Momento giusto, formato giusto, target giusto

Author

Tome Sandevski

Progettare eventi di policy efficaci per i policymaker

Caratteristiche principali in sintesi

Non esiste una durata o un formato “giusto” per un evento di policy. La scelta migliore dipende dall’obiettivo, dalle risorse disponibili, dal pubblico di riferimento e dal grado di conoscenza che i policymaker hanno già di voi.
I responsabili decisionali di alto livello e i funzionari di livello inferiore si comportano in modo molto diverso come ospiti di un evento. Pianificate di conseguenza.
L’orario è importante quanto la durata: gli eventi che si tengono a colazione, pranzo o sera comportano compromessi diversi per gli impegni dei policymakers.
Oltre all’orologio, è importante consultare anche il calendario parlamentare. Le settimane di seduta e le pause possono influenzare notevolmente l’affluenza alle udienze.
I formati virtuali e in presenza non sono solo una questione logistica. Cambiano il tipo di evento che funziona davvero.

Come funziona il modello

Dagli incontri informali di un’ora in piccoli gruppi alle grandi conferenze di più giorni, gli eventi di policy possono assumere molte forme e formati. Quando pianificano eventi di policy, i ricercatori e i mediatori della ricerca si pongono spesso domande fondamentali:

Pubblico di riferimento: chi dovremmo invitare: professionisti di policy di livello junior o intermedio, oppure policymakers di alto livello?
Durata ed equilibrio: quanto dovrebbe durare un evento? Come possiamo conciliare la necessità di trasmettere in modo esaustivo le competenze accademiche con l’esigenza di dedicare tempo al networking, rispettando al contempo gli impegni ristretti dei policymakers?
Selezione del formato: quale formato di evento è più efficace per quale gruppo target?
Modalità di consegna: dovremmo organizzare eventi virtuali, ibridi o in presenza?

Per individuare la struttura dell’evento più adatta, iniziate rispondendo a quattro domande guida:

Obiettivi: quali obiettivi desideri raggiungere? (ad esempio, influenzare direttamente le policy, aumentare la visibilità, costruire fiducia, ampliare le reti, promuovere l’apprendimento reciproco, ottenere risultati di ricerca o informare i policymakers)?
Risorse: quali sono i tempi, il budget e il supporto amministrativo disponibili?
Familiarità: i policymaker conoscono già te, la tua istituzione o il tuo progetto di ricerca?
Competenza in materia di formati: hai familiarità con i formati interattivi (ad esempio World Café, sessioni di gruppo, tavole rotonde)? Sei in grado di organizzarli autonomamente o hai bisogno di supporto (ad esempio, moderatori)?

Chi invitare? Comprendere i gruppi target delle politiche

All’interno delle istituzioni di policymaking, i diversi gruppi hanno motivazioni, livelli di conoscenza e disponibilità differenti. Una progettazione efficace degli eventi richiede di adattare la profondità della discussione al pubblico di riferimento:

Membri del Parlamento, capi delle istituzioni e policymaker di alto livello

Realtà lavorativa: agende fittissime e grande visibilità politica. Spesso sono costretti a lasciare gli eventi subito dopo aver pronunciato il discorso di apertura.
Motivazioni per la partecipazione: accesso a dati di alto livello, networking strategico e visibilità sui media pubblici e social (ad esempio, dimostrando un coinvolgimento attivo in un panel con scienziati, leader del settore industriale e leader di ONG).
Ruoli tipici: tenere discorsi di benvenuto o interventi principali, partecipare come relatore di spicco a tavole rotonde.
Livello di conoscenza e ambito di applicazione: panoramica tematica generale. Sono i contatti giusti per discutere i temi di policy:
- Come possiamo accelerare l’adozione sul mercato di tecnologie a basso consumo energetico?
- Gli smartphone dovrebbero essere vietati nelle scuole primarie?
- Le droghe pesanti dovrebbero essere legalizzate?

Personale, consulenti parlamentari, professionisti di policy di livello junior e intermedio

Realtà lavorativa: hanno impegni pressanti, ma sono molto più propensi a partecipare a workshop o tavole rotonde di diverse ore rispetto ai politici di alto livello.
Motivazioni per la partecipazione: raccogliere solide prove tecniche, acquisire informazioni di base per informare i superiori e costruire una rete di contatti con esperti del settore.
Ruoli tipici: relatori, presentatori, partecipanti attivi a sessioni di approfondimento, World Café o workshop tecnici.
Livello di conoscenza e ambito di applicazione: competenza specialistica o profonda competenza tecnica (funzionari pubblici) o solida conoscenza generale (personale parlamentare). Sono i contatti giusti per discutere dei dettagli tecnici e normativi sull’implementazione:
- Quali standard di purezza tecnica devono rispettare le condotte esistenti per trasportare l’idrogeno in sicurezza?
- Come si possono standardizzare le soglie di tossicità dell’acqua nei diversi sistemi di monitoraggio municipali?

Modalità di erogazione: virtuale, in presenza o ibrida?

La scelta della modalità di erogazione più adatta ha un impatto diretto sulla partecipazione e sul livello di coinvolgimento:

Eventi virtuali (45-120 minuti): ideali per briefing rapidi o per professionisti impegnati in diverse regioni. Abbassano significativamente la soglia di partecipazione e non comportano costi per l’affitto della sede o il catering. Tuttavia, offrono opportunità limitate di networking informale. Gli eventi virtuali di durata superiore alle due o tre ore dovrebbero essere generalmente evitati, poiché l’affaticamento da schermo digitale si manifesta rapidamente e il coinvolgimento dei partecipanti cala drasticamente.
Eventi in presenza: essenziali per costruire fiducia personale, scambiare conoscenze implicite di policy e creare reti di contatti a lungo termine. Tuttavia, richiedono costi più elevati e un maggiore impegno di tempo da parte dei partecipanti.
Eventi ibridi: offrono un’ampia portata, ma richiedono un supporto tecnico sostanziale e una moderazione attiva per evitare che i partecipanti virtuali si sentano semplici osservatori passivi.

Allineare la durata dell’evento con gli obiettivi

Eventi di breve durata (60-90 minuti)

Focus: presentare nuove prove in forma concisa, scambiare punti di vista iniziali o illustrare i risultati principali.
Formati tipici: brevi presentazioni, tavole rotonde o dibattiti con sessioni di domande e risposte.
Networking: networking informale molto limitato durante la sessione stessa.
Ruoli attivi: da 1 a 5 relatori/presentatori attivi.
Costi del servizio di catering: minimi (caffè, acqua, bevande leggere).
Impegno organizzativo (FTE): dalle ore ai giorni.

Eventi di media durata (2-5 ore)

Focus: promuovere lo scambio tematico e favorire i legami tra ricercatori e policymakers.
Formati tipici: una sequenza di brevi presentazioni, tavole rotonde tematiche, workshop interattivi o dibattiti.
Networking: ottime opportunità durante le pause caffè, i pranzi di gruppo, i ricevimenti serali o le sessioni di lavoro in piccoli gruppi.
Ruoli attivi: da 4 a 10 relatori/presentatori attivi.
Costi del servizio di catering: da moderato ad alto (pause caffè e pasti leggeri, ad esempio stuzzichini o pranzo a buffet).
Impegno organizzativo (FTE): da giorni a settimane.

Eventi di un’intera giornata (oltre 5 ore)

Focus: esplorazione tematica approfondita e creazione di reti di contatti a lungo termine.
Formati tipici: diversi discorsi e presentazioni, sessioni parallele di approfondimento, World Café interattivi o tavole rotonde.
Networking: ottime opportunità di networking durante le pause strutturate, i pasti in comune e i ricevimenti serali.
Ruoli attivi: oltre 10 relatori/presentatori attivi.
Costi del servizio di catering: pacchetto completo (catering completo che include caffè del mattino/pomeriggio, pranzo e, potenzialmente, un ricevimento).
Impegno organizzativo (FTE): da settimane a mesi.

A che ora del giorno dovresti organizzare l’evento?

Tempistiche e durata: a seconda del Paese, gli eventi che prevedono la colazione iniziano in genere tra le 7:00 e le 9:00 e durano dai 60 ai 90 minuti.

Formato e servizio di catering: i partecipanti gustano una colazione leggera mentre ascoltano presentazioni concise. Una moderazione di alto livello e il rispetto rigoroso dei tempi sono essenziali.
Vantaggi e svantaggi:

Vantaggio: particolarmente apprezzato dai membri del Parlamento (MP), la cui agenda legislativa principale spesso inizia più tardi in mattinata. L’elevata partecipazione è dovuta al fatto che le emergenze politiche raramente si verificano nelle prime ore del mattino. I partecipanti iniziano la giornata lavorativa con nuove prospettive.
Svantaggio: tempo limitato per il networking informale.

Eventi con pranzo

Tempistiche e durata: a seconda del paese, iniziano tra le 11: 00 e le 13: 00 e durano dai 90 ai 120 minuti.
Formato e servizio di catering: combina brevi presentazioni con discussioni strutturate durante un pranzo leggero o un buffet in piedi.
Vantaggi e svantaggi:
- Vantaggio: offre una pausa produttiva durante la giornata lavorativa, con tempo sufficiente per domande e risposte e per il networking.
- Svantaggio: interrompe il flusso di lavoro quotidiano. Priorità politiche impreviste o riunioni urgenti al mattino possono portare a cancellazioni dell’ultimo minuto.

Eventi serali

Tempistiche e durata: a seconda del paese, iniziano tra le 17:30 e le 20:00 e durano dalle 2 alle 4 ore.
Formato e servizio di catering: interventi principali, presentazioni o tavole rotonde seguiti da un ricevimento di networking prolungato con cibo e bevande.
Vantaggi e svantaggi:
- Vantaggio: offre l’atmosfera ideale per costruire fiducia personale e relazioni durature.
- Svantaggio: impegni concorrenti accumulatisi nel corso della giornata, semplice stanchezza o obblighi familiari possono impedire ai policymaker di partecipare.

Compiti e risorse

Ricercatori

Chiarite gli obiettivi che intendono raggiungere con l’evento e comunicateli tempestivamente al team organizzativo.
Prepara contenuti adeguati al formato, alla durata e al pubblico di riferimento scelti (ad esempio, una presentazione sintetica in stile “elevator pitch” per un evento a colazione con alti dirigenti politici rispetto a una presentazione tecnica più completa per un seminario di un’intera giornata con funzionari politici).
Sii disponibile per il networking informale durante le pause, laddove il formato lo consenta.

Mediatori della ricerca e promotori della conoscenza

Aiuta ad abbinare l’obiettivo dell’evento, il pubblico di riferimento e le risorse disponibili al formato e alla durata più adatti, utilizzando la struttura sopra descritta.
Gestisci la logistica: location, catering, inviti e, soprattutto per eventi brevi, un margine di sicurezza realistico per eventuali assenze o ritardi.
Prima di fissare una data, controlla il calendario parlamentare (settimane di seduta, pause, periodi elettorali).

Policymaker

Decidi se partecipare e in quale veste (ad esempio, relatore principale, membro del panel o spettatore).
Qualora i loro impegni non consentano la partecipazione, suggerite un membro dello staff o un collega che possa partecipare al loro posto.
Condividete in anticipo le priorità attuali o le questioni di policy rilevanti, in modo che l’evento possa essere adattato a ciò che è effettivamente utile per loro.
Quando ricevete un invito, indicate le vostre preferenze di formato, ad esempio se una colazione o una sessione più lunga in presenza si adattano meglio ai vostri impegni.
Segnala tempestivamente eventuali conflitti di programmazione (ad esempio, settimane di sedute parlamentari, periodi elettorali, altri impegni concorrenti) per aiutare gli organizzatori a scegliere una data fattibile.
Fornisci un breve feedback in seguito per indicare se il formato, la durata e i tempi hanno funzionato bene per loro.

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