Die wichtigsten Merkmale auf einen Blick

• Diese Übung lädt die Teilnehmenden dazu ein, die Gründe für und gegen einen Austausch mit Akteuren aus Politik und Verwaltung zu diskutieren. Während Gründe wie Wirkung, die Politisierung von Fachwissen sowie mangelnde Ressourcen und Anerkennung meist sofort genannt werden, werden weniger offensichtliche Motive wie mögliche Impulse für die eigene Forschung durch das Praxisengagement oder die Wahrnehmung des Austauschs mit Politik und Verwaltung als gewinnbringende Erfahrung selten erwähnt.
• Die Übung aktiviert die Teilnehmende bereits in den ersten Minuten des Workshops, was sich positiv auf ihre Beteiligung während des gesamten Workshops auswirkt
• Die Übung funktioniert sowohl in Präsenz als auch in virtuellen Veranstaltungen gleichermaßen gut.

Wie funktioniert das Format?

Aktive Teilnehmende sind für erfolgreiche Workshops zum Thema Policy Engagement unerlässlich. Ebenso wichtig ist es, die Vorstellungen der Teilnehmenden darüber zu thematisieren, was der Austausch mit Politik und Verwaltung bedeutet, warum er wichtig ist und was die Herausforderungen dabei sind. Diese einfache Eisbrecher-Übung erreicht beide Ziele innerhalb von 10 bis 20 Minuten.

Schritt 1: Gründe für und gegen eine Zusammenarbeit sammeln

Teilen Sie die Teilnehmenden in Gruppen von zwei bis vier Personen ein. Bitten Sie jede Gruppe, die folgenden Fragen zu diskutieren:

Nennen Sie vier Gründe, warum sich Forschende mit Vertreterinnen und Vertreter aus Politik und Verwaltung austauschen sollten.

Nennen Sie vier Gründe, die gegen einen Austausch zwischen Forschenden und Vertreterinnen und Vertretern aus Politik und Verwaltung sprechen.

Bei Präsenz-Workshops: Stellen Sie Karten und Filzstifte bereit, damit die Gruppen ihre Antworten aufschreiben können – ein Grund pro Karte. Bei virtuellen Workshops: Verwenden Sie ein Tool wie Mentimeter oder ein gemeinsames digitales Whiteboard.

Dauer: 10 Minuten

Schritt 2: Sammeln der Antworten

Bitten Sie eine Gruppe, ihre Gründe vorzustellen; laden Sie die anderen Gruppen ein, noch nicht genannte Gründe hinzuzufügen.

Bei Präsenz-Workshops bitten Sie die Gruppen, ihre Karten an eine Pinnwand zu heften. Machen Sie zur Dokumentation ein Foto der Ergebnisse. Bei virtuellen Workshops machen Sie einen Screenshot der zusammengetragenen Antworten.

Dauer: 10 Minuten

Schritt 3: Auswertung/Zusammenfassung

Die Antworten lassen sich in der Regel in die folgenden Kategorien einteilen. (Die Moderatoren sollten diese eher als Leitfaden für die anschließende Diskussion nutzen und nicht als festes Skript.)

Gründe für Policy Engagement

Wirkung. Wissenschaftliche Erkenntnisse können die Qualität politischer Gestaltungsprozesse verbessern. Viele Forschende beschäftigen sich mit wichtigen Themen, z.B. Gesundheit, Energie, Umwelt, Klima, Konflikte, Bildung etc. und möchten, dass ihre Ergebnisse in der Praxis etwas bewirken.

Der Gesellschaft etwas zurückgeben. Der Großteil der Forschung wird von den Steuerzahlenden finanziert. Forschende möchten den gesellschaftlichen Wert ihrer Arbeit unter Beweis stellen.

Zugang zu Fördermitteln. Auftragsforschung kann eine wichtige Finanzierungsquelle darstellen. Forschende können auch mit Vertreterinnen und Vertretern aus Politik und Verwaltung zusammenarbeiten, um das Bewusstsein für ihr Fachgebiet zu schärfen und sich für Forschungsbudgets einzusetzen. Diese Antwort ist im Rückblick besonders erwähnenswert: Sie zeigt, dass viele Teilnehmende noch nicht zwischen Policy Engagement bzw. Wissenschaftliche Politikberatung einerseits und Lobbyarbeit/Interessensvertretung und Fundraising andererseits unterscheiden. Es ist wichtig, diese Unterscheidung deutlich zu machen. Diese Übung lässt sich daher gut mit einer anschließenden Diskussion über die Unterschiede zwischen Policy Engagement und Aktivitäten wie Lobbying oder Fundraising kombinieren.

Impulse für die Wissenschaft. Die Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden aus Politik und Verwaltung kann Forschenden helfen, neue Perspektiven zu gewinnen, sich abzeichnende politische Herausforderungen zu erkennen und neue Forschungsfragen oder Hypothesen zu entwickeln. In Befragungen unter Forschenden, die an den gemeinsamen Science-Policy-Dialogaktivitäten der Rhein-Main-Universitäten teilnehmen, geben rund 60 Prozent an, dass ihnen der Austausch mit Akteuren aus Politik und Verwaltung Impulse für neue Ideen geliefert hat, die ihrer eigenen Forschung zugutekommen. Policy Engagement kann zudem Türen zu Interviews mit Vertretenden aus Politik und Verwaltung öffnen, Zugang zu Daten oder internen Dokumenten ermöglichen sowie in Partnerschaften mit öffentlichen Einrichtungen für Forschungsprojekte münden. Dieser Grund wird selten spontan genannt, und es lohnt sich, die Teilnehmenden ausdrücklich darauf hinzuweisen.

Eine gewinnbringende Erfahrung. Policy Engagement kann intrinsisch motivierend sein und echte Freude bereiten. Dieser Grund wird fast nie unaufgefordert genannt und sollte direkt angesprochen werden: Forschende sollten nur Aktivitäten im Bereich des Policy Engagement verfolgen, die sie als gewinnbringend erachten. Intrinsische Motivation ist der zuverlässigste Indikator für ein nachhaltiges Engagement. Als Faustregel für die Teilnehmenden gilt: Seien Sie neugierig! Probieren Sie verschiedene Formate aus, machen Sie aber nichts, was Ihnen keinen Spaß macht!

Gründe gegen den Austausch mit Politik und Verwaltung

Mangelndes Verständnis für politische Gestaltungsprozesse und Austauschformate. Viele Forschende kennen sich nicht mit politischen Gestaltungsprozessen aus. Sie wissen auch nicht, welche Formate  es neben Policy Briefs, umfangreichen Studien oder formellen Sachverständigen noch gibt. Workshops zum Thema Policy Engagement müssen daher beides thematisieren: wie politische Prozesse funktionieren und welche Bandbreite an Formaten Forschenden zur Verfügung stehen.

Wahrgenommene Wirkungslosigkeit. Workshop-Teilnehmende berichten häufig von frustrierenden Erfahrungen: eine 100-seitige Auftragsstudie, deren Empfehlungen ignoriert wurden; ein Jahr Arbeit in einem wissenschaftlichen Beratungsgremium, das keine sichtbaren Veränderungen bewirkte. Solche Erfahrungen spiegeln eine Diskrepanz zwischen den Erwartungen der Forschenden und den Realitäten der Politikgestaltung wider. Dies ist oft auf begrenzte Kenntnisse darüber zurückzuführen, wie politische Gestaltungsprozesse ablaufen. Dieser Aspekt kann produktiv aufgegriffen werden, wenn der Workshop darauf eingeht, politische Gestaltungsprozesse eingehender zu erläutern.

Mangel an Zeit und Ressourcen. Forschende sehen sich konkurrierenden Anforderungen gegenüber, Forschung, Lehre, Verwaltungsaufgaben, und empfinden Policy Engagement oft als zeitaufwändig oder kostspielig. Dies ist ein berechtigtes Anliegen, aber auch ein Missverständnis, das es anzusprechen gilt: Politisches Engagement kann viele Formen annehmen; manche erfordern monatelangen, kontinuierlichen Einsatz, während andere innerhalb weniger Stunden oder Tage abgeschlossen werden können.

Mangelnde Anerkennung. Während Wissenschaftskommunikation und Wissensaustausch in akademischen Einrichtungen zunehmend an Wert gewinnen, befürchten viele Forschende, insbesondere diejenigen, die Grundlagenforschung betreiben, nach wie vor, dass der Austausch mit Vertreterinnen und Vertretern aus Politik und Verwaltung als nicht ausreichend wissenschaftlich angesehen werden könnte. Anerkennungs- und Belohnungssysteme für Policy Engagement sind in Deutschland noch unterentwickelt.

Politisierung von Fachwissen. Viele Forschende befürchten, mit bestimmten politischen Parteien oder Ideologien in Verbindung gebracht zu werden, wenn sie öffentlich zu politischen Themen Stellung beziehen. Sie befürchten, in politische Debatten hineingezogen zu werden oder persönlich für politische Entscheidungen verantwortlich gemacht zu werden, die auf ihren Forschungsergebnissen basieren. Diese Bedenken werden durch einzelne bekanntgemachte Fälle verstärkt, in denen Forschende von Politikern, Medien oder Nutzern sozialer Medien öffentlich angegriffen wurden, weil sie wissenschaftliche Belege zu umstrittenen Themen vorgelegt hatten.

Anforderungen von Vorgesetzten oder Förderorganisationen. Förderorganisationen verlangen zunehmend, dass Projekte ihre Wirkung nachweisen. Leitungen von Wissenschaftseinrichtungen  fordern bisweilen Forschende auf, Policy-Publikationen zu verfassen oder an Policy-Veranstaltungen teilzunehmen. Auch wenn es gute Gründe für solche Anforderungen geben mag, führen sie häufig zu Frustration, wenn sich Forschende verpflichtet fühlen, Aufgaben zu übernehmen, die sie als sinnlos oder für ihre Fachkompetenz ungeeignet empfinden. Forschende in dieser Situation sollten die Aktivitäten im Bereich des Policy Engagements identifizieren, die sie am ehesten als sinnvoll empfinden, und ihren Vorgesetzten klar kommunizieren, welchen Beitrag sie realistisch leisten können. Wenn ein Nachweis der Wirkung erforderlich ist, sollte das Ziel darin bestehen, Aktivitäten zu finden, die sowohl dokumentierbar sind als auch vom Forschenden wirklich geschätzt werden.

Schlussfolgerungen

Die im Rahmen dieser Übung erarbeiteten Antworten werden im Laufe des Workshops immer wieder zur Sprache kommen. Die Workshopleitungen sollten darauf achten, welche Gründe und welche Fehlvorstellungen in ihrer Gruppe am häufigsten auftauchen. Sie sollten diese als Anknüpfungspunkte nutzen, wenn sie nachfolgende Themen wie politische Entscheidungsprozesse, Formen der politischen Beteiligung oder die Unterscheidung zwischen wissenschaftlicher Beratung und Lobbyarbeit einführen.

Aufgaben und Ressourcen

Workshop-Leitungen

Stellen Sie für Präsenz-Workshops Karten und Filzstifte bereit oder richten Sie für virtuelle Sitzungen ein digitales Tool wie Mentimeter ein. Machen Sie zu Beginn deutlich, dass es keine richtigen oder falschen Antworten gibt. Das Ziel ist es, ehrliche Reflexionen zu ermöglichen. Halten Sie das Zeitlimit ein: Dies ist eine Eisbrecher-Übung, keine umfassende Diskussion, und sollte insgesamt 20 Minuten nicht überschreiten. Dokumentieren Sie die Antworten, indem Sie die Pinnwand fotografieren oder einen Screenshot machen.

Wissenschaftler und Wissenschaftlerinnen und andere Teilnehmende

Die Teilnehmenden werden ermutigt, ihre ehrlichen Gründe für und gegen politisches Engagement zu nennen, ohne sich auf der Suche nach der „richtigen“ Antwort selbst zu zensieren. Die Übung ist am wertvollsten, wenn die Teilnehmenden echte Bedenken und Motivationen äußern.

Vertreterinnen und Vertreter aus Politik und Verwaltung

Sind Vertreterinnen und Vertreter aus Politik und Verwaltung anwesend, werden sie gebeten, ihre eigene Sichtweise darzulegen, warum Forschende mit ihnen zusammenarbeiten sollten oder nicht. Moderatoren können dies als Gelegenheit nutzen, die Antworten der Forschenden denen der Akteure aus Politik und Verwaltung gegenüberzustellen, was oft zu einer produktiven Diskussion führt.

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Die wichtigsten Merkmale auf einen Blick

• Diese Übung hilft den Teilnehmenden dabei, die Schlüsselelemente einer effektiven Präsentation ihrer Forschungskompetenz gegenüber Akteuren in Politik und Verwaltung zu ermitteln, indem sie eine fiktive Präsentation aus der Perspektive eines Mitarbeitenden eines Abgeordneten analysieren.
• Durch diesen bewussten Perspektivwechsel erleben die Teilnehmenden hautnah, warum die Anzahl der Folien, die Wahl der Sprache und die Selektion der Inhalte entscheidend sind – und welchen Unterschied die richtige Darstellung für den Erfolg ausmacht.
• Am Ende der Übung verfügen die Teilnehmenden über eine Reihe praktischer Tipps und No-Gos für die Strukturierung, Gestaltung und Durchführung von Präsentationen vor Vertreterinnen und Vertretern aus Politik und Verwaltung.

Wie funktioniert das Format?

Schritt 1: Durchsicht der Folien

Verteilen Sie eine elektronische oder gedruckte Version der fiktiven Präsentation (die Folie finden Sie am Ende dieses Artikels) und bitten Sie die Teilnehmenden, die Präsentation anhand des folgenden Szenarios durchzuarbeiten:

Sie arbeiten für einen Abgeordneten des Europäischen Parlaments. Ein Freund von Ihnen ist Wissenschaftler und koordiniert ein EU-Projekt zum Thema „Nachhaltiger öffentlicher Nahverkehr in Europa“.

Der Europäische Verband für öffentlichen Verkehr hat Ihren Freund eingeladen, auf seiner Politikkonferenz in Brüssel die Forschungsergebnisse des EU-Projekts sowie politische Empfehlungen für die Zukunft des nachhaltigen öffentlichen Nahverkehrs in Europa vorzustellen. Das Organisationsteam hat ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Präsentation 10 Minuten nicht überschreiten darf.

An der Konferenz nehmen 300 Vertreterinnen und Vertreter aus Politik und Verwaltung aus den Bereichen Kommunal-, Regional- und Landespolitik sowie auf EU-Ebene teil, ebenso wie Vertretende von öffentlichen Verkehrsunternehmen, der Zivilgesellschaft und der Wissenschaft. Da Ihr Freund noch nie vor Praxispublikum einen Vortrag gehalten hat, bittet er Sie um Feedback zu seinem Präsentationsentwurf. Haben Sie Vorschläge, wie die Präsentation verbessert werden könnte?“

Die Teilnehmenden sollen sich jetzt die Präsentation anschauen.

Schritt 2: Testen Sie, was im Gedächtnis geblieben ist

Nachdem die Teilnehmenden die Folien durchgesehen haben, bitten Sie sie, die Präsentation zu schließen und die folgenden Fragen aus dem Gedächtnis zu beantworten:

• In der Präsentation werden 17 Forschende erwähnt. An wie viele ihrer Namen können Sie sich erinnern?
• Was wissen Sie noch über die vier beteiligten Universitäten?
• Erinnern Sie sich an die genannten Zahlen zu Studierenden, Mitarbeitenden und Forschungsinstituten?
• Erinnern Sie sich an die Namen der Vorgängerprojekte des SUSTRA(I)N-Projekts?

Die meisten Teilnehmenden werden hier ins Stocken geraten – und genau darum geht es. Nutzen Sie ihre Antworten, um eine Diskussion darüber anzustoßen, warum sich kaum jemand an diese Informationen erinnert und was das über den typischen Aufbau von Präsentationen verrät.

Die fiktive Präsentation umfasst 24 Folien. Die ersten 16 beschreiben das Projekt und das Konsortium, anstatt praxisrelevante Ergebnisse zu präsentieren. Das sind viel zu viele. Vertreter und Vertreterinnen aus Politik und Verwaltung tauschen sich mit Forschenden aus, weil diese über Fachwissen verfügen – nicht, weil ihre Universität fünf Fachbereiche und 32 Forschungsinstitute hat.

Tipp: Beginnen Sie mit 3 Kernbotschaften, die sich die Mitarbeitenden aus Politik und Verwaltung merken sollen. Bauen Sie Ihre Präsentation um diese Kernbotschaften herum auf

Tipp: Verwenden Sie nur 1 bis 2 Folien, um Ihr Konsortium, Ihre Einrichtung oder Ihr Projekt kurz vorzustellen. Überfrachten Sie dabei nicht die Folien!

Die Präsentation stützt sich zudem stark auf Abkürzungen, die für ein Publikum außerhalb der Forschungsgemeinschaft wahrscheinlich nicht verständlich sind. Bei der Analyse der einzelnen Folien treten in der Regel die folgenden Probleme zutage, die Moderatoren zur Strukturierung der anschließenden Diskussion nutzen können:

Folie 5: Die vier akademischen Partner werden ausführlich beschrieben, während die 14 Partner aus der Praxis nicht namentlich genannt werden; bei einer Präsentation auf einer Konferenz, die von Praktikern organisiert wird und an der diese teilnehmen, sollten auch die Partner aus der Praxis erwähnt werden

Folie 16: Die acht Arbeitspakete werden vorgestellt, darunter auch diejenigen zur Theorie- und Methodenentwicklung; interessanterweise werden die Arbeitspakete zur langfristigen Bewertung öffentlicher Infrastruktur (WP6), zur Wahrnehmung von Mobilität in ländlichen Gebieten (WP7) sowie zu politischen Empfehlungen und zur Schulung von Akteuren in der Praxis (WP8) im weiteren Verlauf der Präsentation nicht erwähnt

Folie 19: Verzichten Sie auf Folien zu Theorie oder Methoden, die für Mitarbeitende aus Politik und Verwaltung höchstwahrscheinlich unverständlich sind

Folie 18: Im Austausch mit Akteuren aus Politik und Verwaltung beklagen sich Forschende oft über fehlende Forschungsmittel; manchmal tun sie dies, noch bevor sie ihre Forschungsergebnisse überhaupt erwähnen, wie in diesem Fall. Zwar ist die Forschungsfinanzierung sehr wichtig, doch das vorgestellte Forschungsprojekt befasste sich nicht mit der Forschungsfinanzierung an sich, und daher hinterlässt das Klagen über fehlende Forschungsmittel einen unhöflichen und unprofessionellen Eindruck:

Es ist völlig in Ordnung, wenn Forschende mit Akteuren in Politik und Verwaltung über Fragen der Forschungsfinanzierung diskutieren, aber sie sollten dafür nicht die Themen auf Fachveranstaltungen wechseln. Forschende sollten separate Treffen mit Vertreterinnen und Vertretern aus Politik und Verwaltung vereinbaren, um die Forschungsfinanzierung zu erörtern. Sie sollten formelle Kanäle nutzen, wie beispielsweise Konsultationen oder Positionspapiere oder über wissenschaftliche Verbände. Außerdem sollten sie von Anfang an transparent bezüglich der Finanzierung sein, anstatt die Mitarbeitenden aus Politik und Verwaltung zu überraschen, was den gegenteiligen Effekt haben könnte als beabsichtigt.

Folie 20: Forschende sollten zwar ihre Ergebnisse klar darlegen und politische Ergebnisse kritisieren, dabei jedoch keine Sprache verwenden, die von Akteuren aus Politik und Verwaltung als unangemessen oder respektlos empfunden werden könnte. Außerdem sind 32 Abkürzungen auf einer Folie zu viel, selbst wenn die meisten davon bekannt sind.

Tipp: Verwenden Sie eine respektvolle Sprache, wenn Sie Mitarbeitenden aus Politik und Verwaltung kritische Forschungsergebnisse präsentieren.

Folie 21: Das Forschungsprojekt ergab, dass die Regierung insbesondere in Krisenzeiten Schwierigkeiten mit der langfristigen Umsetzung von Strategien und Gesetzen im Bereich des öffentlichen Nahverkehrs hat. Um eine langfristige Umsetzung zu gewährleisten, empfehlen die Forschenden eine enge Zusammenarbeit zwischen Regierungs- und Oppositionsparteien sowie die Bildung einer zweckgebundenen Rücklage für Krisenzeiten. Diese Empfehlungen sind nicht realistisch.

Schritt 3 (optional)

Bitten Sie die Teilnehmenden, die Präsentation praktisch zu überarbeiten: Reduzieren Sie die Anzahl der Folien drastisch und passen Sie die verbleibenden Inhalte so an, dass die Präsentation für ein Publikum aus Politik und Verwaltung maximale Aussagekraft entfaltet.

Schritt 4 (optional)

Bitten Sie die Teilnehmenden, eine griffige Liste mit zehn Verhaltensregeln (Dos und Don’ts) für die Präsentation von Forschungsergebnissen vor Vertreterinnen und Vertretern aus Politik und Verwaltung zu erstellen. Die gesamte Übung dauert zwischen 20 und 40 Minuten, je nachdem, wie viel Gesprächsstoff und Dynamik sich aus der anschließenden Diskussion ergibt.

Aufgaben und Ressourcen

Workshop-Leitungen

Sie stellen den Teilnehmenden die fiktive Präsentation vor oder direkt zu Beginn der Veranstaltung bereit. Sie führen die Gruppe durch das Szenario, moderieren den Gedächtnistest in Schritt 2 und leiten die anschließende Diskussion. Vorkenntnisse über häufige Fallstricke in der Wissenschafts- und Politikkommunikation sind zwar hilfreich, aber nicht zwingend erforderlich. Die fiktive Präsentation ist so konzipiert, dass die Schwachstellen auch ohne Expertenwissen sofort ins Auge springen.

Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler und andere Teilnehmende

Sie analysieren die fiktive Präsentation einzeln oder in Tandems. Bringen Sie Ihre Beobachtungen aktiv in die anschließende Diskussion ein und nehmen Sie dabei bewusst die Perspektive der Akteure aus Politik und Verwaltung ein. In den optionalen Schritten 3 und 4 überarbeiten Sie die Präsentation praktisch und/oder erstellen Ihre eigene Liste mit wertvollen Richtlinien.

Vertreterinnen und Vertreter aus Politik und Verwaltung

Falls Gäste aus Politik und Verwaltung anwesend sind, laden Sie diese ein, direkt aus der Praxis zu berichten: Worauf achten sie bei einer Forschungspräsentation besonders – und was schreckt sie eher ab? Diese authentische Perspektive ist oft der einprägsamste Teil der gesamten Übung und verleiht dem Workshop eine unschätzbare Praxisnähe.

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Die wichtigsten Merkmale auf einen Blick

• Durch die Analyse von Schlüsseldokumenten wie Koalitionsverträgen oder Strategiedokumenten lernen Forschende, Anschlussmöglichkeiten für ihre eigene Forschung zu identifizieren.
• Die Lektüre von Schlüsseldokumenten ermöglicht Forschenden einen schnellen Überblick zu Prioritäten in Politik und Verwaltung.
• Die Übung ermöglicht es Forschenden, Praxissprech aus Politik und Verwaltung kennenzulernen und mit der Verwendung von wissenschaftlichen Fachbegriffen abzugleichen.

Wie funktioniert das Format?

Die meisten lokalen, regionalen oder nationalen Regierungen in OECD-Ländern sowie die Europäische Kommission, internationale Organisationen und politische Parteien veröffentlichen Dokumente, in denen sie ihre Prioritäten darlegen: Koalitionsverträge, Regierungsprogramme, Strategiepläne, Arbeitsprogramme oder Parteiprogramme.

Diese Dokumente sind unverzichtbare Lektüre für Forschende, die effektiv mit Akteuren in Politik und Verwaltung zusammenarbeiten möchten. Sie zeigen, welche Themen auf der politischen Agenda stehen, welche Sprache in Politik und Verwaltung zur Beschreibung dieser Themen verwendet wird und wo potenzielle Ansatzpunkte für die Zusammenarbeit zwischen Wissenschaft und Politik/Verwaltung bestehen. Diese Übung führt die Teilnehmenden in diese Art von Dokumenten ein und fordert sie auf, ihre eigene Forschungskompetenz mit den aktuellen politischen Prioritäten abzugleichen.

Schritt 1: Wählen Sie Ihr Dokument aus

Bitten Sie die Teilnehmenden, ein Dokument zu politischen Prioritäten auszuwählen, das für ihren institutionellen oder nationalen Kontext relevant ist. Je nach Zielgruppe des Workshops können die Workshopleitungen zwei bis vier Dokumente vorab auswählen oder die Teilnehmenden auffordern, selbst eine Auswahl zu treffen. Mögliche Dokumente umfassen Koalitionsverträge auf Bundes- und Landesebene, Strategiepapiere auf Landes-, Bundes-, EU- oder internationaler Ebene (z.B. Nationale Wirtschaftsschutzstrategie; Digitalisierungsstrategie für das Gesundheitswesen und Pflege; Zukunftsagenda Rechenzentren Hessen; EU-Strategie für die Gleichstellung der Geschlechter 2026-2030) sowie Wahlprogramme.

Schritt 2: Effizientes Navigieren

Die Teilnehmenden können die Dokumente vollständig lesen, wenn sie möchten. Alternativ können Sie sie bitten, sich anhand der Inhaltsverzeichnisse und der Suchfunktion einen Überblick über die Dokumente zu verschaffen.

Bitten Sie die Teilnehmenden, einen Blick in die Dokumente zu werfen und über folgende Fragen nachzudenken:

• Finden Sie in diesem Dokument Themen, zu denen Sie über Forschungserfahrung verfügen?
• Welche Themen sind für Sie von besonderem Interesse?
• Welche Begrifflichkeiten verwenden die Dokumente für die Themen, mit denen Sie sich beschäftigen? Stimmen sie mit der Terminologie überein, die Sie in Ihrer Forschung verwenden? Verstehen Sie die Begrifflichkeiten? Wie unterscheiden die sich von wissenschaftlicher Terminologie?
• Gibt es Themenaspekte, die Sie erwartet hätten, die aber in den Dokumenten fehlen, oder Themenaspekte, mit denen Sie nicht gerechnet haben?

Schritt 3: Anschließende Diskussion

Moderieren Sie eine kurze Plenardiskussion. Sie können sich an den folgenden Fragen orientieren:

• Wo haben Sie die stärksten Verbindungen zu Ihrer eigenen Forschung gefunden?
• Gab es Überraschungen, Themen, die stärker oder schwächer vertreten waren, als Sie erwartet hatten?
• Unterschied sich die im Dokument verwendete Sprache davon, wie Sie dieselben Themen in einem akademischen Kontext beschreiben würden? Was sagt Ihnen das darüber, wie Sie Ihre Expertise gegenüber Akteuren in Politik und Verwaltung kommunizieren können?

Aufgaben und Ressourcen

Workshop-Leitungen

Wählen Sie im Vorfeld zwei bis vier Dokumente aus, die für die Workshop-Teilnehmenden am relevantesten sind, und stellen Sie sie ihnen nach Möglichkeit vor der Sitzung zur Verfügung.

Moderieren Sie die anschließende Diskussion und achten Sie dabei besonders auf sprachliche Unterschiede zwischen wissenschaftlichen und Policy-Dokumenten.

Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler und andere Teilnehmende

Sehen Sie sich die ausgewählten Dokument mithilfe des Inhaltsverzeichnisses und der Suchfunktion an, reflektieren Sie die Fragen aus Schritt 2 und bringen Sie sich in die anschließende Diskussion ein. Teilnehmende, die bereits mit Vertreterinnen und Vertretern aus Politik und Verwaltung zusammenarbeiten, werden dazu ermutigt, darüber nachzudenken, ob sie solche Dokumente bereits zuvor zur Vorbereitung von Treffen oder zur Identifizierung relevanter Kontakte genutzt haben.

Vertreter und Vertreterinnen aus Politik und Verwaltung

Falls Vertreter und Vertreterinnen aus Politik und Verwaltung anwesend sind, laden Sie sie ein, darüber zu berichten, wie sie selbst Dokumente wie Koalitionsvereinbarungen oder Arbeitsprogramme in ihrer täglichen Arbeit nutzen und wie sie sich die Zusammenarbeit mit Forschenden vorstellen. Ihre Sichtweise auf den Unterschied zwischen Praxissprech und akademischer Fachsprache ist oft aufschlussreich.

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Die wichtigsten Merkmale auf einen Blick

• Diese Übung zeigt Teilnehmenden anhand realer Organigramme von Ministerien, der Europäischen Kommission, internationalen Organisationen und anderen öffentlichen Einrichtungen den Aufbau und die Aufgabengebiete verschiedener Praxiseinrichtungen.
• Statt theoretischer Vorträge zum Thema Governance setzt die Methode auf einen praxisnahen, entdeckungsorientierten Ansatz: Die Teilnehmenden analysieren selbst reale Organisationsstrukturen und identifizieren anhand der Organigramme mögliche Zielgruppen für ihre Expertise.

Wie funktioniert das Format?

Organigramme zeigen nicht nur, womit sich ein Ministerium oder eine Generaldirektion befasst, sondern auch, wie diese aufgebaut sind: welche Abteilungen es gibt, welche Zuständigkeiten sie haben und wo die Schnittstellen zwischen den Politikbereichen liegen. Für Forschende, die versuchen, den richtigen Ansprechpartner*in innerhalb einer großen Institution zu finden, ist ein Organigramm ein unverzichtbarer Ausgangspunkt. Bei dieser Übung analysieren die Teilnehmenden die Organigramme der für ihre eigene Forschung relevanten Einrichtungen und gleichen die Ergebnisse mit ihren Erwartungen ab.

Schritt 1: Die passende Institution wählen

Bitten Sie die Teilnehmenden, eine für ihr Forschungsgebiet relevante Einrichtung zu identifizieren und deren Website zu besuchen. Zur Auswahl stehen Bundes- und Landeseinrichtungen, Generaldirektionen der Europäischen Kommission sowie internationale Organisationen. Treffen Sie ggf. eine thematische Vorabwahl und stellen Sie Linklisten zusammen (z.B. Einrichtungen mit Bezug zu den Themen Umwelt, Energie oder Digitalisierung).

Schritt 2: Vor der Analyse Erwartungen festhalten

Bevor die Organigramme betrachtet werden, notieren die Teilnehmenden fünf politische Themen, mit denen sich die Institution ihrer Meinung nach befasst. Wer beispielsweise im Bereich Energie forscht, würde vermutlich Abteilungen für erneuerbare Energien, Kernenergie, Stromnetze oder Energiebesteuerung erwarten. Dieser Prognoseschritt ist entscheidend: Er macht implizite Annahmen sichtbar und schärft den Vergleich in Schritt 3.

Schritt 3: Das Organigramm untersuchen

Bitten Sie die Teilnehmenden, das Organigramm der von ihnen gewählten Institution zu öffnen und es mit ihren Erwartungen zu vergleichen:

• Welche der erwarteten politischen Themen finden sich im Organigramm wieder?
• Welche Themen kommen überraschend hinzu?
• Gibt es Abteilungen, deren Zuständigkeit sich allein aus dem Namen nicht erschließt?
• Vergleichen Sie die Struktur eines regionalen oder nationalen Ministeriums mit der einer Generaldirektion der Europäischen Kommission oder einer internationalen Organisation: Welche strukturellen Unterschiede fallen auf?

Schritt 4: Anschließende Diskussion

Moderieren Sie eine Diskussion im Plenum. Besprechen Sie die in Schritt 3 gestellten Fragen.

Weitere hilfreiche Fragen sind:

• Was hat Sie am Organigramm am meisten überrascht?
• An wen würden Sie auf der Grundlage Ihrer Erkenntnisse einen Policy-Brief oder eine Einladung zu einer Veranstaltung richten?
• Hat Ihnen die Struktur dabei geholfen, eine bestimmte Abteilung oder Kontaktperson zu identifizieren, die Sie zuvor nicht in Betracht gezogen hatten?

Die Diskussion dauert in der Regel 15–30 Minuten und führt oft zu lebhaftem Austausch. Die gesamte Übung, einschließlich der Prognose und der Diskussion, dauert je nach Gruppengröße und Diskussionstiefe zwischen 30 und 60 Minuten.

Die Schritte 1–3 können den Teilnehmenden im Voraus zugesandt werden, Schritt 4 wird als gemeinsame Diskussion während des Workshops durchgeführt.

Aufgaben und Ressourcen

Workshop-Leitungen

Erstellen Sie einen kurzen Überblick über die Struktur der relevanten Institutionen (z. B. die Standardstruktur eines deutschen Bundesministeriums oder das System der Europäischen Kommission), um diesen den Teilnehmenden vor oder während Schritt 3 zur Verfügung zu stellen. Moderieren Sie die anschließende Diskussion. Es sind keine Fachkenntnisse über die Institutionen erforderlich; die Übung ist darauf ausgelegt, die eigenen Erkenntnisse der Teilnehmenden zutage zu fördern.

Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler und andere Teilnehmende

Identifizieren Sie eine relevante Einrichtung. Geben Sie in Schritt 2 Ihre Prognosen ab, analysieren Sie in Schritt 3 das Organigramm und bringen Sie anschließend Ihre Beobachtungen in die Diskussion ein. Teilnehmende, die bereits über Kontakte innerhalb eines Ministeriums oder einer Generaldirektion der Europäischen Kommission verfügen, werden dazu angeregt, darüber nachzudenken, wo genau diese Kontakte innerhalb der institutionellen Struktur angesiedelt sind und was dies über den Umfang ihres bestehenden Netzwerks aussagt.

Vertreterinnen und Vertreter aus Politik und Verwaltung

Sollten Vertreterinnen und Vertreter aus Politik und Verwaltung anwesend sein, laden Sie sie ein, zu kommentieren, inwiefern das Organigramm ihrer jeweiligen Institution die alltäglichen Realitäten widerspiegelt – oder nicht. In der Praxis weichen formale Strukturen oft von informellen Arbeitsbeziehungen ab, und Mitarbeitende in Politik und Verwaltung können wertvolle Einblicke geben, wie Entscheidungsprozesse innerhalb einer Institution tatsächlich ablaufen.

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Einleitung: Worum geht es bei diesem Format?

• Ein Rollenspiel versetzt die Teilnehmenden in die Lage, Entscheidungen in einem politischen Kontext zu treffen
• Die Idee besteht darin, Forschenden, politischen Entscheidungsträgern und manchmal auch anderen Vertretern der Zivilgesellschaft oder der Medien aufzuzeigen, wie die Wissenschaft politische Entscheidungen beeinflussen kann (oder auch nicht)

Wie funktioniert das Format?

Es wurde die Idee eines Rollenspiels entwickelt, bei dem Forschende und politische Entscheidungsträger für einen Tag die Rollen tauschen, um die tatsächlichen Dynamiken zwischen Forschung und Politikgestaltung besser zu verstehen.

Angesichts von Herausforderungen wie einer Gesundheitskrise, einer Umweltkatastrophe oder einer heiklen Energiefrage können die Teilnehmenden lernen, zwischen der Notwendigkeit, wissenschaftliche Daten zu nutzen, und wirtschaftlichem, sozialem und politischem Druck zu navigieren.

Ziel ist es, die Komplexität des Dialogs zwischen Wissenschaft und Politik zu erleben und die Herausforderungen der Entscheidungsfindung in einer fiktiven Situation besser zu verstehen.

Den Teilnehmenden werden andere Rollen zugewiesen als die, die sie im wirklichen Leben innehaben:

• entweder als Forschende, deren Aufgabe es ist, Daten zu analysieren und politische Entscheidungsträger zu beraten, indem sie ihnen klare und umsetzbare Empfehlungen geben
• oder als politische Entscheidungsträger, deren Aufgabe es ist, Entscheidungen auf der Grundlage wissenschaftlicher Empfehlungen sowie unter Berücksichtigung wirtschaftlicher, sozialer und medialer Belange zu treffen.

Medien und Akteure der Zivilgesellschaft (je nach Spielversion) erhöhen die Komplexität, indem sie die öffentliche Meinung beeinflussen und Druck auf die Entscheidungsträger ausüben.

Das Spiel findet in mehreren Phasen statt, wobei nach und nach neue Informationen eingeführt werden, sodass die Teilnehmenden ihre Strategien anpassen müssen. Es verdeutlicht die Herausforderungen der Kommunikation zwischen Forschenden und politischen Entscheidungsträgern, den Umgang mit Unsicherheit und die notwendigen Kompromisse bei der Entscheidungsfindung.

Herausforderungen (und mögliche Lösungsansätze)

Natürlich birgt dieses komplexe Rollenspiel viele Herausforderungen mit sich. Unser Ansatz sieht vor, dass ein externer Partner Rollenspielszenarien aus soziologischer Perspektive entwirft, um den Teilnehmenden zu helfen, die Rollen und Verantwortlichkeiten der anderen zu verstehen.

Die Vorbereitung des Spiels erfordert einen erheblichen Arbeitsaufwand, insbesondere die Ausarbeitung eines konsistenten Szenarios und von Situationen, die zum jeweiligen Umfeld passen, ohne zu realistisch zu sein, um so Argumente und Diskussionen anzuregen.

Die verschiedenen theatralischen Darbietungen müssen anspruchsvoll sein, und die gespielten Szenen müssen das Interesse der verschiedenen Teilnehmenden, die sich nicht kennen, aufrechterhalten.

Gleichzeitig soll dieses Rollenspiel nicht etwa Konflikte verschärfen, sondern ihnen vermitteln, wie beispielsweise ein Politiker die Rolle des Forschenden einnehmen kann und umgekehrt.

Aufgaben und Ressourcen

Dieses Rollenspiel wird von einem externen Partner durchgeführt, der für den Lernaspekt des Rollenspiels zuständig ist. Die Organisation eines Rollenspiels dieser Größenordnung stellt jedoch eine erhebliche organisatorische Herausforderung für die Wissenschaftsaustausch-Manager dar.

Um einen reibungslosen Ablauf des Spiels und die gewünschte Wirkung zu gewährleisten, ist es zudem wichtig, nicht zu viel über den Ablauf des Tages und die Lernerwartungen preiszugeben. Es ist daher eine Herausforderung, Forschende und politische Entscheidungsträger dazu zu bewegen, sich hierfür Zeit zu nehmen.

Beispiele

Scientific-Political Cooperation Workshops Day (ACooSP) September 12, 2023, in Dijon, organized by the University of Burgundy Franche-Comté in partnership with INGSA.

Quellen und weiterführende Literatur

The International Network for Government Science Advice (INGSA) regularly offers this type of workshop to help researchers and decision-makers work better together.

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Worum geht es in diesem Format?

Forschungsmanager und -administratoren (Research Managers and Administrators-RMAs) können aus einer Reihe von Gründen, die über ihre traditionell wahrgenommenen administrativen Aufgaben hinausgehen, eine entscheidende Rolle bei der Verbindung von Wissenschaft und Politik spielen:

1) RMAs identifizieren und beobachten systematisch Möglichkeiten der Zusammenarbeit im Rahmen nationaler, europäischer und internationaler Förderprogramme. Dank ihrer detaillierten Kenntnisse spezifischer Themen und Ausschreibungen sowie der strategischen Prioritäten der Förderorganisationen sind sie in der Lage, Projekte zu identifizieren, bei denen die Einbindung öffentlicher Stellen entweder unerlässlich oder von großem Nutzen ist. Auf diese Weise tragen RMAs dazu bei, eine Brücke zwischen der akademischen Forschung und den praktischen Bedürfnissen der öffentlichen Verwaltung auf nationaler und lokaler Ebene zu schlagen.

2) In den letzten Jahren hat sich die Rolle der RMAs deutlich professionalisiert und erweitert. Sie sind nicht mehr nur Projektverwalter; sie tragen zunehmend zur Konzeption und Mitgestaltung institutioneller Strategien bei und unterstützen neue Formen der Zusammenarbeit. Dies ermöglicht es ihnen, die Zusammenarbeit mit politischen Entscheidungsträgern systematisch in die langfristigen Strategien der Hochschulen zu integrieren und evidenzbasierte Politikgestaltung als natürlichen Bestandteil des Wissenschaftstransfers der Hochschulen zu fördern.

3) Als Teil der Hochschulverwaltung fungieren RMAs zudem als wichtige Ansprechpartner. Entscheidungsträger wissen oft nicht, an welche Experten sie sich zu einem bestimmten Thema wenden sollen, während einzelne Forscher nicht immer aktiv über ihre eigenen akademischen Gemeinschaften hinaus kommunizieren. RMAs hingegen haben einen Überblick über die institutionellen Forschungskapazitäten über Fakultäten und Disziplinen hinweg, was es ihnen ermöglicht, effektiv zwischen den Bedürfnissen öffentlicher Institutionen und den relevanten akademischen Experten zu vermitteln.

Das Informationsseminar zu evidenzbasierter Politikgestaltung und deren Integration in Forschungs- und Bildungsprojekte zielt darauf ab, ForschungsmanagerInnen mit praktischen Instrumenten und Wissen auszustatten, die es ihnen ermöglichen, die Zusammenarbeit zwischen Wissenschaft und Politik effektiv zu unterstützen.

So funktioniert das Format?

Seminare zu diesem Thema lassen sich am besten in Gruppenform statt durch Einzelberatungen durchführen. Forschungsmanager und -administratoren stellen hinsichtlich Fachwissens, Berufserfahrung und funktionaler Rollen eine sehr heterogene Gruppe dar. Ein gruppenbasierter Rahmen schafft daher Raum für intensive Diskussionen, den Austausch unterschiedlicher Perspektiven und den Austausch praktischer Erfahrungen, was den Mehrwert des Seminars im Vergleich zu einem Einzelformat erheblich steigert.

Das Seminar kann auf verschiedenen institutionellen Ebenen durchgeführt werden, von einzelnen Fakultäten oder Universitäten bis hin zur nationalen Ebene über fachliche Plattformen und Verbände von Forschungsmanagern und -verwaltern. Die Beteiligung der institutionellen Führung ist ebenfalls von großem Nutzen, da sie dazu beiträgt, die konzeptionelle Unterstützung für das Thema im Anschluss sicherzustellen (beispielsweise durch die Schaffung spezieller Stellen für Manager innerhalb der Projekt-Unterstützungseinheiten). Bei einer Durchführung auf internationaler Ebene sollte der Schwerpunkt des Seminars auf den Austausch von Erfahrungen und bewährten Praktiken ausgerichtet werden, wobei Unterschiede in den öffentlichen Verwaltungssystemen, institutionellen Rahmenbedingungen und politischen Entscheidungsprozessen der einzelnen Länder zu berücksichtigen sind.

Das Informations-Seminar für RMAs sollte folgende Bereiche abdecken:

1) Wesentliche Vorteile der Zusammenarbeit zwischen Forschenden und Akteurinnen und Akteuren in Politik und Verwaltung in Projekten

• Zugang zu Daten und Praxis: Öffentliche Behörden stellen Daten, Informationen und Fallstudien zur Verfügung, die im akademischen Umfeld normalerweise nicht zugänglich sind.
• Gegenseitiger Kapazitätsaufbau: Universitäten stärken ihre Fähigkeit zur Kommunikation mit der angewandten Praxis, während öffentliche Einrichtungen Zugang zu den neuesten wissenschaftlichen Erkenntnissen erhalten.
• Strategische und finanzielle Vorteile: Die Einbindung nicht-akademischer Partner ist eine zentrale Voraussetzung in vielen Förderprogrammen (Horizon Europe, Interreg, EFRE, nationale Programme).
• Erhöhte gesellschaftliche Wirkung der Forschung: Forschende können direkt zur Politikgestaltung beitragen und die Relevanz ihrer Projekte steigern, indem sie sich mit großen gesellschaftlichen Herausforderungen wie Klimawandel, öffentlicher Gesundheit, Stadtentwicklung und digitaler Transformation auseinandersetzen.

2) Ermittlung von Projektmöglichkeiten in aktuellen Förderprogrammen

• Regelmäßige Beobachtung offener Ausschreibungen auf den Portalen von Förderorganisationen und Abgleich dieser Ausschreibungen mit den strategischen Prioritäten der Universität oder der Fakultät sowie mit den Bedürfnissen der öffentlichen Verwaltung.
• Aufbau von Kontaktnetzwerken zwischen Projektförderungsstellen, der Hochschulleitung und einzelnen Fachbereichen oder Abteilungen sowie Austausch aktueller Informationen zur Koordinierung des Interesses der Forschenden.

3) Besonderheiten der Projektzusammenarbeit mit Behörden auf lokaler, regionaler, nationaler und europäischer Ebene

• Institutionelle Strukturen und komplexe Entscheidungsprozesse
• Bürokratie, rechtliche Rahmenbedingungen, Vorschriften für das öffentliche Beschaffungswesen und damit verbundene Anforderungen
• Begrenzte Zeit- und Personalressourcen
• Politische Einflüsse und Erwartungen der Öffentlichkeit

4) Gezielte Wissenschaftskommunikation

• Entwicklung von Kompetenzen zur Interpretation wissenschaftlicher Ergebnisse für ein nicht-akademisches Publikum, um dabei zu helfen, Forschungsziele und -ergebnisse so zu formulieren, dass sie für Mitarbeitende in Politik und Verwaltung verständlich und relevant sind.
• Themen nicht in erster Linie als Forschungsfragen, sondern als politikrelevante Themen zu formulieren, einschließlich der Frage, wer betroffen ist, wie das Thema mit Entscheidungsprozessen zusammenhängt, sowie des breiteren politischen Kontexts und der damit verbundenen strategischen Dokumente.
• Fokus auf Wirkung und Mehrwert der Zusammenarbeit: Angebot konkreter Lösungen für identifizierte Probleme, Einsparung von Zeit und Ressourcen sowie Steigerung der institutionellen Effizienz und Glaubwürdigkeit.

5) Aufbau einer nachhaltigen Infrastruktur für die Zusammenarbeit über einzelne Projekte hinaus

• Entwicklung von Prozessen, Instrumenten und Plattformen, die die langfristige Kommunikation zwischen Wissenschaft und öffentlicher Verwaltung erleichtern.
• Aufbau von Kontaktnetzwerken (Experten-Datenbanken, thematische Partnerschaften) und Unterstützung verschiedener Formen der Zusammenarbeit, wie im ENGAGEgreen Policy Engagement Toolkit näher beschrieben.

6) Strategische Ausrichtung von Forschungsaktivitäten: Förderung gesellschaftlich relevanter Forschungsthemen auf der Grundlage einer Analyse der aktuellen Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung

• Behörden können die praktische Nutzung von Forschungsergebnissen im täglichen Betrieb von Institutionen sicherstellen, sodass Projektergebnisse auf die tatsächlichen Bedürfnisse von Bürgern und Gemeinschaften eingehen können.
• Forschungsergebnisse können innerhalb der öffentlichen Verwaltung weiter genutzt werden durch Fortsetzungs-Politik und -Strategien, Personalfortbildung und -schulung sowie die Implementierung neuer digitaler Werkzeuge oder Methoden.

Herausforderungen

Eine der größten Herausforderungen bei der Durchführung von Seminaren, die auf die Zusammenarbeit mit Akteurinnen und Akteuren in Politik und Verwaltung ausgerichtet sind, ist das geringe Bewusstsein für die Relevanz dieses Themas unter Forschungsmanagern und -verwaltern (RMAs). Das Thema wird oft als nebensächlich oder als außerhalb ihrer regulären Projektverantwortlichkeiten  wahrgenommen.

Es ist daher effektiver, das Seminar in bestehende Fortbildungsaktivitäten (Workshops oder Konferenzen) für RMAs zu integrieren, anstatt es als eigenständige Veranstaltung anzubieten, und es über berufliche Netzwerke und die interne institutionelle Kommunikation zu bewerben. In diesem Rahmen wird das Seminar als natürlicher Bestandteil der beruflichen Weiterentwicklung wahrgenommen und nicht als zusätzliches oder optionales Thema. Gleichzeitig ist es wichtig, das Bewusstsein für das Thema bei Forschenden systematisch zu schärfen, damit die Nachfrage nach dieser Art der Projektunterstützung auch aus der akademischen Gemeinschaft selbst entsteht.

Ebenso wichtig ist die Sicherstellung einer Nachbereitung nach dem Seminar. Das Bewusstsein für relevante Ausschreibungen, Projektinitiativen und Beispiele für bewährte Praktiken sollte langfristig durch institutionelle Kommunikation gestärkt werden, damit die Teilnehmenden das erworbene Wissen praktisch anwenden können. Dieser Ansatz erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass das Seminar nicht nur die individuellen Kompetenzen verbessert, sondern auch zu konkreten Veränderungen in institutionellen Prozessen und Projektpraktiken führt.

Aufgaben und Ressourcen

Der Referent oder die Referentin sollten gut über aktuelle Fördermöglichkeiten und die bestehenden Strukturen informiert sein, die verschiedene Formen der Zusammenarbeit mit Vertreterinnen und Vertretern aus Politik und Verwaltung an der Einrichtung unterstützen.

Die Seminarteilnehmenden benötigen keine theoretischen Vorkenntnisse; es wird jedoch empfohlen, dass sie die Situation in ihrer Abteilung oder ihrem Fachbereich im Vorfeld erfassen – beispielsweise indem sie ermitteln, wer an der Zusammenarbeit mit öffentlichen Stellen beteiligt ist, welche Forschenden bereits mit Institutionen zusammenarbeiten und welche Formen der Zusammenarbeit bestehen. Diese Bestandsaufnahme ermöglicht es den Teilnehmenden, aktiv zu den Diskussionen beizutragen und konkrete Praxisbeispiele auszutauschen.

Zu den Ressourcen, die zur Vorbereitung genutzt werden können, gehören interne Datenbanken und Kontakte innerhalb der Abteilungen oder Fachbereiche.

Beispiel: RMA Power Week (19.–23. Mai 2025)

Die RMA Power Week war ein fünftägiger Fach-Workshop, der sich in erster Linie an ForschungsprojektmanagerInnen richtete, aber auch anderen Verwaltungs- und Technik-Mitarbeitenden offenstand, die in der Forschungsförderung tätig sind. Er wurde vom Grant Office der Philosophischen Fakultät der Palacký-Universität Olomouc organisiert.

Der Workshop konzentrierte sich auf Schlüsselbereiche des Forschungsmanagements, darunter die Erstellung von Projektanträgen, Wissenschaftskommunikation, effektive Finanzplanung und -überwachung, Forschungsdatenmanagement sowie der Einsatz künstlicher Intelligenz im Projektmanagement.

Der Workshop wurde von zwei laufenden Horizon-Europe-Projekten (Twinning-Aufrufe) unterstützt, die unter anderem darauf abzielen, die Kompetenzen und Kapazitäten für die Projektunterstützung an den teilnehmenden Institutionen zu stärken.

Am zweiten Tag des Workshops, der sich auf Wissenschaftskommunikation in Projekten konzentrierte, war eine 60-minütige Sitzung mit dem Titel „Öffentliche Verwaltung als Projektpartner“ der Zusammenarbeit mit Akteurinnen und Akteuren aus Politik und Verwaltung gewidmet.

Die Präsentation gliederte sich in einen theoretischen und einen praktischen Teil: Der theoretische Teil deckte alle oben beschriebenen Schlüsselbereiche des Informationsseminars ab, während im praktischen Teil konkrete Beispiele für laufende Projekte und Initiativen an der Universität vorgestellt wurden.

Die Sitzung endete mit einer Diskussion, in der die Teilnehmenden ihre Erfahrungen austauschten und darüber reflektierten, wie die gewonnenen Erkenntnisse in der Praxis angewendet werden könnten.

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Kontaktieren Sie gerne Tome Sandevski über science-policy@uni-frankfurt.de

Die wichtigsten Merkmale im Überblick

• Ein kurzer Präsenzkurs für Forschungs- und WissenstransfermanagerInnen der Universität Ca’ Foscari in Venedig und lokaler Partnerinstitutionen
• Zweiteiliges Format: Präsentation von Forschungsprojekten in verschiedenen Entwicklungsstadien mit Schwerpunkt auf politischer Einbindung, gefolgt von einer Diskussionsrunde mit Experten (Forschungsbegleiter, Forschungsmanagerinnen und Postdoktoranden)
• Wertvolle Gelegenheit zum Austausch von Best Practices und Instrumenten sowie zur Analyse wichtiger Aspekte, die in der Projektplanungsphase zu berücksichtigen sind, insbesondere hinsichtlich der Auswirkungen von Projekten auf die Politikgestaltung
• Gelegenheit zum Networking am Ende des Kurses
• Die Kursstunden werden von der zuständigen Stelle der Universität als offizielle Fortbildung anerkannt (alle Mitarbeitenden der italienischen öffentlichen Verwaltung sind verpflichtet, jährlich mindestens 40 Fortbildungsstunden zu absolvieren)

Wie funktioniert das Format?

Vor dem Kurs

Die ENGAGEgreen-Projekteinheit des Fachbereichs Wirtschaftswissenschaften an der Ca’ Foscari erstellt gemeinsam mit dem Büro für Innovations- und Wissensförderung (PInK) die Tagesordnung und wählt die Referenten und Referentinnen im Rahmen regelmäßiger Online- und Präsenzsitzungen aus.

Weitere Aufgaben sind:

Die Einrichtung eines Anmeldeformulars mit einer angemessenen Frist, um die endgültige Teilnehmendenzahl zu ermitteln, sowohl für die Buchung des Raums als auch für die Bereitstellung der leichten Erfrischungen, die als Networking-Gelegenheit am Ende des Kurses vorgesehen sind.

Die Bekanntmachung der Veranstaltung auf den offiziellen Social-Media-Kanälen und im internen Newsletter der Universität, der sich an Führungskräfte aus den Bereichen Forschung und Wissenstransfer richtet.

Die Kontaktaufnahme mit der Abteilung für Personal und Entwicklung der Universität, um das Verfahren zur Anerkennung der Fortbildungsstunden der Teilnehmenden zu bestätigen.

Während des Kurses

Registrierung der Teilnehmenden für die Anerkennung der Fortbildungsstunden.

Nach dem Kurs

Die Organisatoren senden eine Dankesnachricht an ReferentInnen und Teilnehmende, laden sie ein, die Projekt-Updates in den sozialen Medien zu verfolgen, und bitten sie, einen kurzen Fragebogen auszufüllen, um Feedback zu verschiedenen Aspekten der Veranstaltung zu geben.

Herausforderungen (und mögliche Lösungsansätze)

• Das Programm rechtzeitig fertigzustellen, um vor Ablauf der Anmeldefrist genügend Zeit für die Werbung zu haben. Maßnahmen zur Risikominderung: ständige Kommunikation zwischen den Organisatoren, um sie an den Zeitplan zu erinnern.
• Referenten und Referentinnen, die in letzter Minute nicht persönlich zur Verfügung stehen. Maßnahmen zur Risikominderung: im Voraus einen Link für ein Online-Meeting einrichten und für den Fall einer hybriden Sitzung einen Raum mit der entsprechenden Ausstattung auswählen.

Aufgaben und Ressourcen

Das Projektteam

Koordiniert die Tagesordnung, die Einbindung der ReferentInnen, die Anmeldung und Kommunikation sowie die Bereitstellung von Tagungsräumen und Verpflegung.

Die Mitveranstaltenden

Das Büro für Innovations- und Wissensförderung, das die Schulung mitveranstaltet, ist an allen Vorbereitungsphasen beteiligt, insbesondere bei der Ermittlung des am besten geeigneten Themas und der entsprechenden ReferentInnen.

Referenten und Referentinnen

Sie treffen sich separat mit den Organisatoren, um das Thema, den Zeitplan und weitere Details der Vorträge festzulegen. Sie bereiten das Präsentationsmaterial vor: Folien und Links, die sie mit den Anwesenden teilen.

Erforderliche finanzielle Mittel für die Aktivitäten

Alle Referenten und Referentinnen sind der Universität angegliedert, daher werden keine Mittel für ihre Reise- und Unterbringungskosten erwartet.

Leichte Erfrischungen (z. B. Kaffeepause/Snacks) werden während der Networking-Phase am Ende der Schulung angeboten.

Quellen und weiterführende Literatur

Webseite der Veranstaltung der Universität Ca’ Foscari.

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Beschreibung

Organisierte Besuche von Studierenden bei Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung (sog.  Exkursionen) stellen eine wirksame Form des erfahrungsorientierten Lernens dar, die die akademische Ausbildung mit der praktischen Arbeit im öffentlichen Sektor verbindet. Diese Besuche bieten den Studierenden wertvolle Einblicke in die Funktionsweise staatlicher und kommunaler Einrichtungen, die Herausforderungen, denen diese gegenüberstehen, sowie die Instrumente und Methoden, die in realen Verwaltungsprozessen zum Einsatz kommen. Gleichzeitig stärken sie das gegenseitige Verständnis zwischen dem akademischen und dem öffentlichen Sektor und legen oft den Grundstein für eine zukünftige Zusammenarbeit in Form von Praktika, gemeinsamer Forschung oder einer beruflichen Anstellung.

Eine vielfältige Auswahl an besuchten Einrichtungen, die von großen zentralen Stellen bis hin zu kleineren lokalen Zweigstellen und Fachbehörden reicht, gewährleistet ein breites Spektrum an Perspektiven, wie die öffentliche Verwaltung in verschiedenen thematischen und territorialen Kontexten funktioniert.

Ziele

Vor-Ort-Besichtigungen von Studierenden in Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung haben folgende Ziele:

• Den Studierenden praktische Einblicke in die Funktionsweise öffentlicher Einrichtungen und deren interne Abläufe zu vermitteln.
• Kritisches Denken und aktives Lernen durch den Austausch mit Fachleuten und anhand von Beispielen aus der Praxis zu fördern.
• Möglichkeiten für eine zukünftige Zusammenarbeit zu schaffen – Praktika für Studierende, Abschlussarbeiten oder fachliche Beratung.
• Brücken zwischen Wissenschaft und Praxis zu schlagen und so die Relevanz der Studiengänge zu erhöhen.
• Langfristige Partnerschaften anzuregen, die auf einem gegenseitigen Verständnis der Bedürfnisse und Fähigkeiten beider Bereiche basieren.

Wie funktioniert das Format?

Im Mittelpunkt der Aktivität steht eine organisierte Exkursion, bei der die Studierenden täglich 4–6 Einrichtungen besuchen (je nach Standort und Fahrzeit). Idealerweise erstreckt sich das Programm über zwei Tage, sodass ausreichend Zeit für Transfers, Pausen und vertiefende Diskussionen bleibt.

Die Besuche sind für kleinere Gruppen von Studierenden konzipiert – idealerweise etwa 10, maximal 15 Teilnehmer. Jeder Besuch dauert mindestens 45 Minuten, optimalerweise 60–90 Minuten. Der Ablauf umfasst in der Regel:

• Eine Präsentation durch einen qualifizierten Mitarbeitenden
• Wenn möglich, eine praktische Demonstration – Softwareanwendung, Arbeitsplätze, geführte Rundgänge durch die Büroräume und Beispiele für interne Arbeitsergebnisse.
• Eine Diskussionsrunde, die ein wesentlicher Bestandteil des Besuchs ist. Von den Studierenden wird erwartet, dass sie im Vorfeld Fragen vorbereiten.

Wichtige Phasen bei der Organisation des Besuchs

• Frühzeitige Planung – mindestens drei Monate im Voraus, um die Verfügbarkeit der Einrichtungen und die logistische Abwicklung sicherzustellen.
• Sorgfältige Auswahl der Einrichtungen – unter Berücksichtigung von thematischer Vielfalt und geografischer Verteilung. Zum Beispiel:

o    Kommunale u. regionale Behörden (Verkehr, Bildung, Kultur, Planung, Investitionen usw.)

o    Katasteramt

o    Statistikämter

o    Straßen- und Autobahnbehörde

o    Umwelt- und Planungsbehörden

o    Finanzverwaltung

• Vorbereitung der Studierenden – vorheriges Studium der grundlegenden Fakten zu jeder Einrichtung. Die Studierenden bereiten sich selbstständig anhand kurzer, vom Professor oder der Professorin bereitgestellter Leitlinien vor, in denen die wichtigsten Aspekte und Themen festgelegt sind, auf die sie sich bei ihrer individuellen Vorbereitung auf den Besuch konzentrieren sollen.
• Abstimmung mit den Einrichtungen – Sicherstellung, dass die Inhalte einen Mehrwert bieten (z. B. über öffentlich zugängliche Fakten hinaus), Anpassung an den Wissensstand der Studierenden und Förderung informeller Erkenntnisse.
• Feedback nach dem Besuch – Die Studierenden füllen einen kurzen Fragebogen aus, in dem sie darüber nachdenken, was sie am nützlichsten oder interessantesten fanden, was verbessert werden könnte und welche Vorschläge sie für zukünftige Besuche haben. Dieses Feedback kann dazu beitragen, das Format zu optimieren und die Qualität langfristig aufrechtzuerhalten.

Rolle der Teilnehmenden

• Wissenschaftliches Personal

o             Organisation des Programms, Koordination der Logistik und Kommunikation mit den Partnerinstitutionen.

o             Auswahl der Institutionen und Planung des thematischen Schwerpunkts.

o             Überwachung der Ergebnisse der Aktivität.

• Studierende

o              Vorbereitung im Vorfeld; Formulierung und Stellen relevanter Fragen.

o             Beobachtung zentraler Themen in allen Einrichtungen (z. B. Personalwesen, Datennutzung, IT-Systeme, Organisationskultur).

o             Erstellung von Ergebnissen nach dem Besuch – schriftliche Berichte, idealerweise in Zweiergruppen, wobei sich jeder Bericht auf ein übergreifendes Thema konzentriert, das bei allen Besuchen bewertet wurde.

• Öffentliche Einrichtungen

o             Durchführung von Fachvorträgen und praktischen Darstellungen.

o             Einbeziehung von Fachleuten, die in der Lage sind, technische Fragen zu erörtern (vorzugsweise über PR- oder Marketingmitarbeitende hinaus).

Vorteile für die Teilnehmer

Studierende

• Einblicke in reale Arbeitsumgebungen in der öffentlichen Verwaltung
• Lernen, Vorgehensweisen verschiedener Institutionen zu vergleichen und deren Wirksamkeit zu bewerten
• Persönliche Kontakte für eine zukünftige Zusammenarbeit oder Beschäftigung knüpfen

Wissenschaftler und Wissenschaftlerinnen

• Vertiefen der Verbindungen zur Praxis und steigern der Relevanz von Lehrveranstaltungen
• Stärken der Partnerschaften mit Akteuren des öffentlichen Sektors
• Gewinnen neuer Ideen für Forschungs- oder Abschlussarbeitsthemen

Öffentliche Verwaltung

• Bei angehenden Fachkräften das Bewusstsein für ihre Arbeit schärfen
• Potenzielle Praktikanten, Kooperationspartner oder Mitarbeiter ausfindig machen
• Feedback und neue Perspektiven aus der Wissenschaft erhalten

Herausforderungen (und Lösungsansätze)

Obwohl Vor-Ort-Besuche klare Vorteile für die Lehre und die Zusammenarbeit bieten, bringt ihre Umsetzung mehrere praktische und organisatorische Herausforderungen mit sich, die vorhergesehen und effektiv bewältigt werden müssen.

Der größte Aufwand liegt in der logistischen Organisation des gesamten Programms. Die Forschenden müssen geeignete Einrichtungen ausfindig machen, Termine koordinieren, Transfers und Zeitpläne planen und eine reibungslose Kommunikation mit allen beteiligten Akteuren sicherstellen. Die Komplexität steigt proportional zur Anzahl der einbezogenen Einrichtungen und Standorte. Idealerweise sollten diese Aktivitäten von einem Akademiker geleitet werden, der über umfassende Fachkenntnisse verfügt und enge berufliche Kontakte zu den relevanten Organisationen des öffentlichen Sektors unterhält.

Eine weitere Herausforderung ist die Verfügbarkeit und Bereitschaft der Einrichtungen zur Teilnahme. Um Terminkonflikte oder mangelndes Engagement zu vermeiden, ist es unerlässlich, mindestens drei Monate im Voraus mit der Planung zu beginnen. Eine klare Kommunikation der Ziele und des gegenseitigen Nutzens des Besuchs erhöht die Chancen auf eine positive Resonanz seitens der institutionellen Partner.

Es kann auch schwierig sein, das aktive Engagement der Studierenden aufrechtzuerhalten, insbesondere wenn die Besuche nicht formell in den Lehrplan eingebettet sind. Dies lässt sich beheben, indem die Aktivität in die Kursanforderungen integriert wird – beispielsweise durch ein System der Anrechnung von Leistungspunkten auf der Grundlage aktiver Teilnahme, der Vorbereitung von Fragen und der Einreichung von Reflexionsberichten.

Ein oft unterschätztes Risiko ist die Schwankung in der Qualität der Vorträge, die von Vertretern der Institutionen gehalten werden. Sind die Referenten nicht gut über den Hintergrund und die Erwartungen der Studierenden informiert, können die Veranstaltungen entweder zu grundlegend oder zu technisch spezifisch ausfallen. Akademische Organisatoren sollten den gastgebenden Institutionen daher im Voraus einen klaren Überblick über die Profile und Studienschwerpunkte der Studierenden geben. Zudem ist es hilfreich, die Institutionen zu ermutigen, Fachexperten, statt PR- oder Verwaltungspersonal einzubeziehen, um Relevanz und Tiefe zu gewährleisten.

Um die Erfahrung und die langfristige Qualität der Vor-Ort-Besuche weiter zu verbessern, ist es sinnvoll, nach der Veranstaltung mittels eines kurzen Bewertungsfragebogens Feedback von den Studierenden einzuholen. Dies ermöglicht es den Organisatoren, die wertvollsten Aspekte der Besuche sowie Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren, was zur kontinuierlichen Weiterentwicklung künftiger Exkursionen beiträgt.

Aufgaben und Ressourcen

Vor-Ort-Besuche stellen für die gastgebenden Einrichtungen keine große finanzielle Belastung dar, da lediglich Zeit für die Vorbereitung und Durchführung erforderlich ist. Die Hauptkosten tragen die Studierenden (Fahrtkosten, ggf. Unterkunft) sowie das organisierende akademische Personal, das das gesamte Programm koordinieren muss.

Der größte Aufwand liegt in der organisatorischen Zeit und Arbeit, insbesondere wenn mehrere Einrichtungen oder Standorte beteiligt sind. Um die Teilnahme zu fördern, könnten Universitäten Reisekostenzuschüsse anbieten oder die Besuche in geförderte Exkursionsprogramme integrieren.

Trotz dieser Kosten machen die Vorteile in Bezug auf Bildung und Networking die Aktivität langfristig sehr wertvoll.

Beispiele

Vor-Ort-Besuche stellen eine strukturierte Form des erfahrungsorientierten Lernens dar, die die Hochschulausbildung mit der realen Praxis der öffentlichen Verwaltung verbindet. Die Studierenden besuchen ausgewählte Einrichtungen, um Datenabläufe, Entscheidungsprozesse und alltägliche Verwaltungsprozesse zu beobachten. Die Aktivität ist in der Regel in Fachkurse oder Praxismodule integriert und verbindet Fachvorträge, Führungen und Diskussionen mit Praktikern. Dieses Format schlägt eine effektive Brücke zwischen Theorie und Praxis, stärkt die berufliche Orientierung der Studierenden und führt häufig zu einer weiteren Zusammenarbeit, beispielsweise in Form von Praktika oder Abschlussarbeiten.

Der Fachbereich Geoinformatik der Palacký-Universität Olomouc organisiert seit über 20 Jahren Exkursionen für Studierende als obligatorischen Bestandteil des Studiengangs Geoinformatik und Kartografie. Während einer dreitägigen Tour besuchen die Studierenden rund 12 öffentliche und private Einrichtungen in der gesamten Tschechischen Republik. Zu den Einrichtungen gehören das Tschechische Statistikamt, das Tschechische Amt für Vermessung, Kartografie und Kataster, das Institut für Planung und Entwicklung in Prag, MAPPA Ostrava, die Regionalbehörde Olomouc, die Stadt Olomouc, die Direktion für Straßen und Autobahnen, das Tschechische Hydrometeorologische Institut und die Notrufzentrale 112.

Diese Besuche werden sowohl von den Studierenden als auch von den gastgebenden Einrichtungen sehr geschätzt und führen häufig zu einer weiteren Zusammenarbeit bei Projekten, Beratungen oder Beschäftigungsmöglichkeiten.

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