Un World Café sulle carriere di policy e sul funzionamento delle istituzioni decisionali. Un caso di studio della Goethe University Frankfurt

Caratteristiche principali in sintesi

• Questo formato di evento porta i ricercatori a inizio carriera a dialogare direttamente con professionisti provenienti da ministeri e agenzie governative regionali e nazionali, dalla Commissione europea, da ONG e dai media, in un ambiente rilassato e in piccoli gruppi.
• Utilizzando il metodo del World Café, i partecipanti ruotano tra i tavoli nell’arco di tre giri di discussione, il che consente loro di confrontarsi con molteplici professionisti e prospettive in un’unica sessione.
• I Ricercatori a inizio carriera acquisiscono una conoscenza diretta di come funzionano concretamente i ministeri e le altre istituzioni di policy — un sapere che non può essere ottenuto solo leggendo i documenti ufficiali.

Il formato colma una lacuna strutturale in molte carriere accademiche: i ricercatori raramente hanno l’opportunità di chiedere direttamente ai professionisti i percorsi di carriera, i requisiti di accesso e le realtà del lavoro all’interfaccia tra scienza e politica.

Come funziona il modello

Questo formato di evento è stato sviluppato ed è co-organizzato dall’Unità di Policy Engagement della Goethe University Frankfurt — attraverso il programma Mercator Science-Policy Fellowship e il progetto Erasmus+ ENGAGEgreen — e dalla Goethe Research Academy for Early Career Researchers (GRADE). La combinazione di competenze in materia di scienza e politica e l’infrastruttura della scuola di specializzazione lo rendono particolarmente efficace, in quanto colma contemporaneamente due lacune conoscitive. In primo luogo, i ricercatori a inizio carriera spesso non sanno come mettere le proprie competenze di ricerca a disposizione dei professionisti dei ministeri, della Commissione europea, delle ONG o dei media — e raramente comprendono di cosa abbiano realmente bisogno tali istituzioni in termini di contributo scientifico. In secondo luogo, i ricercatori a inizio carriera si trovano di fronte a una decisione fondamentale per la propria carriera: se proseguire il percorso accademico o andare oltre. Le conversazioni dirette con i professionisti offrono loro un quadro realistico di come siano effettivamente le carriere non accademiche all’interfaccia tra scienza e politica.

Dal suo lancio nel 2019, il modello del World Café è stato continuamente perfezionato. Ad oggi, hanno partecipato più di 60 policymaker e professionisti e 250 ricercatori a inizio carriera provenienti dalla Goethe University Frankfurt, dalla TU Darmstadt e dalla Johannes Gutenberg University Mainz.

L’evento può essere organizzato in cinque fasi.

Fase 1: Redigere la descrizione dell’evento

Una descrizione chiara dell’evento aiuta ad attrarre i partecipanti giusti — sia ricercatori a inizio carriera che professionisti. La descrizione dovrebbe spiegare lo scopo dell’evento, le domande chiave della discussione e i metodi utilizzati. Serve come base per gli annunci nei cataloghi dei corsi, nelle newsletter e nei siti web.

Esempio di descrizione dell’evento:

Un dialogo costruttivo tra scienza, politica, media e società civile richiede qualcosa di più di una buona comunicazione da parte dei ricercatori. Le istituzioni di policy, le ONG e i media hanno anche bisogno di personale in grado di comprendere i risultati scientifici e di farli valere nelle decisioni sociali. Questo evento esplora come i ricercatori possano compiere con successo la transizione dall’accademia ai ministeri e ad altre organizzazioni di policy, alla Commissione europea, alle organizzazioni internazionali, alle ONG e ai media — e quali sfide li attendano lungo il percorso.

Discutiamo le seguenti domande con professionisti del settore decisionale e rappresentanti dei media e delle ONG:

• In quali contesti vi avvalete delle competenze scientifiche e come accedete e utilizzate i risultati della ricerca?
• Quali percorsi di carriera esistono nella vostra organizzazione e quali sono le prospettive di inserimento per i ricercatori di dottorato?
• Quali competenze ed esperienze sono più importanti per compiere la transizione dall’accademia?
• In che modo il lavoro in un’istituzione di policy, in un’ONG o in un’organizzazione di media differisce dall’accademia — in termini di ritmo, processo decisionale e metodi di lavoro — e perché?

Metodologia: brevi contributi da parte di professionisti di varie organizzazioni; sessione di domande e risposte con il pubblico; discussioni in piccoli gruppi; Pranzo leggero con i professionisti.

Fase 2: Pianificare e organizzare l’evento

Fissare la data e prenotare la sala con cinque-sette mesi di anticipo. La sala dovrebbe ospitare comodamente tra le 30 e le 60 persone. Utilizzare una disposizione a banchetto: tavoli rotondi o rettangolari con cinque-otto sedie ciascuno. A seconda del numero di professionisti invitati, saranno necessari tra i cinque e i dodici tavoli. Una volta finalizzata la descrizione dell’evento, inserirla nel catalogo dei corsi della scuola di specializzazione o della struttura di supporto ai Ricercatori a inizio carriera, in modo che i partecipanti possano registrarsi in anticipo. Un sistema di lista d’attesa è utile per le edizioni più popolari dell’evento.

Fase 3: Reclutare professionisti e facilitatori dei tavoli

Contattare i policymaker e i rappresentanti delle ONG e dei media rivolgendosi a professionisti che sono borsisti o ex studenti di programmi di scienza e politica presso la vostra istituzione o le università partner. Anche gli uffici del personale dei ministeri e delle agenzie pubbliche possono essere un utile punto di contatto. Fornire la descrizione dell’evento e invitare i professionisti a partecipare in qualità di esperti. L’obiettivo è reclutare tra i sei e i dieci professionisti per evento — un numero sufficiente a offrire ai partecipanti una scelta significativa di tavoli e prospettive nell’arco di tre giri. Allo stesso tempo, reclutare colleghi che fungano da facilitatori di tavolo. Il loro ruolo è quello di mantenere le discussioni sui binari corretti, assicurare che tutti i partecipanti abbiano la possibilità di parlare e annotare le domande sollevate dai Ricercatori a inizio carriera per una successiva valutazione.

Fase 4: Svolgere l’evento

I professionisti arrivano in genere 15-30 minuti prima dell’inizio dell’evento. Ciascun professionista viene assegnato a un tavolo per l’intera durata dell’evento.

Un programma tipico si presenta come segue:

09:30-10:00: Arrivo, registrazione e incontro informale.

10:00-10:10: Introduzione: organizzazioni ospitanti e formato dell’evento. Nel nostro caso: presentazione del progetto ENGAGEgreen, del programma Mercator Science-Policy Fellowship e della Goethe Research Academy for Early Career Researchers.

10:10-10:40: Ciascun professionista si presenta. Domande guida per la presentazione: quali sono i compiti della vostra organizzazione? Quali sono i vostri compiti individuali? Quando avete bisogno di evidenze scientifiche? Attraverso quali canali accedete alle evidenze scientifiche (ad es. policy briefs, rapporti di ricerca commissionati, colloqui con esperti, eventi di policy)? Quali sono i percorsi di carriera tipici nella vostra organizzazione?

10:40-11:20: I ricercatori a inizio carriera si spostano ai tavoli. Primo giro di discussione (sessione di domande e risposte ai tavoli). I ricercatori a inizio carriera e i facilitatori di tavolo si spostano a un nuovo tavolo dopo ogni giro. I professionisti rimangono sempre ai loro tavoli. In questo modo, ogni professionista può parlare con tre gruppi diversi nel corso dell’evento e ogni partecipante può incontrare almeno tre professionisti diversi.

11:20-11:30: Pausa caffè.

11:30-12:20: I ricercatori a inizio carriera si spostano al tavolo successivo di loro scelta. I professionisti rimangono ai loro tavoli. Secondo giro di discussione in piccoli gruppi.

12:20-12:30: Pausa caffè.

12:30-13:10: I ricercatori a inizio carriera si spostano al tavolo successivo di loro scelta. I professionisti rimangono ai loro tavoli. Terzo giro di discussione in piccoli gruppi.

13:10-13:20: Invitare due o tre professionisti e due o tre ricercatori a inizio carriera a condividere le proprie riflessioni in plenaria: Qual è stata la cosa più interessante che avete imparato oggi? Cosa vi ha sorpreso di più? Chiudere condividendo un codice QR che rimanda al modulo di feedback elettronico. La distribuzione del codice QR in questo momento — quando i partecipanti sono ancora in sala — consente di ottenere costantemente tassi di risposta pari o superiori al 70 percento.

13:20-14:20: Pranzo leggero e networking.

Fase 5: Valutare e dare seguito

Elaborare tempestivamente i feedback dei partecipanti e utilizzarli per adattare il formato per le edizioni future. Inviare lettere di ringraziamento a tutti i professionisti entro pochi giorni dall’evento. Laddove i partecipanti abbiano segnalato domande ricorrenti o lacune conoscitive, prendere in considerazione l’opportunità di raccoglierle in un pratico vademecum di domande e risposte per i futuri partecipanti.

Compiti e risorse: breve descrizione dei compiti e delle risorse necessarie a scienziati, responsabili dello scambio di conoscenze/mediatori della ricerca e policymaker

Facilitatori del workshop

Gli organizzatori sono responsabili dell’intero ciclo dell’evento: dalla stesura della descrizione dell’evento e dal suo annuncio tramite il catalogo dei corsi o la newsletter pertinente; alla prenotazione della sala, alla disposizione dei posti a sedere, dei microfoni e del catering; al reclutamento dei policymaker e dei facilitatori di tavolo; fino all’elaborazione dei feedback dopo l’evento. La fase di preparazione si estende tipicamente su diverse settimane.

Scienziati

I ricercatori a inizio carriera dovrebbero riservare all’evento circa 3.5–4.5 ore, compreso il pranzo informale. Gli organizzatori possono condividere in anticipo le domande chiave della discussione, in modo che i partecipanti possano preparare le proprie domande per i policymaker del settore.

Policymaker

I policymaker del settore dovrebbero riservare circa 3.5–4.5 ore, compreso il pranzo informale. Alcuni esperti portano con sé materiale informativo sulle opportunità di carriera da condividere con i partecipanti—questa pratica è incoraggiata e aggiunge valore concreto alle conversazioni.

Fonti e approfondimenti

• Brown, J. & Isaacs, D. (2005). The World Café: Shaping Our Futures Through Conversations That Matter. Berrett-Koehler Publishers.
• World Café Method — theworldcafe.com
• Erasmus+ project ENGAGEgreen
• Mercator Science-Policy Fellowship Programme, Goethe University Frankfurt
• GRADE — Goethe Research Academy for Early Career Researchers

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