Webinar bilingue: “Agri-food policy: un confronto tra Francia e Italia”

Sintesi: caratteristiche principali in breve

• i webinar bilingue rappresentano il modello ideale per mettere virtualmente faccia a faccia scienziati e policymaker locali e regionali, superando la barriera linguistica
• la componente a distanza e la breve durata (massimo un’ora e mezza) garantiscono flessibilità in termini di orario, soddisfacendo così le esigenze dei policymaker, che spesso hanno agende molto fitte
• modelli online come lo sono i webinar sono più sostenibili rispetto agli incontri transnazionali in presenza in termini di tempo, costi e inclusività
• le sezioni dedicate a domande e risposte e ai commenti delle piattaforme di videoconferenza consentono l’interazione con un pubblico più ampio, come la società civile

Risorse necessarie in breve

Com’è strutturato il modello?

L’Università Ca’ Foscari Venezia e l’Université Lumière Lyon 2 hanno sperimentato il modello del webinar bilingue nell’ambito del progetto Erasmus+ ENGAGEgreen: Enhancing Institutional Capacities for Policy Engagement for Green and Digital Transitions.

Questo tipo di webinar, grazie all’aggiunta dell’interpretazione simultanea a distanza (Remote Simultaneous Interpreting – RSI), consente ai policymaker locali e regionali, che potrebbero non avere familiarità con un’altra lingua o non sentirsi abbastanza a proprio agio nel utilizzarla per condurre una discussione complessa, di partecipare attivamente all’evento.

Grazie alla loro inclusività, i webinar bilingue contribuiscono a rafforzare i rapporti tra le istituzioni ospitanti e i policymaker, ampliando così la rete e coinvolgendo nella discussione anche la società civile.

Partecipanti (inclusi relatori e organizzatori):

10 ricercatori

1 studenti

9 ONG/società civile

7 personale universitario (research/project manager)

4 altro (freelance, aziende, Coldiretti)

Prima del webinar

In preparazione ai webinar, le istituzioni ospitanti si incontrano online in incontri bilaterali per definire gli argomenti comuni, i possibili relatori e il pubblico di riferimento. Successivamente, le istituzioni ospitanti e i relatori concordano l’ordine del giorno e le fasce orarie dedicate a ciascun relatore, da inserire nel modulo di registrazione online e nel materiale informativo da condividere sui siti web e sui social media.

È consigliabile condividere le presentazioni o altro materiale di supporto con l’interprete.

La piattaforma di videoconferenza scelta per questo formato di webinar è Zoom. Consente la RSI, la creazione e la personalizzazione di un modulo di registrazione e l’invio di promemoria automatici ai partecipanti (ad esempio, una settimana, un giorno e un’ora prima dell’evento), nonché l’invio di e-mail di follow-up e sondaggi.

Quindici minuti prima dell’inizio del webinar, il research manager (o altro personale di supporto) avvia una “sessione di prova su Zoom” insieme ai relatori, al moderatore e all’interprete. Lo scopo è verificare che tutti gli aspetti tecnici, quali l’audio, la selezione della lingua e la condivisione delle presentazioni, siano pronti per garantire uno svolgimento senza intoppi.

Durante il webinar

Nel corso di un webinar della durata di un’ora, un gruppo di tre relatori (idealmente un moderatore, un ricercatore e un policymaker delle rispettive regioni/nazioni) presenterà brevemente i propri casi e le relative sfide; seguirà una discussione aperta, che si concluderà con una sessione di domande e risposte con il pubblico.

Grazie al supporto della RSI, che traduce la conversazione in tempo reale, i partecipanti al webinar possono seguire la discussione senza interruzioni e senza i possibili malintesi derivanti dall’ascolto o dall’espressione in una lingua diversa dalla propria.

I research manager (o altro personale amministrativo) possono fornire supporto alla moderazione dietro le quinte del webinar, ad esempio selezionando le domande dei partecipanti, e assistendo i relatori e i traduttori in caso di problemi tecnici.

La struttura del programma è la seguente:

• 15 minuti prima dell’inizio – sessione di prova con i relatori, il moderatore e l’interprete
• 5 minuti per benvenuto e brevissima panoramica del progetto
• 15 minuti per la presentazione del relatore 1
• 15 minuti per la presentazione del relatore 2
• Da 5 a 10 minuti di discussione tra i relatori
• 10 minuti per la sessione di domande e risposte

(Si consiglia di mantenere la durata complessiva dei webinar al di sotto delle due ore).

Dopo il webinar

Il webinar è seguito da post sui social media per comunicare i risultati della discussione. A tutti i partecipanti viene inviata un’e-mail automatica di follow-up, che include un breve questionario di valutazione e il link al sito web del progetto ENGAGEgreen.

Questo formato di webinar può essere replicato anche con altri partner di progetto o parti interessate, oppure ripetuto annualmente come forma di follow-up e per fare il punto sullo stato dell’arte degli argomenti discussi.

Sfide

• Identificazione di temi di interesse comuni tra le due istituzioni nazionali. Misure di mitigazione: monitoraggio delle aree di studio comuni, verifica con altri dipartimenti/unità dell’università quali scienziati/ricercatori coinvolgere, contatto con la rete già esistente di policymaker
• Allineamento degli impegni dei relatori. Misure di mitigazione: proposta di più date e fasce orarie con largo anticipo rispetto alla data definitiva del webinar. Organizzazione di incontri preliminari e periodici per confermare l’ordine del giorno e tenere tutti aggiornati
• Possibilità di aumentare il numero di lingue e di relatori. Questo però comporta una durata maggiore e costi di traduzione più elevati. Misure di mitigazione: valutazione sulla possibilità di utilizzo di strumenti di intelligenza artificiale per generare sottotitoli o interpretazione
• Produzione di materiale promozionale in entrambe le lingue e promozione parallela sia online che offline. Misure di mitigazione: creazione di alcune bozze di poster/materiale promozionale in una lingua comune (ad esempio l’inglese) e traduzione da parte di ciascun partner nella rispettiva lingua madre. Diffusione del materiale promozionale tramite i rispettivi network o mailing list dedicate.

Compiti e risorse

Team di progetto

Il personale del dipartimento o dell’unità direttamente coinvolto in un progetto specifico collabora con altre strutture dell’università o dell’istituzione per individuare i relatori più adatti all’argomento scelto tra docenti universitari, policymaker, altre organizzazioni e stakleholder.

Knowledge exchange manager & research manager

Knowledge exchange manager e research manager svolgono un ruolo fondamentale in tutte le fasi dell’organizzazione dei webinar, dagli incontri preliminari bilaterali al debriefing successivi ai webinar. Possono contribuire a individuare possibili argomenti per i webinar e coordinare la stesura del programma. Inoltre, possono fornire assistenza nell’organizzazione, ad esempio individuando la piattaforma e la configurazione più adatte, contattando gli interpreti o moderando la sessione. Inoltre, possono collaborare con gli uffici di comunicazione per fornire supporto nella preparazione di comunicati stampa e post sui social media prima o dopo i webinar.

Relatori: Scienziati/ricercatori e stakeholders

Ricercatori: devono avere una chiara comprensione del contesto in cui intervengono. Il loro contributo dovrebbe trovare un equilibrio tra rigore scientifico e rilevanza per lo sviluppo delle politiche. Dovrebbero fornire contenuti scientifici di alto valore, non qualcosa di ovvio per il pubblico, garantendo al contempo che siano accessibili anche a chi non è esperto di scienza. Devono inoltre adeguarsi ai ritmi serrati tipici degli eventi online.

Stakeholder/organizzazioni: è importante coinvolgere persone che rappresentino un settore specifico (ad esempio, un settore economico) e che siano in grado di interagire efficacemente con i ricercatori. Ciò richiede una base di conoscenze sufficientemente solida per comprendere e discutere in modo significativo le questioni scientifiche presentate.

Moderatore: data la complessità del collegamento tra ricerca e policy, il ruolo del moderatore è quello di mantenere la discussione in linea con gli obiettivi del webinar. Il moderatore dovrebbe essere in grado di riportare i relatori agli obiettivi prefissati qualora la conversazione dovesse deviare.

Finanziamento richiesto

Se l’istituzione ospitante non dispone di una versione con licenza di Zoom che consenta lo svolgimento di webinar, potrebbero essere applicati costi di upgrade.

Data la natura bilingue di questo formato di webinar, sono previsti costi per i servizi di interpretariato. La traduzione generata dall’intelligenza artificiale non è stata ancora presa in considerazione.

Esempi

Sito web Università Ca’ Foscari Venezia

Sito web Université Lumière Lyon 2

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