Come le università possono collaborare con think tank, ONG o fondazioni

Caratteristiche principali in sintesi

• I ricercatori universitari possono trarre vantaggio dalla collaborazione con think tank, ONG o fondazioni organizzando congiuntamente eventi di policy, pubblicando congiuntamente risultati di ricerche rilevanti per le policy, perseguendo programmi di scambio di personale o mettendo in comune risorse in termini di competenze, finanziamenti e capacità di supporto.
• Mentre gli scienziati universitari contribuiscono con dati concreti attraverso ricerche originali o un’accurata sintesi della letteratura accademica, gli esperti di politiche pubbliche presso think tank, ONG o fondazioni possono tradurre i risultati accademici in formati rilevanti per le policy e individuare i destinatari appropriati e le finestre di opportunità.
• I think tank, le ONG e le fondazioni sono entità eterogenee. I think tank spaziano da istituti orientati alla promozione di determinate cause a centri di ricerca accademici e organizzazioni di ricerca a contratto. Le ONG comprendono organizzazioni di advocacy, enti erogatori di servizi, associazioni professionali e associazioni di imprese. Le fondazioni forniscono sovvenzioni a ONG o istituti di ricerca e possono anche pubblicare analisi di policy o organizzare eventi di policy.
• La collaborazione funziona al meglio quando gli obiettivi comuni sono chiaramente definiti, i rischi per la reputazione vengono valutati in anticipo e gli accordi pratici, come la ripartizione dei costi e i diritti di pubblicazione, vengono stabiliti prima dell’inizio della collaborazione.
• La collaborazione con think tank, ONG o fondazioni è un modo efficace per ottenere l’impatto richiesto dagli enti finanziatori.

Perché collaborare? Le sfide che gli scienziati affrontano quando interagiscono con i policymaker

La ricerca universitaria è strutturata attorno a progetti che producono ricerche originali e sintesi approfondite della letteratura accademica. Gli scienziati pubblicano i loro risultati su riviste con revisione paritaria, ma spesso si trovano ad affrontare tre sfide ricorrenti quando cercano di interagire con i policymakers:

Sfida 1: Comunicare efficacemente i risultati della ricerca. I ricercatori tendono a usare un linguaggio scientifico specialistico e spesso non hanno familiarità con la lingua e le convenzioni del mondo politico. Formati come i policy brief o gli eventi di policy differiscono sostanzialmente dalle pubblicazioni accademiche o dai convegni accademici.

Sfida 2: Individuare le finestre di opportunità. Sapere quando comunicare i risultati delle ricerche richiede di seguire regolarmente i dibattiti di policy, un compito che richiede molto tempo. Gli scienziati, in genere, non hanno accesso alla conoscenza tacita insita nelle istituzioni che prendono le decisioni politiche.

Sfida 3: raggiungere i policymaker giusti. Individuare i gruppi target rilevanti consultando le commissioni parlamentari e gli organigrammi dei ministeri, delle Direzioni Generali della Commissione Europea o dei partiti politici è un compito impegnativo e che richiede molto tempo.

Collaborando con think tank, ONG o fondazioni, gli scienziati possono risparmiare tempo e risorse, amplificando al contempo il loro impatto sulle politiche. Queste organizzazioni interagiscono regolarmente con i decisori e godono di una visibilità che la maggior parte degli scienziati o delle istituzioni accademiche fatica a raggiungere autonomamente. Gli esperti di politiche pubbliche presso think tank, ONG e fondazioni monitorano attentamente i dibattiti di policy, sanno a chi rivolgersi e conoscono il linguaggio e le prospettive che risultano efficaci nei contesti politici. Anziché investire tempo e risorse in pubblicazioni o eventi che passano inosservati ai policymaker, gli scienziati possono condurre ricerche, pubblicare i risultati e organizzare eventi di policy in collaborazione con queste organizzazioni.

Sfida 4:Scarsità di risorse. Attività come l’organizzazione di eventi di policy (soprattutto nelle capitali), il coinvolgimento, la divulgazione, il networking o la raccolta fondi possono essere molto costose e richiedere molto tempo. La condivisione dei costi, del tempo del personale o delle infrastrutture per attività specifiche, come eventi o pubblicazioni, può ridurre drasticamente il costo totale per partner.

Quali forme può assumere la collaborazione?

La collaborazione tra università e think tank, ONG o fondazioni può assumere diverse forme, che vanno da accordi a basso impegno a quelli ad alto impegno:

• Pubblicazioni congiunte: co-redazione di policy brief, policy report, post di blog o schede informative. L’università fornisce dati empirici; l’organizzazione partner contribuisce alla definizione delle politiche e alla loro diffusione.
• Eventi congiunti: co-organizzazione di tavole rotonde, briefing informativi, colazioni parlamentari o workshop. L’università contribuisce con la sua credibilità scientifica; l’organizzazione partner con la sua rete di contatti e l’accesso ai decisori.
• Scambi e distacchi di personale: i ricercatori trascorrono del tempo presso un think tank, una ONG o una fondazione per acquisire esperienza diretta del processo decisionale in ambito politico. Questo è particolarmente prezioso per i ricercatori all’inizio della carriera.
• Collaborazione nella ricerca: progettazione e conduzione congiunta di progetti di ricerca, con l’organizzazione partner che contribuisce con quesiti di ricerca rilevanti per le politiche e con l’accesso agli stakeholder coinvolti nel processo decisionale.
• Piattaforme di condivisione di conoscenze e dati: database, archivi di dati o strumenti di monitoraggio delle policy gestiti congiuntamente che riducono la raccolta ripetuta di dati e consentono a tutti i partner di attingere a una base di dati comune.
• Alleanze o quadri strategici a lungo termine: invece di collaborare progetto per progetto, i partner stipulano accordi quadro che consentono una cooperazione ripetuta (eventi, risultati, richieste di finanziamento) senza dover rinegoziare ogni volta i dettagli amministrativi. Ad esempio, questi accordi potrebbero prevedere:
  • Uffici di gestione dei progetti (Project Management Offices – PMO) condivisi: I partner istituiscono un’unità di coordinamento congiunta responsabile della gestione delle tempistiche, del monitoraggio dei risultati, della rendicontazione e del controllo dei rischi per le molteplici attività comuni. Ciò riduce la duplicazione dei ruoli di coordinamento del progetto in ciascuna organizzazione.
  • Servizi amministrativi condivisi: («Raggruppamento delle funzioni di back-office»): Le organizzazioni mettono in comune funzioni quali finanza, approvvigionamento, contrattualistica, amministrazione delle risorse umane o gestione della conformità per progetti comuni. Ciò riduce i costi generali ed evita flussi di lavoro amministrativi paralleli.
  • Unità comuni di comunicazione e divulgazione: Una funzione di comunicazione condivisa gestisce i policy brief, i rapporti con la stampa, le newsletter e i social media per il lavoro congiunto, garantendo messaggi coerenti e riducendo al contempo la duplicazione degli sforzi del personale addetto alla comunicazione.
  • Team di logistica eventi coordinati: Anziché affidare a ciascuna organizzazione la gestione separata di sedi, catering, inviti e iscrizioni, un team operativo condiviso (o un responsabile a rotazione) si occupa di tutta la logistica dell’evento per conto dei partner.

Le collaborazioni possono essere temporanee (ad esempio, un singolo evento congiunto) o a lungo termine (ad esempio, una serie di eventi o pubblicazioni, progetti comuni, alleanze strategiche).

Come trovare partner adatti: un punto di partenza

I ricercatori e i responsabili della ricerca possono individuare potenziali partner attraverso le seguenti vie:

• Siti web come EU Agenda, Euractiv, e International Geneva elencano gli eventi di policy e le pubblicazioni di policy di vari attori. Siti web simili esistono a livello nazionale ma solo in alcuni paesi europei (ad esempio, Smart Thinking nel Regno Unito o Political in Germania). Partecipare a eventi di policy nel proprio settore è uno dei modi più efficaci per identificare e valutare informalmente potenziali partner.
• Elenchi come il Open Think Tank Directory, database delle ONG NGO base, Philanthropy Europe Association, o il  EU Transparency Register Elenca numerose organizzazioni che potrebbero offrire opportunità di collaborazione. Siti web simili potrebbero esistere anche a livello nazionale.

Valutazione di un potenziale partner: domande chiave

Prima di contattare un potenziale partner, i ricercatori e i responsabili della ricerca dovrebbero porsi le seguenti domande:

In merito alla qualità e alla reputazione:

• Partecipanti e partner: Che tipo di eventi organizza? I policymaker hanno partecipato ai suoi eventi? Può contare su una rete di partner affidabile?
• Indipendenza e governance: l’organizzazione ha un chiaro orientamento o affiliazione politica? È finanziata dall’industria, da partiti politici o da associazioni di categoria?
• Qualità: l’organizzazione dispone di strumenti e procedure di valutazione della qualità efficaci? Che tipo di pubblicazioni produce l’organizzazione (policy brief, report, articoli di blog, schede informative)? Il contenuto e la qualità sono convincenti?

In merito all’adeguatezza e alla fattibilità:

• L’organizzazione si occupa di questioni di policy relative al tuo settore di competenza?
• Pubblica pubblicazioni congiunte o accoglie contributi esterni? Organizza eventi in collaborazione con partner esterni?
• L’organizzazione è attiva e visibile? Pubblica regolarmente sui social media contenuti che vengono condivisi e generano interazione?
• Entrambe le organizzazioni definiscono “impatto di policy” allo stesso modo (ad esempio, modifiche legislative, dibattito pubblico, attuazione)?
• Vi è convergenza sulle posizioni politiche, o almeno sul grado di impegno rispetto alla neutralità atteso?
• L’organizzazione opera generalmente allo stesso livello di governance (UE, nazionale, locale) oppure il coordinamento è complesso e coinvolge diversi livelli?
• Le tempistiche sono compatibili (cicli di ricerca accademica, cicli di policymaking e cicli di finanziamento)?
• Esiste la flessibilità necessaria per adattare i risultati di policy a metà progetto qualora gli sviluppi di policy dovessero cambiare direzione?
• L’organizzazione ha esperienza di collaborazione con partner accademici, oppure dovrà affrontare un lungo periodo di apprendimento?

Informazioni pratiche:

• La collaborazione prevede una ripartizione dei costi? Quali costi devono essere coperti e qual è il vostro budget?
• Chi decide la struttura, l’impaginazione e le date di pubblicazione dei lavori congiunti? Chi controlla la lista degli invitati agli eventi?
• È necessario firmare un accordo di cooperazione? Esiste una politica ufficiale sull’utilizzo del logo e sull’attribuzione istituzionale?
• Cosa succede in caso di disaccordo sulla formulazione del problema, sulle conclusioni o sulle raccomandazioni?
• A chi appartengono i prodotti realizzati congiuntamente e con quale licenza possono essere riutilizzati?
• Come vengono coperti i costi indiretti (spese generali, tempo amministrativo, costi istituzionali)?
• È possibile riallocare il budget qualora le esigenze del progetto dovessero cambiare?
• Sono previste dichiarazioni di conflitto di interessi da parte di partner o finanziatori?
• Quali garanzie esistono per assicurare l’indipendenza dell’analisi e dei risultati?
• Chi ha l’ultima parola sulla comunicazione pubblica e sui media?
• In quali condizioni un partner può recedere dalla collaborazione?

Segnali di allarme: quando essere prudenti

Non tutti i potenziali partner sono ugualmente adatti. I ricercatori devono prestare attenzione quando:

• Le fonti di finanziamento di un’organizzazione sono opache o dominate da interessi industriali le cui posizioni sono in contrasto con le prove scientifiche indipendenti.
• Un’organizzazione è strettamente affiliata a un partito politico o a un movimento ideologico in modi che potrebbero compromettere la presunta neutralità della ricerca.
• Un’organizzazione si aspetta che i ricercatori appoggino posizioni di policy predeterminate anziché fornire prove indipendenti.
• Un’organizzazione presenta una storia di pubblicazioni o di visibilità debole o incoerente, il che suggerisce una portata o un impatto limitati.
• L’accordo di collaborazione conferisce all’organizzazione partner il controllo esclusivo sulla definizione, la modifica e la pubblicazione dei risultati congiunti.

Panoramica del processo: dalla prima idea alla collaborazione attiva

La seguente sequenza descrive un percorso tipico che va dall’interesse iniziale alla collaborazione attiva. Si tratta di una guida flessibile, non di un protocollo rigido.

1. Fase 1: Definisci il tuo obiettivo – Chiarite cosa intendete raggiungere: impatto in termini di cambiamento delle politiche, maggiore visibilità tra i policymaker, ricerca congiunta o accesso alla rete e agli eventi di un partner.
2. Fase 2: Mappare il territorio – Individua i think tank, le ONG o le fondazioni attive nel tuo settore di policy utilizzando i metodi descritti in precedenza.
3. Fase 3: Valutare i potenziali partner – Esamina le domande guida sopra riportate. Dai priorità alle organizzazioni la cui qualità delle pubblicazioni, indipendenza politica e stile di lavoro sono in linea con i tuoi.
4. Fase 4: Stabilire il primo contatto – Avvia un contatto informale: partecipa a un evento, rispondi a una pubblicazione o richiedi un breve incontro introduttivo. Una collaborazione ha maggiori probabilità di successo se nasce da un autentico interesse condiviso piuttosto che da un freddo approccio istituzionale.
5. Fase 5: Concordare il formato di collaborazione – Decidete insieme la tipologia di collaborazione (pubblicazione congiunta, evento, progetto di ricerca), la suddivisione dei compiti, le modalità di ripartizione dei costi e gli eventuali accordi formali necessari.
6. Fase 6: Implementazione e valutazione – Porta avanti la collaborazione, documenta le lezioni apprese e valuta se ha raggiunto gli obiettivi prefissati. Le collaborazioni di successo spesso diventano la base per partnership a lungo termine.

Ruoli e responsabilità nella collaborazione:

La seguente panoramica descrive i compiti e i contributi tipici di ciascun gruppo di stakeholder in una collaborazione tra università e think tank, tra università e ONG o tra università e fondazione.

• Ruolo di responsabile scientifico (università)
• Ruolo di traduzione e coinvolgimento nelle politiche (think tank / ONG / fondazioni)
• Ruolo di coordinamento e gestione operativa (responsabili della ricerca / PMO / segreterie)
• Ruolo di interfaccia con gli stakeholder (responsabilità condivisa, ma spesso guidata da partner esterni)
• Ruolo di governance e decisionale (strutture condivise o assegnate)
• Responsabilità in materia di finanziamento e conformità (spesso ibrida, ma necessita di chiarezza)

Università / Centri di ricerca / Accademie

Le università si assumono la responsabilità principale della leadership scientifica e dell’integrità delle basi di evidenza. Gli scienziati contribuiscono con le evidenze fondamentali, i risultati di ricerche originali o le sintesi della letteratura accademica. Un adattamento fondamentale richiesto agli scienziati è il passaggio da una comunicazione accademica a una orientata alle politiche: mentre le pubblicazioni accademiche mettono in primo piano la metodologia e il dibattito teorico, i risultati orientati alle politiche enfatizzano l’applicabilità pratica e le raccomandazioni concrete. Gli scienziati devono anche adattare le proprie tempistiche: mentre i progetti di ricerca si sviluppano nell’arco di mesi o anni, i think tank, le ONG e le fondazioni in genere programmano i propri risultati in modo da allinearli ai dibattiti politici in corso e ai calendari legislativi. Gli scienziati traggono maggior beneficio dalla collaborazione quando sono disposti a investire tempo nella comprensione della cultura lavorativa e delle convenzioni comunicative dell’organizzazione partner.

Responsabili dello scambio di conoscenze / mediatori della ricerca

I responsabili dello scambio di conoscenze svolgono un ruolo centrale di coordinamento. Possono individuare potenziali partner valutando la qualità, la portata e l’impatto politico delle loro pubblicazioni ed eventi. Sono responsabili della gestione operativa, garantendo il rispetto delle tempistiche, dei requisiti di rendicontazione e dei processi amministrativi, e coordinando la comunicazione tra le diverse istituzioni. Gestiscono inoltre i budget, gli accordi contrattuali e gli obblighi di conformità, assicurando continuità tra i partner e riducendo le duplicazioni amministrative. Si occupano di questioni legali e organizzative come accordi di cooperazione, inserimento del logo, accordi di ripartizione dei costi e processi di approvazione istituzionale. Fungono anche da ponte tra il team scientifico e l’organizzazione partner, contribuendo a gestire le aspettative e a garantire che le tempistiche e i risultati attesi siano realistici per entrambe le parti.

Think tank / ONG/ Fondazioni

I think tank, le ONG e le fondazioni si assumono in genere la responsabilità della traduzione delle politiche in risultati concreti e del coinvolgimento esterno. Trasformano i risultati accademici in formati utilizzabili nei contesti decisionali, garantiscono che i risultati siano in linea con i dibattiti di policy e le tempistiche previste, e guidano o co-guidano le attività di sensibilizzazione e divulgazione rivolte agli stakeholder. Contribuiscono inoltre a fornire informazioni strategiche individuando il pubblico di riferimento e le opportunità di coinvolgimento, contribuendo a garantire che la ricerca non sia solo accurata, ma anche strategicamente posizionata per avere un impatto.

Policymaker e stakeholder esterni

I policymaker e i loro collaboratori traggono vantaggio da collaborazioni che producono dati tempestivi, accessibili e utilizzabili. Non sono partner operativi nella collaborazione, ma ne sono i principali utilizzatori finali. Il loro ruolo è quello di definire le esigenze politiche, fornire feedback sulla pertinenza e interagire con i dati attraverso consultazioni o processi decisionali. Sono più propensi a partecipare quando i risultati sono inquadrati in base alle loro specifiche esigenze decisionali e pubblicati in concomitanza con i relativi processi legislativi o di bilancio.

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