Caratteristiche principali in sintesi

• Prima di inserire il policy engagement in una proposta, verificare onestamente se sia davvero la scelta più adatta — un coinvolgimento a metà non aiuta nessuno.
• Apprendere la terminologia esatta e le aspettative del finanziatore: “policy engagement”, “impatto” e “coinvolgimento degli Stakeholder” non sono termini intercambiabili tra i diversi enti finanziatori. Comprendere cosa si aspettino i finanziatori e cosa si possa realisticamente offrire.
• Progettare il policy engagement in modo che apporti benefici anche alla propria ricerca e pianificarlo fin dalle prime fasi del progetto, non come un ripensamento a posteriori.
• Pianificare un budget realistico e definire indicatori significativi e onesti per monitorare se le proprie iniziative di engagement stiano effettivamente funzionando.

Qual è il problema?

La maggior parte delle attività di policy engagement non fallisce perché ai ricercatori non importi; fallisce perché non rimangono mai abbastanza tempo o denaro da dedicarvi. Pianificarlo all’interno del ciclo del progetto di ricerca fin dal primo giorno, invece di inserirlo successivamente come un elemento aggiunto, è ciò che fa la differenza. Inoltre, sempre più enti finanziatori richiedono ai candidati di dimostrare che i loro progetti di ricerca raggiungeranno gli Stakeholder al di fuori del mondo accademico o otterranno un impatto nella vita reale. I seguenti suggerimenti aiutano i ricercatori a integrare il policy engagement nelle proposte di finanziamento.

(1) Valutare se il policy engagement sia in linea con i propri obiettivi personali: se si hanno alternative di finanziamento che non richiedono il policy engagement e non si è intrinsecamente motivati a interagire con i policymaker, potrebbe valere la pena candidarsi altrove. Ma se il policy engagement è un requisito essenziale — e non si hanno alternative realistiche — vederlo seriamente, allo stesso modo in cui si considererebbe seria la rendicontazione finanziaria: non perché sia entusiasmante, ma perché deve essere svolto correttamente a prescindere.

Se si hanno delle alternative e non si è del tutto sicuri che il policy engagement faccia al proprio caso, provare questo breve test di autovalutazione. Valutare i due scenari seguenti da 1 a 10, dove 10 significa “disastro assoluto” e 1 significa “non ideale, ma accettabile”:

Scenario 1: dal tuo progetto di ricerca non scaturisce nemmeno una singola pubblicazione accademica.

Scenario 2: ogni policymaker che legge le tue pubblicazioni o partecipa ai tuoi eventi di policy ti dice, in tutta onestà, che è stato solo una perdita di tempo.

Se si valuta lo Scenario 1 vicino a 10 e lo Scenario 2 vicino a 1, il policy engagement probabilmente non è la scelta più adatta in questo momento. Un coinvolgimento fatto a metà tende a produrre prodotti di scambio della conoscenza superficiali, che il team di progetto non si divertirà a realizzare e che i policymaker non utilizzeranno.

(2) Leggere attentamente le linee guida del finanziatore: diversi enti finanziatori utilizzano terminologie differenti: policy engagement, science for policy, Stakeholder engagement, impatto, valorizzazione, comunicazione della scienza, trasferimento di conoscenza o altro ancora. Verificare nelle linee guida come il finanziatore definisca i termini pertinenti. In caso di dubbi, contattare il referente del finanziamento. Utilizzare la terminologia del finanziatore nella propria proposta: se il bando parla di “Stakeholder engagement”, utilizzare questa esatta espressione, poiché i revisori potrebbero non avere familiarità con termini come “policy engagement” o “science for policy”.

Verificare inoltre se il policy engagement sia un requisito vincolante o genuinamente opzionale. Nelle linee di finanziamento altamente competitive, anche le caratteristiche “opzionali” possono diventare requisiti de facto. Accertarsi che i policymaker siano effettivamente il gruppo target corretto per il proprio progetto; aziende, scuole, sindacati o altri gruppi potrebbero talvolta essere più adatti. Esaminare i progetti finanziati in passato e parlare con il proprio ufficio di supporto alla ricerca o con i colleghi che hanno ricevuto finanziamenti dallo stesso donatore per conoscere la loro esperienza. Verificare quali costi saranno effettivamente coperti dal finanziamento e cosa si aspetta il finanziatore dal progetto: si accontenta di qualche policy brief sul sito web o si aspetta un cambiamento di policy documentato e attribuibile al progetto?

(3) Dimostrare come il policy engagement arricchisca la propria ricerca: i ricercatori spesso considerano lo scambio di conoscenze come unidirezionale, senza considerare ciò che hanno da guadagnare: nuove prospettive, spunti per domande di ricerca o ipotesi, accesso a partner per le interviste o a istituzioni che possano aiutare a diffondere i sondaggi, oppure un input tempestivo che affini la ricerca stessa. Ecco perché non funziona pianificare tutte le pubblicazioni o gli eventi di policy per la fine del progetto. A quel punto, non rimarrebbe tempo per dare seguito ai feedback ricevuti. Pianificare invece le prime attività di policy engagement nella prima metà del progetto. Includere i policymaker nei comitati consultivi e parlare con loro fin dall’inizio, idealmente ancor prima di presentare la proposta. Potrebbero segnalare questioni non prese in considerazione.

(4) Progettare formati di engagement specifici, creativi e realistici: non rinominare i classici risultati accademici come attività di policy engagement. “Inviteremo i policymakers alle nostre conferenze accademiche”, “i policymaker leggeranno le nostre pubblicazioni accademiche” o “alcuni dei nostri dottorandi intraprenderanno carriere governative” non costituiscono strategie credibili. I risultati della ricerca devono comunque essere declinati in base alle esigenze dei policymakers. Essere creativi: la scelta è molto più ampia rispetto ai soli policy briefs e alle tavole rotonde. Tuttavia, ogni volta che si pianifica qualcosa di più elaborato — un sito web interattivo, una dashboard, un’app, un’esercitazione di simulazione, un serious game, un podcast, un workbook, una linea diretta con gli esperti, un programma di distaccamento — presentare l’idea ai policymaker prima di richiedere il finanziamento. Alcune idee suonano benissimo sulla carta, ma semplicemente non sono praticabili per i policymakers. Informarsi sulle loro esigenze e rapportarle alle proprie risorse e ai propri interessi, per evitare il rischio di trascorrere mesi a sviluppare un’app o un’esercitazione di simulazione che nessun policymaker finirà per utilizzare. Se un policymaker si mostra entusiasta del formato pianificato, valutare l’opportunità di chiedergli una breve lettera di supporto per rafforzare la propria proposta.

Al di là dei policymaker stessi, parlare con i colleghi esperti in policy engagement, o con i mediatori della ricerca, in merito ai risultati realistici. Decidere quali risultati, esiti e impatto si intenda raggiungere, e testare a fondo se siano realistici. Affermazioni come “organizzeremo presso la nostra università un workshop di due giorni a cui parteciperanno 40 parlamentari da tutto il paese, che successivamente modificheranno la legislazione vigente come risultato diretto” sono molto improbabili che si verifichino — evitarle. Il sito policy-engagement-toolkit.eu o la banca dati dei casi di studio sull’impatto del REF sono ottime risorse per ottenere una panoramica di ciò che i diversi formati possono realisticamente realizzare.

Infine, pensare alle collaborazioni, non solo con i policymaker, ma anche con altri istituti di ricerca, think tank, ONG o fondazioni, per amplificare il proprio coinvolgimento e condividere le risorse. Invece di organizzare da zero eventi di policy nella capitale o di lanciare una propria serie di policy briefs, valutare la possibilità di unire le forze con organizzazioni già esistenti.

(5) Richiedere un budget realistico: un policy engagement di alta qualità richiede risorse finanziarie adeguate. Consultare il personale addetto alla comunicazione, al trasferimento tecnologico o al supporto alla ricerca del proprio istituto durante la stesura del budget. Ove possibile, includere nel budget servizi professionali: moderatori, facilitatori degli workshop, grafici, sviluppatori di siti web o app, redattori scientifici, organizzatori di eventi, mediatori della ricerca o formatori in materia di policy engagement. Questi servizi possono essere costosi, ma aspettarsi che i ricercatori a inizio carriera gestiscano compiti specializzati senza una formazione adeguata spesso porta a ritardi e risultati non ottimali. Essere pronti a giustificare i costi: affittare uno spazio per eventi a pochi passi dal parlamento nella capitale è più costoso che organizzare una conferenza di policy in un’università a 200 chilometri di distanza, ma potrebbe essere l’unico modo per raggiungere in modo affidabile i policymaker, spesso oberati di impegni.

(6) Definire metriche di monitoraggio, valutazione e apprendimento chiare e realistiche: i revisori vogliono vedere come verrà monitorato il successo. Pertanto, concentrarsi su indicatori qualitativi e quantitativi significativi — come il feedback dei policymaker o le attività di follow-up. Mostrare come il feedback dei policymaker verrà continuamente valutato e utilizzato per perfezionare i risultati del progetto.

Compiti e risorse

Ricercatori

Valutare fin dalle prime fasi della proposta la capacità del team, la motivazione all’impegno politico e la conoscenza dei processi decisionali; integrare i policymaker nei comitati consultivi; elaborare e co-progettare format di coinvolgimento personalizzati.

Mediatori della ricerca e promotori della conoscenza
Informare i candidati sui requisiti dei vari enti finanziatori. Fornire guide pratiche (come questa) ai candidati. Informarli sui formati di policy engagement. Monitorare il policy engagement in tutte le richieste di finanziamento presso il proprio istituto. Ove possibile, offrire assistenza per mettere in contatto i candidati con i policymaker.

Policymaker

Fornire un feedback tempestivo sulle priorità di ricerca prima della presentazione della proposta; fornire una lettera di supporto se necessario; partecipare ai comitati consultivi di progetto o alle sessioni di dialogo; offrire spunti sui flussi di lavoro di policy attuali e sulle esigenze informative; strutturare e utilizzare policy outputs personalizzati.

Fonti e approfondmenti

ENGAGEgreen Policy Engagement Toolkit (2026), consultato il 10 Agosto 2026.

REF 2021. Research Excellence Framework (2022), Impact Case Study Database, consultato il 10 Agosto 2026.

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