kreativität neue Ideen zu entwickeln. Dieses kollaborative und intensive Format soll Innovationen anregen und schnell konkrete Ergebnisse liefern.

Worum geht es bei diesem Format?

Hackathons sind in den letzten fünf Jahren immer beliebter geworden. Sie bieten Studierenden die Möglichkeit, ihre Fähigkeiten unter Beweis zu stellen, neue Ideen zu erkunden und mit anderen aus unterschiedlichen Bereichen zusammenzuarbeiten.

Hackathons sind für Institutionen wertvoll, da sie Studierenden helfen können, gemeinsam innovative Lösungen für reale Herausforderungen zu entwickeln. Sie sind zudem ein wirksames Mittel, um die Interaktion und die Verbindungen zwischen Universitäten und Praxispartnern wie politischen Entscheidungsträgern zu stärken.

In unserem Fall findet das Hackathon-Format im Rahmen eines einwöchigen Seminars statt, das sich dem Thema Gestaltung öffentlicher Politik widmet. Dieses Seminar steht jeweils zwei Masterstudierenden aus allen Fachbereichen der Universität offen, und wir erwarten 15 bis 30 Studierende pro Durchgang.

Durch intensive Teamarbeit können Studierende in nur einer Woche einzigartige, praxisnahe Ideen entwickeln. Hackathons unterstreichen zudem den Wert der interdisziplinären Zusammenarbeit und strukturieren den kreativen Prozess um konkrete Ziele herum, insbesondere – in unserem Fall – wenn Studierende aller Fachrichtungen in Gruppen von vier bis fünf Personen zusammenkommen und unterschiedliche Ansätze für komplexe Fragestellungen kombinieren.

Wie funktioniert das Format?

Wir organisieren einen fünftägigen Hackathon in einer arbeitsfreien Woche, der Einführungskurse gewidmet ist (mit ECTS-Punkten) und in dem Studierende aller Fachrichtungen Themen erkunden können, denen sie in ihrem Studium noch nicht begegnet sind. Unser Format ist eine Präsenzveranstaltung und umfasst zahlreiche Treffen vor Ort, bei denen die Studierenden wichtige Akteure aus dem jeweiligen jährlichen Themenbereich treffen können.

Die wichtigsten Schritte

Schritt 1: Die Herausforderung definieren

Zunächst ist es wichtig, einen Sponsor auszuwählen und gemeinsam mit ihm das Thema sowie eine damit verbundene Herausforderung zu definieren. Die Herausforderung sollte realistisch und innerhalb des Zeitrahmens erreichbar sein. Eine wirkungsvolle Kommunikation ist ebenfalls wichtig, um motivierte Teilnehmende zu gewinnen.

Schritt 2: Start der Veranstaltung

Der Hackathon beginnt mit einer Eröffnungssitzung. Der Dozent oder die Dozentin erläutert den Zeitplan und die Ziele für die Woche. Der Sponsor stellt die Aufgabenstellung vor, einschließlich der Rahmenbedingungen und wichtiger Überlegungen. Weitere Mitwirkende, wie Verbände oder begünstigte Organisationen, können Input liefern, um die Studierenden anzuleiten.

Schritt 3: Ideenfindung

Während der gesamten Woche nehmen die Studierenden an Seminaren und Workshops teil, die von Dozenten und Experten geleitet werden. Diese Veranstaltungen unterstützen sie dabei, Ideen zu entwickeln und Ihre Konzepte auszugestalten.

Schritt 4: Prototypenentwicklung

Sobald die Gruppen eine klare Vorstellung haben, gehen sie in die Prototypen-Phase über. Dazu gehören von Experten geleitete Workshops und eigenständiges Teamwork, um eine konkrete Lösung zu erarbeiten.

Schritt 5: Präsentationen und Feedback

Am Ende der Woche präsentieren die Gruppen ihre Projekte dem Sponsor. Auf diese Präsentationen können Diskussionen und/oder Feedbackrunden folgen, um die Ideen weiter zu verfeinern.

Schritt 6: Nachbereitung

Es ist wichtig, nach der Veranstaltung sowohl mit den Sponsoren als auch mit den Studierenden/ Teilnehmenden in Kontakt zu bleiben. So können Fragen geklärt und Anpassungen bei der praktischen Umsetzung der entwickelten Ideen vorgenommen werden. Diese Nachbereitungsphase trägt auch dazu bei, gute Beziehungen zum Sponsor aufrechtzuerhalten, und schafft die Grundlage für eine zukünftige Zusammenarbeit.

Für Universitäten kann die Benotung eines Hackathons eine Herausforderung darstellen. Stattdessen können die Teilnahme und das Engagement bewertet oder Feedback durch eine Zufriedenheitsumfrage gesammelt werden.

Aufgaben und Ressourcen

Ein Hackathon ist eine kurze, kollaborative Erfahrung, die darauf abzielt, Innovation und Praxisarbeit zu fördern. Zu den Ressourcen gehören eine dem Format angemessene Aufgabe sowie ein externer Sponsor, der für einige Tage zur Verfügung steht.

Beispiele

https://www.univ-lyon2.fr/sciences-et-societe/les-poles-de-specialites/motif-design-des-politiques-publiques

Quellen und weiterführende Literatur

https://www.bibliotheque-initiatives.fonction-publique.gouv.fr/files/2023-11/HACKATHON-LE-GUIDE-PRATIQUE.pdf

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Wichtige Merkmale auf einen Blick

• Ein „Capsule“-Format ist eine Diskussion in geschlossenen Kleingruppensitzungen zwischen Forschenden und politischen Entscheidungsträgern (unter Ausschluss der Öffentlichkeit). In der Regel nehmen zwei Forschende und zwei Vertreter und Vertreterinnen aus Politik und Verwaltung daran teil, bei Bedarf können es jedoch auch weniger oder mehr sein. Bei dieser Diskussion kann auch ein kleines Publikum anwesend sein.
• Es handelt sich um ein freies Format, das es den Teilnehmenden ermöglicht, sich ungezwungen auszutauschen, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, dass ein großes Publikum zuhört; anschließend werden die wichtigsten Punkte, die sich aus der Diskussion ergeben haben, dem Publikum vorgestellt
• Die Themen müssen zur Diskussion offen sein und im Voraus festgelegt werden, da später eine öffentliche Präsentation der Diskussion stattfindet, bei der Fragen aus dem Publikum gestellt werden können.

Wie funktioniert das Format?

Teil 1: Das private Treffen

Das „Capsule“-Format basiert auf einem vertraulichen und informellen Rahmen, der offene und konstruktive Diskussionen fördern soll.

In der Regel treffen sich zwei oder drei politische Entscheidungsträger mit zwei oder drei Forschenden, idealerweise aus unterschiedlichen Disziplinen. Der Workshop wird von Wissensvermittelnden der Universität organisiert, wenn wir, wie in unserem Fall, ein gemeinsames Thema identifiziert haben.

Die „Capsule“ wurde im Rahmen einer zweitägigen Konferenz organisiert, was uns die Möglichkeit bot, am Thema interessierte Forschende und politische Entscheidungsträger zusammenzubringen und ihnen eine wichtige Gelegenheit für eine vertrauliche Diskussion zu diesem Thema zu bieten. Das Treffen ist für die Öffentlichkeit und die Medien nicht zugänglich. Die Teilnehmenden sind eingeladen, ihr Wissen, ihre Herausforderungen und Fragen frei auszutauschen, ohne sich Gedanken über öffentliche Kommunikation oder politische Positionen machen zu müssen.

Dieses Format zielt darauf ab, ein Klima des Vertrauens zu schaffen, und kann für beide Seiten zu vorteilhaften Beziehungen in der Zukunft führen.

Politiker können Fragen stellen, ohne Angst vor einer Bewertung zu haben, und Forschende, die es nicht gewohnt sind, in der Öffentlichkeit zu sprechen, können komplexe oder sogar sensible Erkenntnisse präsentieren.

Dieses „Capsule“-Format ermöglicht es zudem, auch längerfristig zu denken, indem neue Handlungsfelder erschlossen werden. Diese Dialoge können einmalige Veranstaltungen oder Teil eines zyklischen Prozesses sein.

Teil 2: Die öffentliche Präsentation

Am Ende der nicht-öffentlichen Sitzung kann eine öffentliche Nachbesprechung organisiert werden, um die wichtigsten diskutierten Ideen zu teilen und dabei die Vertraulichkeit einzelner Kommentare zu wahren. Diese Zeit ermöglicht eine breitere Reflexion und unterstreicht den Wert der Diskussion. In unserem Fall fand die nicht-öffentliche Sitzung statt, während das Publikum in die Mittagspause ging. Bei der Rückkehr war die öffentliche Sitzung in das Konferenzprogramm des Tages integriert, was uns ein zahlreiches, interessiertes und dynamisches Publikum bescherte.

Herausforderungen und deren Bewältigung

Die größte Herausforderung dieses Formats für das unterstützende Personal (Wissensaustausch- und Forschungsmanagerinnen und -manager) besteht darin, während der gesamten Diskussion einen roten Faden zu wahren, um die Kohärenz und den Fortschritt des Austauschs sicherzustellen. Zu diesem Zweck ist die Wahl des Moderators oder der Moderatorin entscheidend: Er oder sie muss die Themen im Voraus gründlich vorbereitet haben, Kommentare umformulieren können und Verbindungen zwischen den Anliegen der Teilnehmenden herstellen, insbesondere während der zweiten Phase der öffentlichen Präsentation.

Aufgaben und Ressourcen

Der Inhalt ist sehr offen, doch muss der Moderator oder die Moderatorin das Diskussionsthema sowie die Grenzen des Fachgebiets der Forschenden und die Grenzen des Tätigkeitsbereichs der politischen Entscheidungsträger gründlich vorbereitet haben, damit die Diskussion produktiv verläuft.

Obwohl das Format recht offen ist, erfordert es für alle Teilnehmenden einen gewissen Vorbereitungsaufwand. Tatsächlich ist ein Treffen vor der Diskussion für alle sehr nützlich, um ihre Fachgebiete zu klären und auch die Themen und Grenzen der Diskussion festzulegen.

Beispiele

https://www.univ-lyon2.fr/sciences-et-societe/nos-projets/review-of-the-capsule-meeting-between-policy-makers-and-reseachers-on-the-key-topic-the-management-of-urban-wastelands

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Die wichtigsten Merkmale auf einen Blick

• Zehn regionale UGR-Kreisräte, jeweils einer pro Kreis der Provinz Granada
• „Living Lab“- und „Quadruple-Helix“-Ansatz zur Vernetzung von Hochschulen, Behörden, Unternehmen und Bürgern
• Partizipative Ermittlung lokaler Herausforderungen in den Bereichen Wasserwirtschaft, Bodensanierung, nachhaltige Mobilität und Kulturerbe
• Wissenschafts-Politik-Partnerschaften zwischen Forschenden und Beamten zur Erarbeitung lokal relevanter Lösungen
• Institutioneller Rahmen zur Gewährleistung einer langfristigen Koordination und eines Wissenstransfers zwischen Wissenschaft und Gebietskörperschaften

Beschreibung

Die UGR-Bezirksräte sind ein regionales Modell für den Dialog zwischen Wissenschaft und Politik und Verwaltung, das von der Universität Granada (Spanien) im Rahmen des Erasmus+-Projekts „ENGAGEgreen“ entwickelt wurde.

Die Initiative ist eine Reaktion auf die dringenden ökologischen und sozialen Herausforderungen der Provinz, wie Dürre, Bodendegradation und Landflucht, und sieht die Einrichtung von zehn Bezirksräten vor. Einen Bezirksrat pro Bezirk, der Wissenschaft, politisch Verantwortliche, den privaten Sektor und die Zivilgesellschaft miteinander verbindet.

Unter Anwendung der Living-Lab-Methodik und des Quadruple-Helix-Modells fördern die Räte gemeinsames Experimentieren und eine evidenzinformierte Politikgestaltung. Sie dienen als lokal-verankerte Plattformen für gemeinsame Gestaltung, Kapazitätsaufbau und partizipative Regierungsführung und treiben so die nachhaltige Entwicklung auf regionaler Ebene voran.

Wie funktioniert das Format?

1. Einleitung

Die aktuellen Umweltprobleme in Granada machten deutlich, dass es an strukturierten Mechanismen mangelt, um wissenschaftliche Erkenntnisse in die Politikgestaltung einzubeziehen. Um dem entgegenzuwirken, richtete die UGR zehn Bezirksräte ein, um den Dialog zwischen Wissenschaft und Politik auf regionaler Ebene zu institutionalisieren.

2. Ziele

• Förderung eines inklusiven und strukturierten Dialogs zwischen Wissenschaft, öffentlicher Verwaltung, Zivilgesellschaft und Privatwirtschaft.
• Identifizierung und Priorisierung lokaler Herausforderungen durch partizipative Plattformen.
• Erprobung eines skalierbaren Modells der Zusammenarbeit zwischen Wissenschaft und Politik, das sich auf andere europäische Regionen übertragen lässt.
• Stärkung der institutionellen Kapazitäten für den Wissenstransfer und Festigung des gesellschaftlichen Engagements der Universität.

3. Methodik

Die Räte verfolgen einen „Living Lab“-Ansatz, der Experimente unter realen Bedingungen und die gemeinsame Entwicklung lokal relevanter Lösungen durch die Beteiligten fördert.

Sie integrieren die Logik der „Quadruple Helix“ und der „Quintuple Helix“ und gewährleisten dabei die Beteiligung von:

• akademischen Einrichtungen
• öffentlichen Verwaltungen
• Akteuren des privaten Sektors
• zivilgesellschaftlichen Organisationen

Bei der Rekrutierung und Einbindung wurden institutionelle Kommunikationskanäle (E-Mails, Websites) mit informellen Kanälen kombiniert, um lokale Akteure und Bürger und Bürgerinnen zu erreichen.

Die Aktivitäten fanden in hybriden Formaten (online und vor Ort) statt, darunter Webinare, gemeinschaftliche Workshops und Fortbildungen, die darauf abzielten, den Dialog, das gegenseitige Lernen und die gemeinsame Entscheidungsfindung zu fördern.

4. Höhepunkte der Pilotphase

Die UGR-Kreisräte wurden im Januar 2025 im Rahmen des ersten „Impronta Granada“-Treffens offiziell ins Leben gerufen, an dem 143 Personen an diesem ersten landesweiten Treffen teilnahmen. Seitdem hat sich die Initiative zu einem strukturierten Netzwerk mit rund 230 aktiven Teilnehmenden in zehn Landkreisen Granadas entwickelt.

Die Räte haben den wissenschaftspolitischen Dialog zu zentralen Umweltthemen gefördert, unter anderem durch Webinare und Seminare zu Bodensanierung, Dürremanagement und biotechnologischen Alternativen zur Schädlingsbekämpfung, die gemeinsam mit lokalen Behörden und wissenschaftlichen Experten organisiert wurden.

Die Einbindung der Interessengruppen spiegelt das „Quadruple-Helix“-Konzept des Projekts wider, das Akteure aus öffentlicher Verwaltung, akademischen Einrichtungen, der Zivilgesellschaft und der Privatwirtschaft zusammenbringt.

Insgesamt wurden über 15 Aktivitäten in verschiedenen Formaten organisiert, darunter:

• Webinare zu Bodensanierung und Dürre in Zusammenarbeit mit regionalen Behörden
• Ein Seminar zur nachhaltigen Schädlingsbekämpfung, das gemeinsam von Biotechnologie-Experten der UGR und lokalen Bürgermeistern geleitet wurde
• Workshops zum Kapazitätsaufbau und gemeinsame Tagungen, aus denen mehr als acht lokalisierte Handlungsvorschläge hervorgingen, von denen mehrere derzeit in kommunale und regionale politische Agenden integriert werden
• Gemeinsam entwickelte, ortsspezifische Lösungen zu den Themen Wasserbewirtschaftung, ökologischer Wandel und ländliche Innovation, die in den lokalen Gegebenheiten verwurzelt sind
• Mechanismen zur Zusammenarbeit zwischen Wissenschaft und Politik, die es Forschenden ermöglichen, als regionale Vermittelnde zu fungieren und eine evidenzbasierte Entscheidungsfindung auf kommunaler Ebene voranzutreiben.

5. Ergebnisse und Auswirkungen

• Nationale und internationale Sichtbarkeit durch die Teilnahme an Konferenzen, die Verbreitung über institutionelle Netzwerke und kontinuierliche Medienarbeit
• Entwicklung eines flexiblen Steuerungsmodells, das zentrale Koordination mit lokaler Autonomie und Selbstorganisation in Einklang bringt
• Institutionelle Anerkennung und symbolische Anreize, wie Teilnahmebescheinigungen und der bevorstehende „Best UGR County Council Award“, stärken das langfristige Engagement der Interessengruppen
• Hybride Beteiligungsformate (online und vor Ort) haben die Zugänglichkeit insbesondere in ländlichen Gebieten erweitert und damit die Inklusivität und pluralistische Vertretung gestärkt

Insgesamt haben die UGR-Kreisräte das Potenzial der Universitäten als regionale Vermittler unter Beweis gestellt und durch einen nachhaltigen Dialog zwischen Wissenschaft und Politik kooperative Lösungen zur Bewältigung ökologischer und sozialer Herausforderungen gefördert.

Herausforderungen

• Die historisch schwachen Verbindungen zwischen Wissenschaft und Kommunalverwaltungen erforderten den Aufbau von Vertrauen
• Abwägung zwischen akademischer Koordination und kommunaler Autonomie
• Gewährleistung einer gerechten Vertretung aller Sektoren der Vierfach-Helix
• Bewältigung logistischer Herausforderungen und Gewährleistung der Erreichbarkeit in ländlichen Gebieten
• Umsetzung der Ergebnisse des Dialogs in konkrete, umsetzbare politische Maßnahmen
• Schwierigkeiten bei der Aufrechterhaltung einer konsistenten Beteiligung in allen Landkreisen

Aufgaben und Ressourcen

Wissenschaftler und Wissenschaftlerinnen

• Beiträge in Form von Forschungserkenntnissen zu den Themen Nachhaltigkeit, Boden, Wasser und Kulturerbe
• Funktion als regionale Vermittler zur Förderung evidenzbasierter Diskussionen
• Unterstützung bei Überwachung und Bewertung durch Datenanalyse und Umsetzung in politische Maßnahmen

Manager und Managerinnen für Wissensaustausch und Forschung

• Koordinieren die Einrichtung von zehn landkreisbasierten Räten und kümmern sich um die Logistik
• Konzipieren und moderieren Workshops zur gemeinsamen Gestaltung sowie Schulungsveranstaltungen
• Stellen die Abstimmung zwischen lokalen Prioritäten und den Zielen von ENGAGEgreen sicher
• Erstellen Berichte und Kommunikationsmaterialien zur Verbreitung (Websites, Medien)

Akteure in Politik und Verwaltung

• Teilnahme an Workshops und Webinaren, um Herausforderungen und Prioritäten auszutauschen
• Bereitstellung lokaler Daten, des administrativen Kontexts und von Feedback zu Lösungsvorschlägen
• Integration gemeinsam erarbeiteter Vorschläge in die politischen Agenden der Gemeinden oder Landkreise

Beispiele

• Auftaktveranstaltung (Januar 2025): Am ersten „Impronta Granada“-Treffen nahmen 143 Teilnehmer teil; damit wurden alle zehn UGR-Kreisräte gegründet
• Bestehendes Netzwerk:B Rund 230 aktive Teilnehmer in der gesamten Provinz
• Thematische Webinare: Zu den Themen Bodensanierung, Dürremanagement und biotechnologische Schädlingsbekämpfung, gemeinsam organisiert mit lokalen Behörden und Forschern
• Workshops: Es wurden über 10 lokalisierte Handlungsvorschläge erarbeitet, von denen mehrere derzeit in die kommunale Politik umgesetzt werden
• Hybride Formate: Die Teilnahme sowohl online als auch vor Ort stärkte die Inklusivität und Zugänglichkeit für ländliche Gemeinden

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Worum geht es bei diesem Format?

• Policy Sessions auf wissenschaftlichen Konferenzen sind eine hervorragende Möglichkeit, Policy-Perspektiven zu aktuellen Forschungsthemen zu gewinnen.
• Sie eignen sich gut, um Akteurinnen und Akteure in Politik und Verwaltung mit Forschenden aus verschiedenen Forschungsbereichen, Institutionen und Ländern zu vernetzen.
• Die Organisatorinnen und Organisatoren können die Sessions als Roundtables, Präsentationen von Forschenden sowie Gästen aus Politik und Verwaltung mit anschließender Fragerunde, Podiumsdiskussionen, World Café, Fishbowls oder anderen Formaten gestalten, die einen Dialog zwischen Wissenschaft und Politik ermöglichen.
• Die Organisatorinnen und Organisatoren müssen bei der Planung von Policy Sessions Ziele, Inhalte, Struktur und Zielgruppen festlegen.

Wie funktioniert das Format?

Wissenschaftliche Konferenzen sind essenziell, um die neuesten Forschungsergebnisse mit Fachkolleginnen und Fachkollegen zu teilen. Sie bieten zudem ausgezeichnete Gelegenheiten, einen Dialog zwischen Wissenschaft und Politik und Verwaltung zu etablieren. Während der Inhalt rein akademischer Sessions für Akteurinnen und Akteure in Politik und Verwaltung relevant sein kann, sind Diskussionen in wissenschaftlichen Formaten oft schwer verständlich für Personen, die mit wissenschaftlichen Debatten, Methoden, Fachbegriffen oder akademischer Sprache nicht vertraut sind.

Policy Sessions, die auch als Stakeholder Sessions bezeichnet werden, öffnen die Konferenz für nicht-akademische Zielgruppen. Policy Sessions können als Roundtables, Podiumsdiskussionen und Präsentationen von Forschenden sowie Akteurinnen und Akteuren in Politik und Verwaltung mit anschließender Fragerunde, World Cafés, Fishbowls oder anderen Formaten stattfinden und ermöglichen so einen Dialog zwischen Wissenschaft und Politik/Verwaltung.

Die Organisatorinnen und Organisatoren kleinerer wissenschaftlicher Konferenzen können Policy Sessions in die Planung integrieren. Bei großen Konferenzen gibt es oft eine Ausschreibung zur Einreichung von Vorschlägen für Policy Sessions. Organisatorinnen und Organisatoren müssen den Inhalt, die Struktur und die Zielgruppen der Sessions berücksichtigen. Wollen sie spezifische Themen mit technischem Wissen behandeln oder „große Fragen“ diskutieren? Ersteres eignet sich besser für Gäste aus Ministerien oder nachgeordneten Behörden mit Spezialwissen, Letzteres eher für Mitglieder des Parlaments oder Ministerinnen und Minister. In jedem Fall sollten aktuelle Themen ausgewählt werden, die für Gäste aus Politik und Verwaltung relevant sind.

Wissenschaftliche Konferenzen sind wichtig, um sich über den neuesten Stand der Forschung durch Vorträge zu informieren. Doch stundenlanges Zuhören bei Vorträgen kann ermüdend sein. Daher können Policy Sessions am Nachmittag oder am Abend eine willkommene Abwechslung bieten.

Die fruchtbarsten Diskussionen mit Akteurinnen und Akteuren in Politik und Verwaltung finden oft eher in den Kaffeepausen statt als auf der Bühne. Deshalb sollten die Organisatorinnen und Organisatoren eine Atmosphäre schaffen, die informelle Gespräche ermöglicht, zum Beispiel durch Buffets und Stehtische, an denen Teilnehmende die Tische wechseln und mit unterschiedlichen Forschenden ins Gespräch kommen können.

Herausforderungen (und wie man ihnen begegnet)

Mitglieder des Parlaments sowie Ministerinnen und Minister sind bekanntermaßen stark ausgelastet und erhalten wöchentlich zahlreiche Anfragen zu Veranstaltungen. Daher sollten Organisatorinnen und Organisatoren überlegen, welche Art von Gästen aus Politik und Verwaltung sie einladen möchten. Möchten sie Vertreterinnen und Vertreter aus der Praxis für Podiumsdiskussionen mit viel Publikum gewinnen, bieten sich Ministerinnen und Minister oder vergleichbare Positionen an. Für kleinere Roundtables eignen sich Gäste aus der Praxis auf der Ebene von Referaten. Die Sessions sollten für die Gäste aus Politik und Verwaltung attraktiv gestaltet werden. Beispielsweise sprechen Podiumsdiskussionen mit Forschenden sowie Stakeholdern aus dem dritten Sektor oder der Wirtschaft Politikerinnen und Politiker an, die an Stakeholder Dialogen interessiert sind.

Organisatorinnen und Organisatoren sollten es nicht persönlich nehmen, wenn die ursprünglich eingeladenen Gäste aus Politik und Verwaltung – einschließlich Ministerinnen und Minister oder Abgeordnete – auf ihre Mitarbeitenden verweisen, es sei denn, es sind besonders renommierte Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler wie Nobelpreisträgerinnen und -träger als Gesprächspartner geplant.

Während die Schaffung neuen Wissens ein eigenständiges Ziel der Wissenschaft ist, suchen Gäste aus Politik und Verwaltung nach der politischen Relevanz von Forschungsergebnissen. Theoretische Debatten oder methodische Ansätze sind zwar wichtig, können jedoch für Gäste aus der Praxis schwer verständlich sein. Forschende sollten sich daher darauf konzentrieren, ihr politikrelevantes Wissen zu teilen. Außerdem sollten Forschende Gäste aus Politik und Verwaltung darüber informieren, dass viele Forschende nur begrenztes Wissen über die Herausforderungen der Politikgestaltung und die Funktionsweise von Politik und Verwaltung, etwa Parlamente oder Ministerien, besitzen.

Aufgaben und Ressourcen

Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler

Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, die die Session organisieren, müssen die Struktur planen, Leitfragen für Moderatorinnen und Moderatoren sowie Teilnehmende vorbereiten und eine Zusammenfassung der Session verfassen.
Sollten sie sich mit politischen Themen noch nicht gut auskennen, sollten sich Forschende anhand offizieller Publikationen wie Strategiepapieren, Gesetzen oder Gesetzesentwürfen informieren. Sie sollten zudem die Profile der teilnehmenden Akteurinnen und Akteure in Politik und Verwaltung (Politikerinnen und Politiker) oder deren Stellenbeschreibungen (Referentinnen und Referenten; Organigramme sind hilfreich) lesen. Forschende sollten sie die zentralen Botschaften, die sie vermitteln wollen, gut überlegen.

Mitarbeitende im Wissenstransfer oder Wissenschaftsmanagement (Unterstützungsstrukturen)

Unterstützungsstrukturen können bei der Themenfindung für die Policy Sessions helfen, deren Integration in die akademische Veranstaltung vorschlagen, die Forschenden über aktuelle politische Themen informieren und organisatorische Unterstützung leisten, etwa bei der Raumbuchung oder Hotelreservierung. Sie können zudem bei der Vorbereitung von Pressemitteilungen und Beiträgen in sozialen Medien vor und nach der Policy Session unterstützen.

Akteurinnen und Akteure in Politik und Verwaltung

Während Forschende ihr Wissen verständlich für Akteurinnen und Akteure in Politik und Verwaltung aufbereiten müssen, sollten diese auch Herausforderungen der Politikgestaltung für ein fachfremdes Publikum erläutern können.

Gewählte Politikerinnen und Politiker sind es gewohnt, mit ihren Wählerinnen und Wählern zu sprechen und an öffentlichen Veranstaltungen teilzunehmen. Das kann sich für Mitarbeitende in Ministerien oder Behörden unterscheiden. Sollten Akteurinnen und Akteure in Politik und Verwaltung bisher wenig Kontakt zu Forschenden gehabt haben, sollten sie leicht verständliche Kernbotschaften vorbereiten. Zudem sollten sie grundlegendes Wissen über die Arbeit ihrer Institutionen und Herausforderungen in der Politikgestaltung vermitteln.

Wissenschaftliche Konferenzen bieten eine gute Gelegenheit, mit verschiedenen Forschenden in Kontakt zu treten. Gäste aus Politik und Verwaltung sollten daher die Teilnehmendenlisten und Panels prüfen, um interessante Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler für Gespräche zu identifizieren.

Je nach Ort und Dauer der Konferenz können Ausgaben für Catering, Konferenztechnik, Raummiete, Reisen und Unterkunft anfallen. Reise- und weitere Kosten können in Förderanträgen für die Konferenz berücksichtigt werden. Falls Teilnehmende eine Gebühr entrichten müssen, sollten Organisatorinnen und Organisatoren sicherstellen, dass Gäste aus Politik und Verwaltung von der Gebühr befreit sind.

Beispiel

Dr. Fabienne Pradella zur Organisation von Policy Sessions zu den Nachhaltigen Entwicklungszielen und gesunder Ernährung auf den Jahrestagungen der Deutschen Gesellschaft für Epidemiologie (DGEpi).

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Wichtige Merkmale auf einen Blick

• Im Rahmen von Besichtigungen können Forschende ihre Expertise präsentieren und mit Vertreterinnen und Vertretern aus Politik und Verwaltung in einen Dialog treten.
• Besichtigungen sind ein einfach zu organisierendes Format. Es ermöglicht die Einbindung von Forschenden, die keinen Kontakt zu Vertreterinnen und Vertretern in Politik und Verwaltung haben – und umgekehrt.
• Die Forschungsstätten/Labore müssen eine Veranschaulichung der Themen ermöglichen.
• Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler müssen klar und präzise kommunizieren und darüber hinaus Zeit für Fragen der Vertreterinnen und Vertreter aus Politik und Verwaltung einplanen.

Wie funktioniert das Format?

Besichtigungen von Forschungsstätten bieten hervorragende Möglichkeiten für Akteurinnen und Akteure in Politik und Verwaltung, ein besseres Verständnis für Forschungsaktivitäten und deren mögliche Anwendungen zu gewinnen.

Forschende können Maschinen oder Anwendungen vorführen. Dabei erklären sie nicht nur die zugrunde liegenden Mechanismen, sondern gehen auch auf mögliche Anwendungen ein, die für Akteurinnen und Akteure in Politik und Verwaltung relevant sind. Eine einzelne Forscherin oder ein Forscher kann Akteurinnen und Akteure in Politik und Verwaltung durch ein Labor oder eine andere Forschungsstätte führen. Alternativ können Vertreterinnen und Vertreter aus Politik und Verwaltung von Station zu Station wechseln, wobei verschiedene Forschende jeweils an der entsprechenden Station erklären.

Besichtigungen können einen nachhaltigen Eindruck hinterlassen, da sie verschiedene Sinne ansprechen: Vertreterinnen und Vertreter aus Politik und Verwaltung hören den Informationen der Forschenden zu, während sie gleichzeitig Objekte oder Anwendungen sehen, berühren oder sogar riechen. Die Besuche ermöglichen es den Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern, ihre aktuelle Forschung zu präsentieren. Da die Gäste aus der Praxis Fragen an die Forschenden stellen können – und umgekehrt –, sind Besichtigungen ein großartiges dialogorientiertes Erlebnis für beide Seiten.

Gäste aus Politik und Verwaltung können Forschungsstätten einzeln, in kleinen oder größeren Gruppen besuchen. Gruppen können Teilnehmende aus einer oder mehreren Praxiseinrichtungen umfassen. Die Dauer von Besichtigungen variiert von einer bis mehreren Stunden, abhängig von der Größe der Forschungsstätte, der Anzahl der Stationen und der Zeit, die die Forschenden in Vorbereitung und Durchführung investieren möchten. Besichtigungen können als eigenständige Veranstaltungen organisiert werden oder als Teil von Konferenzen, Workshops oder anderen Events, bei denen sich die Teilnehmenden bewegen und interagieren können.

Die Forschenden müssen klar und präzise kommunizieren und ausreichend Zeit für Fragen der Akteurinnen und Akteure aus Politik und Verwaltung einplanen. Sowohl Nachwuchsforschende als auch erfahrene Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler können Besichtigungen durchführen.

Die zu besichtigenden Forschungsstätten sollten ein hohes Maß an Anschaulichkeit bieten. Während Wissenschaftler beispielsweise in einem Labor bahnbrechende Forschungen zu Gesundheitsfragen betreiben, bietet die Betrachtung von Reagenzgläsern und Petrischalen keinen Mehrwert zur Präsentationen oder Vorträgen. Führungen durch Labore, bei denen Gäste aus der Praxis sehen können, wie sich Roboter bewegen, oder bei denen sie Virtual-Reality-Brillen nutzen können, können ihnen jedoch helfen, die Potenziale und Herausforderungen technologischer Innovationen besser zu verstehen.

Aufgaben und Ressourcen

Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler

Zum Inhalt: Forschende müssen kurze Präsentationen zu den Objekten und Anwendungen vorbereiten. Sind mehrere Forschende an der Besichtigung beteiligt, ist eine Koordination untereinander erforderlich. Je nach Struktur der Besichtigung, Anzahl und Hintergrund der Teilnehmenden können die Guides vorab die Akteurinnen und Akteure in Politik und Verwaltung zu ihren wichtigsten Interessen befragen und die Besichtigung entsprechend gestalten.

Zur Organisation: Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler müssen gegebenenfalls die Objekte, die sie zeigen möchten, umräumen oder säubern. Außerdem müssen sie prüfen, ob die Forschenden in den Forschungsstätten ihre Arbeit wie gewohnt fortführen können oder ob sie während der Besichtigung pausieren müssen.

Zeitliche Ressourcen: Die Durchführung von Besichtigungen sollte nicht länger als zwei bis drei Stunden dauern, da sonst die Aufnahmefähigkeit der Gäste aus der Praxis überstrapaziert werden kann. Wenn Forschende zuvor keine Präsentationen für Außenstehende vorbereitet haben, kann die Vorbereitung von mehreren Stunden bis zu mehreren Tagen dauern. Sobald die Präsentationen und der Ablauf stehen, nimmt die Wiederholung der Besichtigung in der Zukunft weniger Zeit in Anspruch. Falls eine Evaluation des Formats erfolgt, muss ein Evaluationsbogen vorbereitet und den Gästen aus Politik und Verwaltung nach der Besichtigung zugesandt werden.

Finanzielle Ressourcen: Mögliche Kostenpunkte sind Catering, Reisekostenerstattungen für die Gäste aus Politik und Verwaltung, Werbung für die Veranstaltung oder Vergütungen für die teilnehmenden Forschenden.

Mitarbeitende im Wissenstransfer oder Wissenschaftsmanagement (Unterstützungsstrukturen)

Mitarbeitende im Wissenstransfer oder im Wissenschaftsmanagement können Forschende entscheidend unterstützen, indem sie Vertreterinnen und Vertreter aus Politik und Verwaltung identifizieren und einladen. Sie verfolgen aktuelle Entwicklungen in der Politikgestaltung, um die Forschenden über Themen zu informieren, die für Akteurinnen und Akteure in Politik und Verwaltung von großem Interesse sind.

Zudem können sie durch die Gestaltung von Flyern und Sharepics, die Vorbereitung von Beiträgen in sozialen Medien und Pressemitteilungen unterstützen, außerdem die Organisation von Catering (falls nötig), die Begleitung der Gäste aus Politik und Verwaltung vor Ort sowie die Verwaltung von Zugangsrechten zu den Forschungsstätten und die Einhaltung von Sicherheitsvorgaben.

Mitarbeitende im Wissenstransfer oder Wissenschaftsmanagement sollten den Forschenden eine Liste der anwesenden Gäste aus in Politik und Verwaltung bereitstellen. Außerdem können sie Follow-up-Mails an beide Seiten verfassen, um nach der Teilnahme an den Besichtigungen den Kontakt zu halten. Sie können auch Evaluationsbögen an die Akteurinnen und Akteure in Politik und Verwaltung und Forschenden versenden oder Feedbackgespräche mit ihnen führen.

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